Sala konferencyjna jest wykorzystywana przez kierownictwo firmy do organizowania spotkań i organizowania imprez dla współpracowników lub odwiedzających przedsiębiorców. Ustawienie sali konferencyjnej może znacznie wpłynąć na sposób, w jaki ludzie doświadczają spotkania, ponieważ osoby siedzące z tyłu mogą nie słyszeć ani nie widzieć wszystkiego, co dzieje się z przodu pokoju. Przed rozpoczęciem konfigurowania sali konferencyjnej przeanalizuj przestrzeń, aby określić, która konfiguracja działa najlepiej dla danej przestrzeni. W ten sposób każdy zaangażowany będzie miał takie samo doświadczenie podczas prezentacji lub wydarzeń.
Obejdź salę konferencyjną, zanim zaczniesz projektować przestrzeń. Zlokalizuj wszystkie gniazdka elektryczne w przestrzeni, ponieważ przód pokoju może wymagać gniazdek elektrycznych. Projektory i ekrany mogą wymagać działania energii elektrycznej, dlatego ustaw front pomieszczenia, w którym dostępne są gniazda. Ma to na celu zminimalizowanie liczby drutów na podłodze, ponieważ ludzie mogą potknąć się o nie podczas chodzenia po sali konferencyjnej.
Przeanalizuj wielkość przestrzeni i porównaj rozmiar z potrzebami firmy. Jeśli firma szuka miejsca na spotkania z 20 osobami lub mniej za jednym razem, ustawienie stołów i krzeseł różni się od miejsca, w którym w danej chwili musi znajdować się setka osób. Użycie konfiguracji w układzie teatralnym z podniesionymi rzędami może być bardziej efektywne dla setek osób, w przeciwieństwie do konfiguracji w kształcie litery U, ponieważ konfiguracja w kształcie litery U jest bardziej odpowiednia dla 20 osób lub mniej. Pojedynczego stołu konferencyjnego należy używać tylko wtedy, gdy firma planuje zorganizować tylko mniej niż 15 osób jednocześnie, ponieważ pracownicy znajdujący się na jednym końcu stołu muszą słyszeć osoby siedzące po przeciwnej stronie.
Dodaj ekran prezentacji lub projektor do przodu, zanim dodasz stoły i krzesła do przestrzeni. Podłącz wszystkie urządzenia elektryczne i ukryj przewody wzdłuż ścian lub pod dywanami.
Umieść tabele w wybranej konfiguracji, którą wybrałeś do pokoju konferencyjnego. Tabele powinny znajdować się blisko siebie, jeśli używasz metody U-shape. Ustawienia teatru wymagają umieszczenia tablic na podniesionych skrzyniach lub platformach. Umieść platformę w wybranej przestrzeni, zanim zaczniesz dodawać tabele.
Obejdź przestrzeń i postaw się za stołem, aby sprawdzić, czy każde siedzenie jest akceptowalne, jeśli chodzi o oglądanie frontu pokoju bez przeszkód. Nie umieszczaj nikogo na siedzeniu, gdzie nie może widzieć przodu. Zrób to przed dodaniem krzeseł do pokoju, ponieważ może być trudniej zmienić ustawienia za pomocą krzeseł i stołów w pokoju.
Dodaj wszystkie krzesła do sali konferencyjnej i wsuń krzesła pod stoły, aby zaoszczędzić miejsce na podłodze. Dzięki temu sala konferencyjna będzie wyglądała na większą i bardziej zorganizowaną.
Dodaj butelki wody, długopisy, tace papieru i ewentualnie owoce do stołów konferencyjnych przed wydarzeniem.
