Według Business Dictionary system zarządzania dokumentami to "elektroniczny system służący do porządkowania i zarządzania dokumentami. Dokumenty te są zwykle zorganizowane za pomocą oprogramowania, które zapewnia użytkownikowi możliwość dostępu, modyfikacji i centralnego przechowywania dokumentów. "Firmy często używają tych systemów do konwersji dokumentów papierowych w formacie historycznym na pliki elektroniczne, aby ułatwić ich odnoszenie się i zmniejszyć ilość miejsca w pamięci. Większość firm generuje pewne rodzaje dokumentów związanych z ich działalnością. Znalezienie najlepszego sposobu zarządzania tymi dokumentami może poprawić wewnętrzny przepływ pracy firmy.
Przejrzyj przychodzące punkty dla dokumentów biznesowych. Właściciele firm i menedżerowie powinni decydować o tym, w jaki sposób dokumenty wchodzą do ich firmy i decydować, jak najlepiej je uchwycić elektronicznie.
Zaimplementuj oprogramowanie do przechwytywania informacji drogą elektroniczną. Firmy mogą żądać od podmiotów zewnętrznych, takich jak sprzedawcy, dostawcy lub podobne grupy, wysyłania informacji drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej lub witryn internetowych. Dzięki temu firmy mogą bezpośrednio załadować informacje do systemu zarządzania dokumentami.
Wymagaj od pracowników skanowania z dokumentów papierowych do elektronicznego systemu archiwizacji. Po tym, jak pracownik wykona swoje zadanie, menedżerowie mogą zażądać, aby przeskanowała wszystkie istotne informacje do komputera lub pamięci masowej firmy. Pracownik może następnie zniszczyć oryginał, aby pozbyć się wrażliwych informacji.
Skonfiguruj system wyszukiwania dokumentów. Możliwość szybkiego odnajdywania przechowywanych dokumentów może zmniejszyć czas spędzany przez pracownika na poszukiwanie informacji historycznych. Firmy powinny stworzyć standardowy elektroniczny system archiwizacji dla osób, które będą przechowywać i znajdować informacje w późniejszym terminie.
Wskazówki
-
Firmy mogą zdecydować się na outsourcing swojego systemu zarządzania dokumentami. Firmy mogą specjalizować się w przechowywaniu informacji, więc firma nie potrzebuje dużej ilości fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów.
Ostrzeżenie
Podczas gdy elektroniczne systemy zarządzania dokumentami zapewniają wiele korzyści dla firmy, mogą również mieć wady. Firmy muszą być w stanie zabezpieczyć informacje elektroniczne przed nadużyciami lub oszustwami podczas tworzenia kopii zapasowych informacji, aby zabezpieczyć się przed awarią komputera lub serwera.
