W najprostszej postaci kontrola wewnętrzna jest sumą wszystkiego, co robi twoja firma, aby zidentyfikować i zmniejszyć ryzyko, które według USA.Small Business Administration często pochłania około 5 procent rocznego przychodu firmy. Chociaż firmy każdej wielkości są narażone na ryzyko oszustwa, kradzieży i nadużywania aktywów biznesowych, małe firmy z nieodpowiednimi procedurami dokumentacji są często bardziej narażone. Procedury dotyczące dokumentacji przyczyniają się do silnych kontroli wewnętrznych i są ich częścią.
Zwiększona odpowiedzialność
Podczas gdy dobrze opracowane procedury dokumentacji wzmacniają zarówno wewnętrzne, jak i zapobiegawcze kontrole, niewłaściwe procedury dokumentacyjne są głównym powodem, dla którego niektóre firmy nie dowiadują się, że kradzież lub oszustwo ma miejsce, dopóki nie jest za późno, zauważa "Journal of Accountancy". Formalne procedury dokumentacyjne dostarczają wskazówek dotyczących wdrażania kontroli i zwiększają odpowiedzialność, ponieważ pracownicy muszą udowodnić i zweryfikować, a nie tylko stwierdzić, że przestrzegali lub przeprowadzali kontrolę wewnętrzną.
Wartość dowodowa
Procedury związane z dokumentacją tworzą identyfikowalne dowody, w tym, kto był zaangażowany w zadanie lub transakcję finansową oraz kiedy i w jaki sposób była zaangażowana. Można tworzyć procedury, takie jak pieczętowanie czasu i daty, które działają za kulisami, a także ustalać zasady dokumentacji, których mają przestrzegać pracownicy. Oba są równie ważne dla rekonstrukcji działań podczas śledzenia transakcji i tworzenia ścieżek audytu. Na przykład podpisane kupony z bonami, kopie drobnych czeków do uzupełniania gotówki, identyfikator logowania pracownika oraz znaczniki czasu i daty komputera zapewniają wszystkie dowody z audytu.
Więcej bezpiecznego zarządzania informacjami
Rzeczywiste lub zeskanowane załączniki, przypisy w raporcie finansowym i dziennik zmian transakcji komputerowych są przykładami procedur dokumentacji, które przyczyniają się do wzmocnienia kontroli zarządzania informacjami. Wszystkie są przydatne do dokumentowania przyczyn korygowania lub dostosowywania papierowych lub elektronicznych rejestrów biznesowych, co pomaga w zapobieganiu i wykrywaniu oszustw i kradzieży pracowników. Odpowiednia pieczęć daty i czasu oraz dowód wcześniejszego zatwierdzenia, taki jak inicjały kierownika działu, jeszcze bardziej wzmacniają kontrolę zarządzania informacjami.
Lepsza kontrola jakości
Oprócz zapobiegania oszustwom wewnętrznym i zewnętrznym, procedury dokumentowania gospodarki magazynowej i gospodarki magazynowej mogą wspierać kontrolę jakości. Obejmują one wymaganie od pracowników magazynu, aby liczyć, sprawdzać i dokumentować uszkodzone towary przychodzące i wychodzące. Procedury dotyczące oszustw i kradzieży, które przyczyniają się do dobrej kontroli wewnętrznej, obejmują regułę dokumentacji wymagającą od pracowników wypełnienia, podpisania i przesłania arkusza wyboru dla każdego wychodzącego zamówienia klienta i procedur oznaczania, które rejestrują i identyfikują pozycje w magazynie, w tym opisy, numery części, jednostki miara i ilości.
