Rozpoczęcie lub prowadzenie działalności jest ekscytującą przygodą, która niesie ze sobą wiele zadań, takich jak śledzenie kondycji finansowej organizacji. Istnieje więcej niż jedno podejście do zarządzania finansami, dlatego wybór właściwej podstawy rachunkowości dla Twojej organizacji ma kluczowe znaczenie dla uzyskania dokładnego obrazu trendów finansowych i prognozy dla Twojej firmy. Metoda księgowania, którą podejmiesz, może również wpłynąć na płynność Twoich aktywów. Niezależnie od tego, czy używasz księgowego, czy też samodzielnie monitorujesz dochody i wydatki, wybierz tylko jedną metodę księgowania i trzymaj się jej, aby uzyskać spójność i dokładność.
Podstawa rachunkowości
Dwa rodzaje rachunkowości, z których korzysta większość firm, to metoda memoriałowa i metoda kasowa. Niektóre firmy stosują zmodyfikowaną metodę kasową, która łączy zasady zarówno z zasad memoriałowych, jak i kasowych.
Podczas gdy każda metoda księgowania rejestruje aktywa, pasywa i kapitał własny, różnią się one, gdy każda z nich jest rejestrowana, co wpływa na finansowy obraz działalności w danym momencie.
Trzy podstawowe składniki podstawowej formuły księgowej (która musi zawsze być zrównoważona) są następujące:
- Majątek: Aktywa odnoszą się do rzeczowych i niematerialnych aktywów przedsiębiorstwa, takich jak gotówka, grunty, zapasy, budynki, należności, inwestycje i inne aktywa finansowe. Aktywa są równe pasywom plus kapitał własny.
- Zadłużenie: Pasywa odnoszą się do zobowiązań finansowych przedsiębiorstwa do spłacania wierzycieli za zobowiązania, naliczone wynagrodzenia i pożyczki.
- Sprawiedliwość: Kapitały własne właściciela lub udziałowcy odnoszą się do dostępnych zysków. Kapitał własny plus zobowiązania równe aktywa.
Metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa księguje przychód z rachunku zysków i strat, gdy są one zarabiane, i dopasowuje powiązane wydatki w momencie poniesienia wydatku, a nie w momencie zapłaty rachunków. Księgowanie rozliczeń międzyokresowych prowadzi do rachunku zysków i strat, który zapewnia dokładną reprezentację rentowności Twojej firmy przez określony czas. Na przykład, jeśli przedstawiciel handlowy dokona dużej sprzedaży 15 grudnia, ale nie spodziewa się otrzymać płatności do 15 stycznia następnego roku kalendarzowego, metoda memoriałowa odnotowuje sprzedaż jako przychód w grudniu.
Podobnie, jeśli duży projekt wymaga zamawiania materiałów w tym miesiącu, metoda księgowania memoriałowego odnotowuje fakturę jako wydatek, zamiast czekać, aż zostanie zapłacona. Ta metoda pomaga śledzić pieniądze, które musisz zarezerwować, aby zapłacić fakturę. Pomaga także uniknąć pomyłek, gdy przypadkowo kupujesz coś za pieniądze już przeznaczone na inny cel.
Jeżeli wydatki są ponoszone w związku z przychodami, takimi jak dostawy potrzebne do zainstalowania mebli zamówionych przez klienta, wydatki te są porównywane i rejestrowane z przychodami, a nie osobno wymienione, co daje dość dokładny obraz tego, jaki kapitał będzie dostępny po zakończeniu projektu. Jest to przydatne, ponieważ zapobiega zawyżaniu aktywów i pasywów, co może mieć miejsce, gdy są rejestrowane osobno. Pozwala to również na łatwe i szybkie śledzenie marży zysku, ponieważ dochody i wydatki dla tego samego projektu są śledzone razem.
Utrzymanie szerokiej i długoterminowej perspektywy finansów jest pomocne w rachunkowości przedsiębiorstw, metoda memoriałowa nie jest pozbawiona wad. Rachunkowość memoriałowa wymaga więcej szacunków i zgadywania niż księgowość gotówkowa, która dotyczy wyłącznie przychodu i wydatków w momencie ich wystąpienia. Na przykład, można liczyć dochód, zanim faktycznie znajdzie się on na koncie bankowym, a następnie wydać go, wysyłając nowy biznes na czerwono, a nawet bankructwo.
Metoda memoriałowa wymaga również więcej czasu i jest najlepiej nadzorowana przez zawodowego księgowego, który zna tajniki prawidłowego stosowania metody rachunkowości memoriałowej. Jednym z lepszych aspektów rachunkowości, które najlepiej pozostawić profesjonalistom, jest oszacowanie złego długu lub dochodów, które prawdopodobnie nie zostaną osiągnięte. Podczas gdy twoja firma ma prawdopodobnie najbardziej wiarygodnych klientów, którzy szybko płacą rachunki, będą tacy, którzy spłacą rachunki z opóźnieniem lub wcale. Profesjonalny księgowy wie, jak oszacować straty, aby uzyskać stosunkowo dokładny obraz kondycji finansowej firmy.
Gotówka Podstawa rachunkowości
Podstawa kasowa zapisów księgowych przychód po otrzymaniu pieniędzy i wydatki, gdy są one wypłacane. Na przykład wyobraź sobie, że Twoja firma kupuje 75 jednostek rur na nadchodzący projekt budowlany, ale faktura nie dotrze do miesiąca po otrzymaniu towaru. Twoje konto bankowe jest trochę szczupłe, więc poczekaj kolejny tydzień, aby zapłacić fakturę po jej otrzymaniu. Nie rejestrujesz wydatków do tego czasu, nawet jeśli Twoja firma mogła już umieścić przewód w projekcie budowlanym. W przypadku małej firmy może wydawać się ulgą, że nie trzeba rejestrować wydatków, dopóki nie zostanie wypłacona, ale może to również spowodować, że przez przypadek przekroczysz budżet i nie będziesz w stanie spłacić należnych kwot szybko wierzycielowi.
Te same zasady dotyczą dochodów. Na przykład podpisujesz umowę z nowym klientem, który zgadza się zapłacić firmie kilka tysięcy dolarów po ukończeniu dużego projektu, co zajmie Ci kilka miesięcy. W międzyczasie Twoja firma musi zakupić materiały i wykonać pracę, co jest wydatkiem. Korzystając z kasowej podstawy księgowania, dostępne są tylko środki, które są obecnie dostępne na koncie bankowym, aby kupić materiały eksploatacyjne. Podczas gdy nie przypadkowo wpadniesz na czerwony z bankiem, będziesz miał zawyżony obraz wydatków teraz i zawyżony obraz swoich dochodów w ciągu dwóch miesięcy, kiedy projekt jest kompletny. Dzięki temu wszelkie zapisy dotyczące gotówki dostępne dla Twojej firmy są niedokładne i nierzetelne.
Chociaż metoda rozliczeń w oparciu o metodę kasową nie jest tak dokładna, jak zasadę memoriałową na długim dystansie, jedną z korzyści jest to, że nie wymaga ona tak dużej ilości miejsca, jak w przypadku memoriałowej. Szacunek wymagany zgodnie z zasadą memoriałową jest najbezpieczniej wykorzystywany przez biznes, który jest rentowny, z wystarczającą dźwignią finansową, aby pokryć wydatki przed otrzymaniem dochodu. Twoja firma może zacząć od metody księgowania opartej na gotówce, a następnie, przy pomocy zawodowego księgowego, przejść do zasady memoriałowej w miarę wzrostu twojego kapitału.
Zmodyfikowane gotówkowe podstawy rachunkowości
Zmodyfikowana metoda kasowa rachunkowości łączy mocne strony zarówno rachunkowości memoriałowej, jak i kasowej. W tej metodzie dochody są dokumentowane w taki sposób, w jaki są zarabiane, przy użyciu metody naliczania. Jednocześnie wydatki są udokumentowane, gdy są wypłacane, tak jak w przypadku metody kasowej. Chociaż zmodyfikowana metoda kasowa nie jest zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości lub GAAP, niektórzy właściciele firm uważają, że łączy ona najlepsze z obu głównych metod rachunkowości.
Na przykład, jeśli zlecisz budowę domu w październiku, który zostanie zakończony w styczniu, przychody zostaną zarejestrowane w październiku. Materiały budowlane zakupione w celu ukończenia projektu są zapisywane stopniowo w całym projekcie.W ten sposób Twoja firma utrzymuje dokładny bilans przychodów i sprzedaży, mając jednocześnie elastyczność pozwalającą utrzymać płynność aktywów tak długo, jak to tylko możliwe podczas samego procesu budowlanego. W związku z tym zmodyfikowana metoda kasowa rachunkowości może być pomocna dla niektórych małych firm, które mają duże projekty, bez dużego konta bankowego.
Najbardziej znaczącą wadą zmodyfikowanej metody księgowania w oparciu o metodę kasową jest sytuacja, w której zewnętrzny agent lub audytor bada księgowość finansową Twojej firmy. Ponieważ ta metoda nie jest zgodna z GAAP, będziesz musiał wrócić i przekonwertować wszystkie swoje rekordy do metody opartej na bazie gotówki lub metody księgowania opartej na zasadzie memoriałowej. Ta nadwyżka pracy będzie kosztować twój czas organizacji i pieniądze w dłuższej perspektywie.
