System inwentaryzacji jest niezbędny do kontrolowania kosztów zakupu i realizacji celów obsługi klienta. Podczas gdy elektroniczny program zarządzania zapasami jest pomocnym narzędziem administracyjnym, kluczem do dobrego systemu jest siła twoich procedur. Niektóre z najważniejszych elementów w dobrze rozwiniętym systemie to opisy przedmiotów, system numeracji, standardowe jednostki miary i dokładne oznaczanie elementów.
Opisy i numery pozycji
Utwórz listę zapasów zawierającą opis i niepowtarzalny numer czterech do ośmiu znaków dla każdej pozycji. Najlepszą praktyką przy tworzeniu opisu jest rozpoczynanie od rzeczownika, a następnie używanie przymiotników w porządku malejącym, aby opisać przedmiot. Opisy takie jak "filiżanka, kawa, duży, brązowy", "kubek, kawa, średnia, biała" i "filiżanka, kawa, mały, biały" to tylko niektóre przykłady. Numery elementów powinny po prostu określać, a nie opisywać przedmiot. Można jednak dołączyć kilka liter z opisu na początku numeru pozycji, aby ułatwić wyszukiwanie przedmiotów. Na przykład możesz użyć numeru "CUC101", aby zidentyfikować filiżankę kawy i numer "CUS101", aby zidentyfikować kubek sody.
Wybierz standardowe jednostki miary
Utwórz listę zatwierdzonych jednostek miary w celu wyjaśnienia list wyboru i raportów inwentaryzacyjnych. W przypadku większości firm domyślnymi miarami są jednostki, w których zazwyczaj kupujesz przedmiot. Jednostki wspólne to skróty pojęć takich jak każdy, kawałek, stopa, funt lub galony. Wytyczne dotyczące najlepszych praktyk zalecają wybranie jednego skrótu i konsekwentne stosowanie zarówno jego pisowni, jak i wyglądu.
Ustal nazwy lokalizacji
Przypisane lokalizacje mogą ułatwić znalezienie przedmiotów w dowolnym pomieszczeniu magazynowym lub magazynie, niezależnie od jego wielkości. Jeśli przechowujesz produkty w więcej niż lokalizacji, podaj każdej lokalizacji nazwę lub numer kodu, na przykład "M" dla głównego magazynu i "S" dla nadmiaru miejsca. Następnie podziel pokój na sekcje i nadaj każdemu unikalne imię. Na przykład sekcje mogą odpowiadać numerowi w przejściu lub bin. Wykonaj to zadanie, identyfikując miejsca na półkach dla określonych pozycji w ekwipunku. Firma Clearly Inventory Company zaleca stosowanie systemu numerowania, w którym najniższy numer odpowiada najwyższej półce i schodzi w kierunku podłogi. Na przykład etykieta taka jak "M-2-4" mówi, że przedmiot znajduje się na czwartej półce w przejściu drugim głównego magazynu.
Inwentarz etykiety i magazynu
Utwórz etykietę dla każdego elementu zapasów, który odpowiada utworzonej liście zapasów. Przeprowadź fizyczną inwentaryzację podczas etykietowania, zapisywania i wprowadzania pozycji, jednostek miary i informacji o lokalizacji w bazie danych zasobów. Drukowanie, pobieranie i odbieranie dokumentów z bazy danych i używanie ich do aktualizowania bazy danych i tworzenia raportów inwentaryzacyjnych.
