System organizacyjny to po prostu sposób, w jaki firma jest tworzona. Dobra struktura organizacyjna określa zarówno hierarchię, jak i przepływ komunikacji w firmie. Dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości, ważne jest wdrożenie systemu organizacyjnego. Korzyści z posiadania dobrze określonej struktury organizacyjnej, w tym poprawy wydajności, produktywności i podejmowania decyzji, są liczne. Każda struktura ma swoje mocne i słabe strony. Ostatecznie te plusy i minusy zależą od rodzaju prowadzonej działalności, branży, wielkości organizacji i innych czynników. Ważne jest rozważenie każdego rodzaju systemu organizacyjnego przed podjęciem decyzji, które rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy.
Czym są systemy organizacyjne?
System organizacyjny jest strukturą organizacji. Struktura ta definiuje sposób tworzenia każdego działu firmy, hierarchię tego, kto raportuje do kogo i jak komunikacja przepływa przez organizację. Podziale jeszcze bardziej, struktura organizacyjna określa, w jaki sposób każda rola w organizacji funkcjonuje. Dzięki dobrze zdefiniowanej strukturze organizacyjnej wszyscy pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje i komu podlegają. Właściciele firm powinni długo i bardzo długo zastanawiać się, który system wybrać, ponieważ każda organizacja ma unikalne potrzeby. Struktura organizacyjna, która jest odpowiednia dla jednej firmy, nie będzie odpowiednia dla innej.
Przykłady systemów organizacyjnych w biznesie
Istnieją cztery główne typy struktur organizacyjnych: funkcjonalne, wydzielone, macierzowe i płaskie. Każdy system ma unikalne cechy.
Funkcjonalna struktura organizacyjna: Funkcjonalna struktura organizacyjna jest tradycyjną hierarchią. Wiele firm, zwłaszcza większe korporacje, podąża za strukturą funkcjonalną. System ten obejmuje kilka wyspecjalizowanych działów, takich jak marketing, finanse, sprzedaż, zasoby ludzkie i operacje. Następnie starszy menedżer nadzoruje wszystkie wyspecjalizowane działy. Raportowanie jest jasne. Każdy pracownik zgłasza się do swojego starszego, w tym kierowników działów, którzy zgłaszają się do kierownictwa wyższego szczebla. Kierownictwo wyższego szczebla nadzoruje całą strukturę. Ponieważ firma nadal dzieli się na wyspecjalizowane działy, pracownicy stają się wyspecjalizowani. To powoduje wyraźną ścieżkę promocji i wzrostu. Jednak podziały mogą mieć problemy z komunikacją między sobą. Ponieważ wszystkie działy raportują w górę, istnieje niewielka pozioma komunikacja między nimi, pozostawiając niewiele miejsca na całościowe myślenie całej firmy, z wyjątkiem najwyższego szczebla zarządzania. Powoduje to, że funkcjonalny system organizacyjny powoli dostosowuje się do zmian.
Dzieląca struktura organizacyjna: Dzieląca się struktura organizacyjna dzieli biznes na zespoły w oparciu o projekty, nad którymi pracują pracownicy. System ten obejmuje wiele różnych rodzajów zespołów, w tym prawne, public relations, badania i rozwój biznesu. Ponadto zespoły tworzone są wokół konkretnych projektów. Na przykład firma farmaceutyczna może mieć oddzielne zespoły poświęcone każdemu wytwarzanemu przez siebie lekowi. Każdy zespół projektowy ma dyrektora lub wiceprezesa i wykonuje pewien poziom autonomii w organizacji. Struktura działów pozwala pracownikom lepiej poznać pracę ich zespołu. Jednak dywizje często nie wiedzą, co robią inne zespoły i nie komunikują się ze sobą. W razie potrzeby pracownicy mogą nie być w stanie efektywnie pracować w działach. Ostatecznie ten system może być trudny do zarządzania ze względu na jego rozłożoną strukturę.
Macierzowa struktura organizacyjna: System matrycowy to skrzyżowanie struktury funkcjonalnej i struktury wydzielonej. Z perspektywy okołotysięcznej firma działa w strukturze funkcjonalnej, z tradycyjną hierarchią i wyspecjalizowanymi oddziałami. Jednak gdy spojrzysz na te dywizje z bliska, każda z nich jest zorganizowana w dywizjonalną strukturę organizacyjną. Oznacza to, że są podzielone na projekty i mniejsze zespoły. Macierzowa struktura organizacyjna jest dość złożona i wymaga dużego planowania, nie wspominając o silnych systemach komunikacji w całej organizacji. Jednak gdy struktura macierzy działa dobrze, eliminuje wiele problemów pojawiających się w organizacjach wydzielonych lub funkcjonalnych. Komunikacja może dotrzeć do właściwych osób, co zwiększa produktywność i holistyczne myślenie. Ponadto pracownicy są narażeni na inne działy i projekty, zachęcając do współpracy. Z drugiej strony struktura matrycy może szybko stać się dezorientująca dla pracowników, gdy jest zbyt wielu menedżerów i nie jest jasne, do kogo należy zgłosić.
Płaska struktura organizacyjna: Płaska struktura organizacyjna spłaszcza dużą część hierarchii i pozwala pracownikom na większą autonomię w stosunku do ich pracy. Często organizacje płaskie są podzielone na zespoły tymczasowe, chociaż zazwyczaj nie mają formalnych struktur. W systemie płaskim nadal występuje pewna dynamika odgórna. Często zdarza się, że przynajmniej kilka starszych kierowników steruje statkiem. Jednak system ten opiera się na zakłócaniu tradycyjnych hierarchicznych struktur przedsiębiorstw. Wiele startupów i firm technologicznych dąży do stworzenia płaskiej organizacji, ponieważ zachęca do innowacji i wkładu pracowników. Myślenie jest takie, że gdy pracownicy nie są uszczuplani przez biurokrację, będą swobodnie myśleć i generować świeże, zyskowne pomysły. Zwiększa to komunikację między zespołami i eliminuje niektóre problemy z komunikacją, które mogą się pojawić, gdy wiadomości przemieszczają się w górę i w dół. Niestety, płaski system jest trudny do utrzymania, gdy firma rośnie, a potrzeba bardziej uporządkowanych systemów komunikacji wchodzi w grę. Co więcej, pracownicy w płaskiej organizacji mogą zostać przytłoczeni wykonaniem zbyt wielu różnych zadań i nie mają dużo miejsca na rozwój lub awans.
Dlaczego firmy potrzebują systemów organizacyjnych
Systemy organizacyjne są ważne dla przedsiębiorstw każdej wielkości. Posiadanie solidnej, dobrze zdefiniowanej struktury na miejscu usuwa zamieszanie i określa proste procesy, które pracownicy powinni przestrzegać. Każdy pracownik powinien dokładnie wiedzieć, komu podlegają. Bez pewnego rodzaju hierarchii lub struktury miejsce pracy może stać się chaotyczne. Pracownicy mogą nie rozumieć, kto jest odpowiedzialny za co, co powoduje, że ważne rzeczy spadają przez pęknięcia. Solidna struktura organizacyjna usprawnia firmę i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie.
System organizacyjny stawia każdą osobę we właściwym miejscu, w stanie wnieść swój wkład w firmę. Posiadanie systemu poprawia ogólną wydajność, zwiększa produktywność i zapewnia jasność wszystkim w organizacji. Każdy dział może działać lepiej, gdy role są jasno zdefiniowane, a cele dzielone. Ponadto właściwy system organizacyjny może usprawnić podejmowanie decyzji, w miarę przepływu informacji w całej organizacji. Menedżerowie wyższego szczebla mogą zbierać informacje ze wszystkich działów, dając im lepszy wgląd w całokształt działalności firmy.
Solidny system organizacyjny eliminuje wiele problemów biznesowych, w tym duplikację pracy i konflikty między stanowiskami. Jeśli firma jest dobrze przemyślana, każdy pracownik ma inną rolę, a role nie pokrywają się ze sobą. Nie ma "drogi", w której nikt nie jest pewien, kto jest odpowiedzialny za określone zadanie lub projekt. Z tego powodu wzrasta współpraca i pracownicy czują dumę ze swojej pracy. Pracownicy unikają frustracji związanych z ciągle zmieniającymi się rolami i postami bramkowymi. Mogą skupić się na tym, co robią najlepiej.
Wybór odpowiedniego systemu organizacyjnego może przenieść Twoją firmę na wyższy poziom. Na przykład, jeśli Twoja firma opiera się na produktach, struktura matrycy lub działu może być idealna. Są to oparte na projektach struktury skupiające się na wyspecjalizowanych zespołach. Z drugiej strony małe startupy mogą rozważyć płaską strukturę, aby umożliwić wszystkim pracownikom wnoszenie swoich umiejętności i wiedzy bez ingerencji hierarchii.
Przykłady firm z systemami organizacyjnymi
Przykłady systemu funkcjonalnego: Funkcjonalne systemy organizacyjne były historycznie wykorzystywane przez wojsko, uniwersytety i jednostki rządowe. Przez lata funkcjonalne hierarchie stały się mniej popularne, a wiele organizacji odeszło od nich. Jednak są one nadal używane przez niektóre firmy. Jednym z przykładów wykorzystania tego typu systemu organizacyjnego jest tradycyjna konfiguracja fabryczna. Kierownik fabryki nadzoruje różne działy fabryki, z których każda specjalizuje się. Każda dywizja ma własnego menedżera, z których każdy podlega bezpośrednio nadzorującemu kierownikowi fabryki. Innym przykładem może być sklep detaliczny. Kierownik sklepu nadzoruje operacje od góry piramidy. Poniżej znajdują się różne działy. Być może jest jeden na inwentaryzację, jeden na obsługę klienta i jeden na marketing i promocje. Każdy ma własnego przełożonego i wszyscy zgłaszają się do dyrektora generalnego.
Przykłady systemu wydzielonego: Systemy Divisional są popularne wśród dużych, międzynarodowych korporacji. Na przykład Johnson & Johnson ma strukturę wydzieloną. Każda z marek Johnson & Johnson działa jako własna firma, z własnym przywództwem i wewnętrzną strukturą. Wszystkie te marki zgłaszają się do firmy macierzystej. Innym przykładem wydzielonej struktury organizacyjnej jest General Electric. CEO znajduje się na szczycie, a poza tym firma jest podzielona na różne grupy. Istnieje kilka grup operacyjnych, takich jak finanse, prawo, public relations i badania globalne. Niektóre zespoły są poświęcone konkretnym projektom, w tym lotnictwu, energii, opiece zdrowotnej i innym.
Przykłady systemu macierzy: Macierzowy system organizacyjny jest złożony, a więc w większości przyjmowany przez duże, dobrze ugruntowane firmy. Jednym znanym przykładem firmy macierzowej jest Starbucks. Największa na świecie firma produkująca kawę wykorzystuje strukturę funkcjonalną, aby podzielić swoją działalność na działy, w tym HR, finansowanie i marketing. Te działy znajdują się w centrali firmy i raportują na wyższe poziomy zarządzania. Dział HR, na przykład, tworzy polityki, które wpływają na wszystkie lokalizacje Starbucks we wszystkich dziedzinach. Następnie Starbucks ma osobne działy dla każdego regionu geograficznego. Regiony te obejmują Amerykę, Chiny i region Azji i Pacyfiku, Europę, Bliski Wschód, Rosję i Afrykę. Region Ameryki, który jest najbardziej popularny w tej firmie, został podzielony na cztery mniejsze dywizje. Starbucks posiada również dywizje oparte na produktach. Na przykład istnieje jeden podział na towary, takie jak kubki Starbucks i inny na wypieki. Na niższych poziomach organizacji Starbucks ma zespoły pracowników, zwłaszcza na poziomie sklepu. Ta złożona struktura matrycowa służy dobrze kawowemu olbrzymowi, umożliwiając firmie skuteczne obsługiwanie tysięcy sklepów w całym kraju.
Przykłady płaskiego systemu: Płaskie systemy są popularne wśród startupów i firm technologicznych. Jednym znanym przykładem płaskiego systemu są Zappos. W 2013 r. Wielki dyrektor generalny firmy obuwniczej ogłosił nową strukturę zarządzania zwaną holacracy, układ zachęcający do współpracy poprzez eliminację hierarchii miejsca pracy. Firma zbanowała tytuły menedżerskie. Nie miałoby już tytułów zawodowych i nie byłoby szefów. Każdy pracownik byłby odpowiedzialny za własną pracę. Firma liczyła na to, że zainicjuje innowacje i kreację, eliminując biurokrację związaną z hierarchią i podejmowaniem decyzji. Jednak Zappos stara się, aby operacje były naprawdę płaskie.
Jest to walka wielu dużych firm, które wdrażają płaską strukturę. Wiele startupów mówiło o trudnościach z utrzymaniem płaskiej struktury organizacyjnej, gdy doświadcza wykładniczego wzrostu. Badania pokazują, że pracownicy uważają struktury hierarchiczne za wygodne i praktyczne. Tak więc płaska struktura organizacyjna jest być może dobrą opcją dla firmy, która jest na wczesnym etapie, aby pobudzić innowacje i wzrost. Jednak większość większych firm odchodzi od płaskiego systemu, ponieważ zarządzanie czasem może być kłopotliwe.
