Zrozumiałe jest, że jesteś rozczarowany wszelkiego rodzaju formalnym odrzuceniem. Pamiętaj jednak, że każda decyzja może zostać zaskarżona, co oznacza, że poprosisz stronę decydującą o ponowne rozpatrzenie i ponowne rozważenie swojej decyzji. Sposób, w jaki piszesz list do ponownego rozpatrzenia, zwany również listem odwoławczym, ma wiele wspólnego z tym, czy twoja prośba zostanie przyjęta, czy nawet na drugi rzut oka.
Bądź szybki i bezpośredni
Ludzie, którzy podejmują takie decyzje każdego dnia, są przytłoczeni komunikacją, w tym wieloma listami do ponownego rozpatrzenia. Więc ich pierwsze wrażenie z twojego listu może wpłynąć na to, jak oni myślą o twojej prośbie, zanim jeszcze ją przeczytają. Jeśli jest zapchany długimi akapitami, od samego początku są zmęczeni; i może nawet popchnąć go na dno stosu. Aby zrobić najlepsze wrażenie:
- Zachowaj swój list na jednej stronie.
- Napisz krótkie akapity.
- Użyj punktorów, aby ułatwić czytanie.
Użyj właściwego stylu biznesowego
Ważny jest list do ponownego rozpatrzenia lub list z listem rozpoznawczym, dlatego wymagany jest formalny format biznesowy i styl. Pamiętaj o tych punktach podczas konfigurowania listu:
Użyj formatu blokowego: Formaty blokowe i wcięte są najczęściej używane w listach biznesowych. W formacie blokowym każda linia jest wyrównana do lewej. Akapity są oznaczone dodatkowym odstępem linii, a nie wcięciami. Chociaż można użyć dowolnego z nich, styl blokowy wyróżnia punkty kulminacyjne, ponieważ cała pozostała kopia jest wyrównana do lewej.
Rozpocznij od adresu: Pomiń swój adres, jeśli używasz papieru firmowego. W przeciwnym razie wpisz swój adres w dwóch liniach: adres ulicy na linii numer 1 i miasto, stan i kod pocztowy na linii drugiej. Przeliteruj słowa takie jak "Ulica", "Droga" i swój stan. Nie wpisuj swojego nazwiska w tej sekcji.
Dodaj datę: Pomiń jedną linię i dodaj dzisiejszą datę, jeśli będziesz wysyłał list dzisiaj lub jutro. Jeśli wysyłasz wiadomość później, datuj ją w pobliżu, kiedy ją wyślesz. Lub zmień datę tuż przed wydrukowaniem i wyślij ją pocztą. Posiadanie aktualnej daty oznacza, że twój list jest ważny. Jeśli minie już tydzień, zanim decydent ją zobaczy, wygląda na to, że stare wiadomości nie mają większego znaczenia.
Dodaj informacje o odbiorcy: Pomiń jedną linię po dacie i użyj tyle wierszy, ile potrzebujesz, aby uwzględnić wszystkie istotne informacje odbiorcy, w tym oficjalną nazwę, pełny i dokładny tytuł oraz nazwę i adres firmy.
Przykład napisania listu rozpoznawczego do sędziego:
Szanowny John H. Cranston
Sąd rejonowy (lub jakakolwiek jest nazwa sądu)
Ulica adres sądu
Kod pocztowy miasta, stanu (bez przecinka między stanem a kodem pocztowym)
Przykład napisania listu rekonesansowego do uczelni:
Pani Meredith P. Johnston
Dziekan studentów
Milbert College
adres ulicy
Miasto, województwo i kod pocztowy
Pozdrawiaj formalnie: Użyj pełnej, formalnej nazwy z dokumentu odrzucenia. Na przykład: "Drogi sędzio Cranston:" lub "Drogi dziekan Johnston:" Pamiętaj, że powitanie kończy się dwukropkiem.
Pewni siebie, nie aroganccy: Tonu, który bierzesz podczas pisania listu rekonesansowego, może być czynnikiem typu "załóż lub zrób przerwę". Nie przyjmuj antagonistycznego, rozgniewanego ani lepszego charakteru. Staraj się brzmieć pewnie o swojej prośbie, ale pokornie pytaj.
Podaj swoją prośbę z góry
List zwiadowczy nie jest miejscem na sprytne otwarcie. Decydenci chcą wiedzieć z góry, o czym jest twój list. Na przykład:
"Piszę, aby poprosić o ponowne rozważenie swojej decyzji pod numerem sprawy 4325671, która została podana w dniu (miesiącu, dniu, roku), a decyzja jest dołączona do tego listu dla wygody użytkownika."
Dołączenie kopii listu lub dokumentów decyzyjnych ułatwia odbiorcy odnoszenie się do szczegółów sprawy bez konieczności jej sprawdzania. Zmniejsza też prawdopodobieństwo, że odłożą twój list na bok, szukając dokumentów sprawy.
Dodaj wszelkie nowe informacje
Twoja najlepsza szansa na ponowne rozpatrzenie odrzucenia i odwrócenie to, jeśli masz nowe informacje w liście rekonesansowym, które nie zostały podane w momencie pierwszej decyzji. Wyjaśnij, że są to nowe informacje i krótko je wyjaśnij, ale łatwo je zrozumieć. Na przykład, jeśli usunięto Cię ze szkoły z powodu naruszenia zasad lub oskarżono o popełnienie przestępstwa w sądzie:
"Mam nowe informacje, które mają wpływ na tę sprawę:
- Świadek przedstawił dowody, które oddalają mnie od miejsca, w którym miały miejsce omawiane działania.
- Świadectwo jest złożone przysięgłym i notarialnym. "
Radzić, racjonalnie, nie emocjonalnie
Jeśli nie masz nowych informacji, spróbuj podać nowy punkt widzenia lub poproś o ponowne rozpatrzenie go w inny sposób. Osoby, które podejmują te trudne decyzje, otrzymują wiele listów z pytaniami, które wymagają ponownego rozpatrzenia decyzji. Słyszeli już wszystkie możliwe usprawiedliwienia i prośby. Dlaczego twój powinien być wyjątkiem? Unikaj wyrażania trudów lub dewastacji. Każdy, kto jest odrzucony, jest zdenerwowany, ale to nie jest uzasadniony powód, dla którego decyzja została cofnięta. Na przykład w przypadku odrzucenia przyjęcia na studia zamiast:
"Będę jedynym członkiem rodziny od trzech pokoleń nie uczęszczających do Milbert College."
Opisz swoją sprawę bardziej racjonalnie i podaj korzyści dla szkoły:
' Dwanaście członków mojej rodziny to dumni absolwenci Milbert College, a trzy złożyły trwałe datki, z których korzystają wszyscy studenci:
- Wznowienie budowy Łękowatego Łuku.
- Pozyskiwanie funduszy na rozbudowę działu biologii.
- Przewodniczyć dorocznemu konkursowi poetyckiemu Fulton.
Ja także chcę dodać mój wkład do Milbert College. Z tych powodów uważam, że mój status starszego wnioskodawcy powinien zostać wzięty pod uwagę. "
Zamykanie listu na ponowne rozpatrzenie
Poddaj swój list do ponownego rozpatrzenia szybkim podziękowaniem. Dodaj formalne zamknięcie i informuje, że załączniki są uwzględnione. Na przykład:
Dziękuję za poświęcenie czasu i wysiłku, aby ponownie rozważyć moją decyzję.
Z poważaniem,
(Pomiń cztery linie, aby podpisać swoje imię)
Twoje pełne imię
Tytuł, jeśli dotyczy
(Pomiń jedną linię)
Załączniki: dokumenty decyzji sądowych
Użyj programu gramatycznego i ortograficznego, aby sprawdzić i poprawić błędy. Wydrukuj, podpisz i odeślij swój list do ponownego rozpatrzenia natychmiast.
