Niezależnie od tego, czy organizujesz odosobnienie biznesowe, organizujesz imprezę dla organizacji charytatywnej, organizujesz konferencję polityczną, okazujesz szacunek i życzliwość wszystkim gościom, zapewnia to, że wydarzenie zakończy się sukcesem. Powitanie wyróżniających się gości wymaga jednak większego planowania i uwagi. Od etykiety obiadowej po przemówienia wprowadzające do zakwaterowania, ważne jest, aby gość czuł się komfortowo, szanował i cenił. W tym samym czasie, nawet wybitni goście mogą być zniechęceni przez tryskającą lub stałą presją, aby zaimponować. Zaplanuj swoje wydarzenie, aby gość miał czas na relaks i odpoczynek między spotkaniami, posiłkami i sesjami.
Pozdrów gościa osobiście. Niezależnie od tego, czy spotykasz się z wybitnym gościem na lotnisku, czy tuż przed oficjalnym spotkaniem biznesowym, powitaj go przyjaznym uściskiem dłoni i krótkim wstępem. Kontynuuj przedstawianie swojego towarzysza towarzyszącego Twojemu gościowi. Na przykład możesz powiedzieć: "PaniGość, chciałbym przedstawić cię przedstawicielowi naszej organizacji, panu Jackowi Jacksonowi."
Zaprezentuj swojemu gościowi plan wydarzenia, w którym opisano godziny i miejsca spotkań, zorganizowane posiłki, zajęcia grupowe i przestoje. Zapoznaj swojego gościa z miejscem spotkania lub wydarzenia, kontynuując przedstawianie jej towarzyszom, z którymi się spotykasz podczas procesu.
Spraw, aby gość był jak najbardziej komfortowy. Jeśli Twoje wydarzenie wymaga noclegu, zarezerwuj pokój z dużym wyprzedzeniem. Czy masz kopię porządku wydarzeń w pokoju, a także informacje kontaktowe dla siebie i innych planistów wydarzenia. Dodatkowo upewnij się, że twoje sale konferencyjne są czyste, zorganizowane i dobrze oznakowane.
Przestrzegaj etykiety miejsca podczas oficjalnych przyjęć. Twój znakomity gość powinien usiąść na prawo od gospodarza. Karty miejsc mogą służyć do identyfikacji miejsc siedzących dla gości.
Napisz i wykonaj krótką, ale profesjonalną mowę, aby przedstawić swojego wybitnego gościa, jeśli ma on przemówienie na spotkaniu, lunchu lub kolacji. W przeciwnym razie powinieneś powitać gościa zwięzłą uwagą dotyczącą jego pozycji lub zaszczytów na każdym spotkaniu lub wydarzeniu, w którym uczestniczy. Aby wziąć udział w przemówieniu wprowadzającym, musisz przygotować się z wyprzedzeniem, opracowując krótki biograficzny szkic swojego mówcy, badając jego kwalifikacje, osiągnięcia i honory. Mowa wprowadzająca powinna poruszyć dany temat, znaczenie tematu i krótki przegląd poświadczeń mówiącego. Zapisz swoje imię na końcu, aby budować rozmach i jako sygnał dla widowni, aby powitać gościa.
