Bardziej prawdopodobne jest, że uzyskasz dodatkowych pracowników, których potrzebujesz, jeśli skupisz się na informowaniu pracodawcy, w jaki sposób nowi pracownicy skorzystają z firmy, a nie sam. Kwantyfikacja korzyści finansowych, obsługi klienta i wydajności pomoże zwiększyć szanse na uzyskanie potrzebnej pomocy.
Krok pierwszy: wymień problemy i możliwości
Napisz listę powodów, dla których potrzebujesz dodatkowych pracowników. Możesz mieć kompetentny personel, ale za mało. Na przykład może nie być możliwe dotrzymywanie terminów, rozpatrywanie skarg klientów lub wypełnianie zamówień na czas. Twoja potrzeba personelu może również wynikać z braku odpowiednich pracowników. Może to prowadzić do błędów, zwiększonych wydatków, utraty możliwości sprzedaży lub zobowiązań prawnych. Problemy spowodowane niewłaściwą obsadą mogą obejmować:
- Niska produktywność
- Zmniejszona wydajność
- Zwiększone obrażenia
- Słaba obsługa klienta
- Usterki klientów
- Zwiększone wydatki
- Zmniejszone morale
- Większa rotacja pracowników
- Utracona sprzedaż
- Wąskie gardła
Krok drugi: Wymień korzyści
Napisz listę korzyści, które dodanie pracowników oferuje firmie. Spowoduje to odzwierciedlenie Twojej listy problemów i możliwości, ale pokazanie, jak dodanie do siły roboczej zapewnia firmie zwrot z inwestycji. Na przykład problemy spowodowane brakiem przedstawicieli handlowych obejmują brak możliwości pozyskania nowych klientów, zwiększenie sprzedaży od obecnych klientów i zapewnienie obsługi klienta. Korzyści z dodawania pracowników mogą obejmować zwiększenie sprzedaży i przychodów - w miarę możliwości dostarczają liczby, a także poprawiają zachowanie klientów i zmniejszają zwroty produktów.
Krok trzeci: Oblicz koszt
Określ, ile żądane koszty będą kosztować firmę. Obejmują wynagrodzenia, płace, podatki od wynagrodzeń, świadczenia, sprzęt i oprogramowanie, dzięki czemu firma wie, że wykonałeś pracę domową. Nie chcesz podawać w swoim żądaniu stosunku kosztów do korzyści w oparciu tylko o płace i wynagrodzenie, tylko po to, by dział finansowy obniżył tę liczbę, dodając koszty ogólne.
Krok czwarty: Napisz opisy zadań
Jeśli jesteś w stanie przekonać swoją firmę, musisz zatrudniać dodatkowych pracowników, zarząd będzie chciał zobaczyć informacje o pozycjach, które proponujesz. Uzyskaj kopię schematu organizacyjnego firmy, aby ustalić, gdzie zmierzą się nowi pracownicy.Zdecyduj się na tytuły stanowisk i stwórz szczegółowe opisy stanowisk pracy, które pokazują te nowe stanowiska, które odpowiedzą na potrzeby lub rozwiążą problemy, które zaznaczyłeś.
Krok piąty: Uporządkuj swój dokument
Zdecyduj, jak zaprezentujesz informacje w swoim liście. Zacznij od silnego otwarcia, które zwraca uwagę na fakt, że firma ma problem lub brakuje mu okazji. Połącz namacalny wpływ na problem lub możliwość, aby firma wiedziała, ile pieniędzy traci, albo poprzez zwiększone wydatki, albo za nieodebrane przychody. Po wykazaniu, że firma ma konkretny problem, przedstaw swoje rozwiązanie. Porównaj korzyści, jakie firma zyskuje, dodając nowych pracowników do kosztów wprowadzenia ich na pokład. Pokaż straty, które czeka firma, jeśli nie zatrudnia nowych pracowników. Nie zapomnij uwzględnić potencjalnej utraty sprzedaży i przychodów, jeśli firma nie zajmie się sytuacją niepełnego zatrudnienia. Wybierz ważne informacje, które chcesz wyróżnić, które możesz dołączyć do postcriptu do swojego listu.
