Przedstawienie się twarzą w twarz jest proste, ponieważ istnieje ustalona konwencja do naśladowania. Niezmiennie podasz sobie ręce nowemu znajomemu i podasz jej swoje imię. Osiąganie przez pocztę e-mail jest trudniejsze. Jakie jest właściwe powitanie? Jak formalny powinieneś być? Podobnie jak w przypadku każdej komunikacji biznesowej, musisz przestrzegać pewnych zasad, aby Twoja wiadomość była profesjonalna.
Stwórz interesującą linię tematyczną
Ponieważ Twoja wiadomość może konkurować z 500 innymi osobami w skrzynce odbiorczej adresata, musisz utworzyć wiersz tematu, który zachęci odbiorcę do otwarcia wiadomości e-mail. Wspomnij, że ktoś cię polecił - "Jennifer Williams zasugerowała, żebym się z tobą skontaktował" - ponieważ znajomość może zachęcić potencjalnego klienta do kliknięcia. Możesz też podać cel swojego e-maila. "Zapytanie o usługi cateringowe" powinno zachęcić odbiorcę do kliknięcia. Zachowaj wiersz poniżej 30 znaków, aby był czytelny na smartfonie.
Użyj formalnego powitania
E-mail jest uznawany za mniej formalną metodę komunikacji niż listy firmowe i możesz mieć pokusę nieformalnego adresowania adresata, na przykład "Cześć David." Jest to dobre, jeśli znasz osobę lub on pracuje w nieformalnej branży, ale nie jest właściwe, jeśli wysyłasz e-mailem do kogoś z konserwatywnej branży, takiej jak finanse czy rząd. W razie wątpliwości "Szanowny Panie Matterson" lub po prostu "Pan Matterson "będzie działał dobrze.
Przedstaw się
Podaj swoje imię i nazwisko, stanowisko i inne szczegóły, które będą istotne dla odbiorcy. Jest to okazja, aby nawiązać ludzki kontakt z odbiorcą, na przykład wspominając szkołę, miejsce pracy lub branżę, które łączy. Na przykład możesz napisać: "Nazywam się Sonia Jindal. Jestem absolwentką UCLA zajmującym się grafiką. "Wzmianka o wzajemnej znajomości jest dodatkowym atutem, ponieważ odbiorca może być bardziej chłonny, jeśli zostałeś skierowany przez kogoś, kogo zna i ufa.
Wyjaśnij, czego chcesz
Wyjaśnij, dlaczego piszesz. Zachowaj jasność i zwięzłość, aby uniknąć nieporozumień. "Pracuję dla ABC Company i chciałbym powiedzieć Ci o wydarzeniu, które uruchamiamy" jest lepsze niż "Ekscytujące wiadomości o naszym nowym wydarzeniu!" Dołącz wyraźne wezwanie do działania, mówiąc odbiorcy, co chcesz zrobić Kolejny. Aby na przykład zaplanować rozmowę telefoniczną, możesz napisać: "Chciałbym umówić się na telefon, aby dalej omawiać tę kwestię, ponieważ mamy duży potencjał, aby współpracować. Czy w poniedziałek popracujesz dla ciebie?
Zakończ z wdzięcznością
Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i uwagę. E-maile, które kończą się wdzięcznością, zyskują 36-procentowy wzrost średnich wskaźników odpowiedzi. Dobre opcje to "dziękuję z góry", "dziękuję bardzo za poświęcony czas" lub po prostu "dziękuję". Wyloguj się, podając swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
Nie zapomnij edytować
Przed wysłaniem sprawdź swój e-mail. Masz tylko jedną szansę, aby zrobić pierwsze wrażenie, a błędy ortograficzne mogą sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie. Upewnij się, że twoja gramatyka jest na miejscu i że używasz pełnych zdań i formalnego pisania, zamiast używać skrótów i wyrażeń, których możesz używać z przyjaciółmi, ale nie z szefem.
Może pomóc wydrukować list i przeczytać go na głos, a jeśli masz kogoś w pobliżu, poproś znajomego lub krewnego o przeczytanie tego, co napisałeś.
