Kiedy zarządzasz projektem lub zespołem, ostatecznie będziesz musiał zakupić produkty lub usługi od firmy zewnętrznej. Firmy mają protokoły określające konkretne kwoty w dolarach, które pracownicy mogą autoryzować w imieniu firmy. Jeśli zakup, którego szukasz, jest wyższy niż określony próg, do autoryzacji zakupu wymagany jest przełożony. W takich przypadkach propozycja zakupu służy do uzasadnienia konieczności zakupu, szczególnie gdy wydatek będzie znaczny lub wpłynie na znaczną część działalności.
Utwórz tabelę porównawczą. Na wykresie należy wymienić każdego dostawcę towaru lub usługi, którego poszukujesz, i zawierać odpowiednie atrybuty dotyczące oferty. Na przykład, jeśli poszukujesz sprzedawców, którzy będą świadczyć usługi budowania zespołu dla pracowników, kategorie będą obejmować: nazwę firmy, lokalizację, opcje aktywności, opcje według ceny, uwzględniony personel, przeszłych klientów i poleconych / referencje. Dodaj jak najwięcej atrybutów "na pierwszy rzut oka". Ułatwi to przeglądanie danych.
Wykonaj swoje badania. Skompiluj listę trzech do pięciu dostawców, którzy dostarczają towar lub usługę, której szukasz. Uwzględnienie wielu dostawców w ofercie wskazuje na należytą staranność i pomaga swojemu przełożonemu szybko zrozumieć swoje rozumowanie. Uzyskaj pisemną ofertę od każdego dostawcy i wypełnij tabelę porównawczą danymi. Zaplanuj odpowiednio, ponieważ niektórzy dostawcy potrzebują czasu na dostarczenie ofert. Uzyskaj zobowiązanie od sprzedawcy, kiedy otrzymasz pisemną ofertę. Na koniec zapytaj sprzedawcę o referencje od firm, z którymi współpracowałeś, które są podobne do twoich.
Zadzwoń do referencji dostawcy. Wszystkie inne atrybuty, takie jak cena i usługa, mogą być uważane za równe, ale nie wszyscy sprzedawcy będą dobrze pasować do Twojej firmy. Sprzedawca może mieć odpowiedni produkt, ale nie może dostarczyć go na czas w niezawodny sposób. Sprzedawcy usług mogą nie mieć doświadczenia z typem firmy, ale radzą sobie bardzo dobrze z innymi rodzajami. Referencje pomogą Ci zabezpieczyć się przed tego rodzaju problemami i wzmocnią ważność Twojej propozycji.
Podjąć decyzję. Porównaj dostawców w oparciu o zdefiniowane atrybuty, referencje i napisane cytaty. Podziel się swoimi odkryciami z kolegą, którego opinię cenisz i poproś o jej wkład. Pozostań obiektywny i wybierz dostawcę o najsilniejszej wartości dla firmy.
Utwórz notatkę. Zaadresuj list do decydenta o zakup. Napisz krótkie oświadczenie o zamiarze zakupu i wyraźne wyjaśnienie, dlaczego zakup jest konieczny i jakie korzyści będzie ono miało dla firmy. Jeśli możesz obliczyć zwrot z inwestycji, pamiętaj o podaniu tych danych w notatce. Uwzględnij również przeprowadzone badania, uzasadnienie decyzji oraz związane z nimi krótko- i długoterminowe koszty zakupu.
Przekaż notatkę swojemu przełożonemu. Dołącz propozycje dostawców i tabelę porównawczą jako załączniki. Zaplanuj spotkanie ze swoim przełożonym, aby szczegółowo omówić zakup. Staraj się przewidywać pytania, które przeżyje twój przełożony i przyjdź na zaplanowane spotkanie z silnymi, pewnymi odpowiedziami.
Wskazówki
-
Oddzielne koszty bieżące i koszty konfiguracji na wykresie porównawczym.
