Niewiele osób lubi zwalniać pracownika lub prosić go o opuszczenie projektu. Najlepszym sposobem na usunięcie kogoś jest porozmawianie z nim osobiście, ale nie zawsze jest to możliwe z powodu odległości lub dlatego, że Twoja firma wymaga oficjalnej dokumentacji zakończenia. W takim przypadku będziesz musiał napisać list z prośbą o opuszczenie grupy projektowej. Listy, które zwalniają pracowników, muszą być napisane starannie, aby zapewnić, że ton jest taktowny i profesjonalny, a jednocześnie przekazuje istotne przesłanie.
Rozpocznij literę wpisując datę. Pomiń linię i wpisz nazwisko i adres odbiorcy w osobnych liniach. Pomiń dodatkową linię i wpisz "Szanowny Panie / Pani. (Nazwisko)", a następnie dwukropek.
Powiedz osobie natychmiast, że została zdjęta z grupy projektowej. Użyj taktownego tonu; pamiętaj, bez względu na to, jak poważna jest ta sytuacja, ten list nadal reprezentuje Ciebie i Twoją firmę, więc musisz pozostać profesjonalistą.
Podaj krótki opis, dlaczego został usunięty z zespołu, ale nie rób konkretnych uwag. Jest szansa, że ma dobre pojęcie o tym, dlaczego został usunięty z zespołu, i może skontaktować się telefonicznie lub e-mailem, jeśli ma pytania. Unikaj podawania szczegółów na piśmie, ponieważ dają one odbiorcy możliwość zakwestionowania uzasadnienia lub podjęcia decyzji.
Dziękuję odbiorcy za jej kadencję w grupie lub firmie. Powiedz jej, że doceniasz jej pracę i życzę jej powodzenia w przyszłości.
Podpisz list "Z poważaniem" i pomiń trzy spacje. Wpisz swoje pełne imię i nazwisko. Wydrukuj list na firmowym papierze firmowym i wyślij go pocztą kwalifikowaną, aby uzyskać potwierdzenie otrzymania listu.
