Skuteczna reakcja na pismo z prośbą o informacje daje klientowi żądane informacje od razu, unikając zbędnego sformułowania lub wypełniacza. Odpowiadanie na prośby klientów o informacje w odpowiednim czasie zwiększa wiarygodność Twojego biznesu.
Otwarcie
Wprowadź nazwę klienta i dane kontaktowe w lewym górnym rogu litery, w standardowym formacie pisania. Na przykład:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Pod adresem klienta wpisz datę, kiedy piszesz list.
Użyj imienia klienta, aby spersonalizować literę, a nie ogólny "Szanowny Kliencie". Pierwsza linijka po pozdrowieniu powinna dać mu do zrozumienia, że list jest rzeczywiście odpowiedzią na jego prośbę o udzielenie informacji: "Drogi Johnie, W odpowiedzi na twoją prośbę o informację …"
Ciało listu
Przed napisaniem odpowiedzi przygotuj list klienta przed sobą. Przeczytaj ten list ponownie, aby upewnić się, że wyraźnie rozumiesz informacje, o które prosił. Jeśli klient chce więcej niż jednej informacji, wyróżnij różne elementy aby nie pozostawiać żadnych informacji. Następnie w treści listu zaadresuj każdy przedmiot w formacie listy. W razie potrzeby użyj wypunktowanych lub numerowanych elementów formatowania list dostarczonych w programie.
Zamknięcie
Zaproś klienta do działania w oparciu o dostarczone informacje i ponownie nawiązać kontakt z firmą, doradza Cynthia Perun w przedsiębiorstwie. Jeśli możesz pomóc klientowi w złożeniu zamówienia online z Twojej lokalizacji biznesowej, zaproś go na przykład do sklepu, aby to zrobić. Podaj swój firmowy numer telefonu, adres e-mail i adres strony internetowej. Możesz powtórzyć tę informację podczas zamykania listu i poprosić klienta, aby skontaktował się z Tobą, jeśli potrzebuje dalszych informacji.
Wskazówki
-
Literówki i błędy gramatyczne źle odzwierciedlają Twój biznes. Przed wysłaniem jakiejkolwiek korespondencji do klientów, w tym odpowiedzi na prośby o informacje, poproś o to asystenta administracyjnego lub współpracownika co najmniej dwukrotnie.
