Niewiele sytuacji jest bardziej niewygodnych niż konieczność poinformowania pracownika lub klienta, "Nie". Przedsiębiorcy często uważają, że odmowa spełnienia żądań wywołuje negatywne uczucia na ich temat i na temat firmy, co może wpłynąć na przyszłą sprzedaż. Co gorsza, gdy klient lub pracownik odwoła się od decyzji, może się okazać, że nie powiecie ani raz, ani dwa razy. W tym momencie autor obawia się właściwego brzmienia i ilości informacji do ujawnienia, aby korespondencja nie powodowała dalszych dochodzeń, a nawet działań prawnych.
Uzyskaj część firmowego papieru firmowego do wykorzystania w odpowiedzi. Odpowiedź na odwołanie stanowi ostateczne słowo w tej sprawie, a użycie oficjalnego papieru firmowego pomaga wyrazić wrażenie autorytetu.
Wpisz datę, pomiń spację i wpisz pełną nazwę i adres odbiorcy.
Pomiń inne miejsce, wpisz "Szanowny Panie / Pani (nazwainstrukcji)", a następnie dwukropek. Jeśli uważasz, że niezbędna jest szczególna stanowczość, pomiń "drogi" i po prostu wpisz imię odbiorcy. Pomiń kolejne miejsce.
W akapicie pierwszym od razu poinformuj odbiorcę, czy jej odwołanie zostało przyznane, i krótko wyjaśnij, dlaczego otrzymała jej wniosek.
Jeśli nie przyznajesz apelacji, dziękuj odbiorcy za zainteresowanie Twoją firmą lub za jej ciężką pracę, a na końcu akapitu daj jej złą wiadomość. Pozycjonowanie złych wieści na końcu akapitu pozwala ci najpierw złagodzić cios, co pomaga zachować dobrą wolę odbiorcy. Wyjaśnij racjonalne uzasadnienie odrzucenia wniosku w krótkim czasie; unikaj podawania tak wielu szczegółów, że odbiorca może zbadać polisę i cię zgadnąć.
Podaj dodatkowe informacje uzupełniające w drugim akapicie. Jeśli zaprzeczysz odwołaniu, poinformuj ją, że twoja decyzja jest ostateczna i sprawa jest zamknięta.
Wpisz "Pozdrowienia" lub "Z poważaniem" i pomiń trzy spacje. Wydrukuj list i podpis nad swoim imieniem niebieskim lub czarnym tuszem. Zachowaj kopię listu dla swoich rekordów.
Wyślij list listem poleconym, aby zachować zapis swojej odpowiedzi i dowód, że adresat otrzymał list. Ten zapis może być ważny, jeśli sprawa trafi do sądu.
