Staranne tworzenie odpowiedzi na firmowy adres e-mail - czy to od klienta, potencjalnego klienta, szefa czy współpracownika - może znacznie poprawić oczekiwaną reakcję i reakcję.
Poznaj pisarza
Uważnie przyjrzyj się, kto napisał e-mail, ponieważ odgrywa to rolę w poziom formalności używasz do odpowiadania. Na przykład, ekspert od etykietek e-mailowych Lindsay Pollak sugeruje, aby odpowiedzieć na e-mail, który używa języka formalnego, używając podobnego języka formalnego i grzecznego. Jeśli nadawca używa nieformalnego tonu, użyj bardziej zrelaksowanego tonu, ale zachowaj go profesjonalnie.
Określ wynik
Dowiedz się, co działania, które chcesz podjąć gdy odpowiesz. Na przykład, jeśli wysyłasz odpowiedź do potencjalnego klienta, chcesz ją kupić. Jeśli jednak wysyłasz odpowiedź swojemu szefowi, chcesz, aby myślała, że jesteś profesjonalna i zdolna. Odpowiedzi na ludzi o problemy z obsługą klienta powinien skutkować szczęśliwym klientem, który czuje, że jego potrzeby zostały zaspokojone.
Wskazówki
-
Poczekaj, aż uspokoisz się, aby odpowiedzieć na kontrowersyjny e-mail.
Opisz wynik w zdaniu 1
Użyj pierwszego zdania swojej odpowiedzi na opisz, co chcesz osiągnąć- sugeruje Geoffrey James, współpracujący redaktor w firmie Inc. Na przykład, jeśli klient wysyła wiadomość e-mail z reklamacją, użyj pierwszego zdania, aby powiedzieć, że chcesz rozwiązać problem, aby klient był zadowolony z zakupu.
Zrób swoje punkty
Teraz pora wyjaśnić, jak masz zamiar zrobić pierwsze zdanie. Posługiwać się małe akapity aby zdobyć punkty. James zaleca wykorzystanie dowodów do poparcia pomysłów, które opisujesz w swojej odpowiedzi. W zależności od tematu i wymaganych działań, dowody mogą być tak proste, jak wskazanie faktów lub tak obszerne, jak podanie wielu szczegółów właściwych dla danego tematu. Na przykład, jeśli szef zapyta, dlaczego chcesz zatwierdzić wydatek, podaj fakt lub dwa o tym, w jaki sposób zatwierdzenie wydatku będzie korzystne dla całego działu lub firmy.
Podaj wezwanie do działania
Użyj ostatniego zdania do powtórz to, co chcesz, aby czytelnik zrobił dalej. To zdanie powinno iść w parze z pierwszym paragrafem. Na przykład, aby zadowolić klienta, wyjaśnij krok, który chcesz podjąć, aby rozwiązać problem.
Wycofać się
Wreszcie, użyj Wypisywanie słów, na przykład "Najlepszy" lub "Dziękuję", więc odbiorca wie, że doszedł do końca e-maila, sugeruje Susan Adams, pisarka pracująca dla magazynu Forbes. Dodaj swoje imię i nazwisko oraz podpis firmy we wszystkich e-mailach. Podpis powinien zawierać imię i nazwisko, nazwę firmy oraz dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres strony internetowej.
Wskazówki
-
Sprawdź i sprawdź pisownię e-maili przed naciśnięciem przycisku "wyślij". W przeciwnym razie błędy mogą sprawić, że będziesz wyglądać niechlujnie i nieprofesjonalnie.
