Aby komunikacja mogła zaistnieć, słuchacz musi zrozumieć, co oznacza nadawca - proces, który łatwiej powiedzieć niż zrobić. Komunikacja jest mylona z wieloma problemami, w tym nadużywaniem słów i komunikatów niewerbalnych, takich jak ton głosu i wyraz twarzy.
Złożony, wielowarstwowy, dynamiczny proces komunikacji może być skuteczny w przekazywaniu znaczenia, jeśli nadawca rozpozna liczne przeszkody w komunikacji i podejmie kroki, aby je pokonać. Na przykład nadawca musi zrozumieć, że interpretacja wiadomości przez słuchacza będzie zależała od jego osobistego układu odniesienia.
Rozpoznaj perspektywę
Słuchacze przeglądają każdą dyskusję na ich temat osobisty układ odniesienia, która obejmuje ich priorytety, wartości osobiste i kulturowe oraz wykształcenie, profesjonalizm i rodzinę. Od głośnika zależy to, aby to rozpoznać i stworzyć komunikat, który odbiornik może skutecznie rozszyfrować.
Unikaj stereotypów swoich odbiorców
Trzeba wziąć pod uwagę faktyczny układ odniesienia słuchacza, a nie to, co zakładasz, że jest oparte na twoim stereotypie. Układ odniesienia każdej osoby jest unikalny. W związku z tym założenie, że słuchający odzwierciedla powszechny stereotyp ze względu na swój wiek, płeć lub kulturę jest niewłaściwe i problematyczne.
Bądź świadomy, że słuchacze mogą otrzymać inną wiadomość
Kiedy słuchacz usłyszy wiadomość, która nie zgadza się z jego osobistymi przekonaniami i założeniami, będzie miał trudności z jej zrozumieniem lub podjęciem działań w odpowiedzi na nią. Dlatego ważne jest, aby głośnik powtarzaj często tę wiadomość i zmieniaj ją w razie potrzeby.
Utworzyć związek, a następnie komunikować
Jeśli słuchacz nie zna mówcy lub nie wierzy w swoje poświadczenia lub wiedzę, słuchacz prawdopodobnie zignoruje wiadomość lub zminimalizuje prawdopodobieństwo, że wiadomość jest ważna. Dobrym pomysłem dla prelegenta jest próba nawiązania relacji ze słuchaczem, zanim spróbuje przekonać słuchacza do podjęcia jakichkolwiek działań.
Przyjmij, że Jargon może być negatywną komunikacją
Osoby, które nie znają lub nie używają określonych terminów, mogą uważać użycie tych terminów za obraźliwe lub uważają, że mówca próbuje wprowadzić w błąd. Używaj żargonu tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że zostanie on dobrze zrozumiany przez słuchacza. W przeciwnym razie ogranicz swoją mowę do zwięzłego i przejrzystego języka.
Odpowiednio przesyłaj swoją wiadomość
Aby mieć uwagę słuchacza, przekazuj wiadomość, gdy istnieje małe prawdopodobieństwo, że jej uwagę przerwie inny hałas. Upewnij się, że ona zwraca uwagę aby zmaksymalizować możliwość, że zachowa informacje.
Ćwicz pełne ujawnienie
Publiczność może być świadoma, że mówca ukrywa pewne informacje, aby nie poradzić sobie z możliwymi negatywnymi skutkami dzielenia się nimi. Sporządzono wystarczająco często, ukrywanie informacji niszczy zaufanie i niszczy relacje. Najlepiej mówić szczerze i przekazywać złe wiadomości bezpośrednio i jednakowo wszystkim słuchaczom, niezależnie od ich roli w organizacji.
