Sukces lub porażka organizacji często zależy od jej zdolności komunikowania się z jej członkami, zgodnie z Departamentem Komunikacji na California State University. Nowe technologie, zmieszane z różnorodnością kulturową, zwiększyły znaczenie komunikacji organizacyjnej, ale także uczyniły tę dziedzinę bardziej złożoną. Zrozumienie niektórych wspólnych barier może poprawić zdolność organizacji do komunikowania się.
Błędna struktura
Publiczność potrzebuje struktury, aby zrozumieć komunikat, a wiele komunikatów jest skazanych na zaginięcie, ponieważ brakuje im właściwej organizacji, jak twierdzi Lee Hopkins, który napisał ponad 130 artykułów na temat komunikacji biznesowej. Struktura jest krytyczna, ponieważ bez wprowadzenia, treści i bliskości odbiorcy będą mieli trudności z zachowaniem, przywołaniem i przetwarzaniem informacji. Zasady te dotyczą każdej komunikacji, od wiadomości e-mail do publicznych prezentacji i do odbiorców dowolnej wielkości.
Założenia
Dwa wspólne założenia komunikacyjne oznaczają katastrofę dla sukcesu komunikacji organizacyjnej. Zakłada się, że wszyscy członkowie organizacji mają taką samą bazę wiedzy, jak nadawca wiadomości. Drugi uważa, że informacje będą się dokładnie i skutecznie rozprzestrzeniać, gdy tylko jeden lub dwóch członków otrzyma je. The Free Management Library, internetowy przewodnik po artykułach poświęconych przywództwu, zaleca, aby zarząd proaktywnie, troskliwie i strategicznie komunikował się ze swoimi członkami. Konkretne rekomendacje Biblioteki Free Management obejmują organizowanie regularnych spotkań między pracownikami i liderami, a także pomiędzy różnymi działami. Inne wskazówki obejmują udzielanie pracownikom pisemnych kopii opisów stanowisk pracy, podręczników pracowników i innych ważnych materiałów firmowych.
Nadmierne uzależnienie od technologii
Zbyt duże uzależnienie od nowych technologii, takich jak SMS-y, Twitter czy inne serwisy społecznościowe może oznaczać, że nie wszyscy członkowie organizacji dosłownie otrzymują wiadomość. Na przykład, snazzy blog nie będzie tak przydatny dla użytkowników, którzy muszą wykonać zadanie bez dostępu do Internetu. Jim Shaffer, autor "The Leadership Solution", zaleca, aby osoby odpowiedzialne za komunikację organizacyjną przeanalizowały swoje plany, aby upewnić się, że używają metod dostarczających informacji, których potrzebują klienci i pracownicy, zamiast polegać na formatach, które są modne lub atrakcyjne.
Zbyt wiele informacji
Innym częstym błędem jest przekonanie, że dodanie szczegółów do szczegółów komunikacji sprawi, że będzie on bardziej przekonujący, gdy w rzeczywistości zbyt wiele informacji może zniechęcić widzów. Prostota jest kluczem do tworzenia komunikacji organizacyjnej, która pozostaje z publicznością. Bez względu na to, jak bardzo lubisz produkt, rozumiesz go lub masz doświadczenie w branży, trzymaj się dwóch lub trzech głównych punktów, zamiast mówić lub pisać o wszystkim, co wiesz, aby przekazać wiadomość.
Zapominanie o niewerbalnych
Osoby odpowiedzialne za komunikację organizacyjną muszą pamiętać o sygnałach niewerbalnych, które mogą albo ulepszyć przygotowany komunikat, albo całkowicie umniejszyć jego znaczenie. W kulturze zachodniej kontakt wzrokowy, właściwa postawa i ubrania odpowiednie do sytuacji pokazują, że nadawca wiadomości jest zainteresowany, pełen szacunku, szczery i wiarygodny, zgodnie z mindtools.com.
