Poczta elektroniczna stała się standardową metodą komunikacji dla firm i osób komunikujących się z przedsiębiorstwami. Powiedział, że są chwile, kiedy tradycyjny list zawodowych biznesowych jest konieczne. Może to dotyczyć poszukiwania pracy, propozycji biznesowych, a nawet prawnych. Prawidłowo sformatuj literę, aby uzyskać jak najlepsze wyniki. Obecne style biznesowe używają litery "format blokowy" w biznesie, a nie "stylu wciętego" używanego w przypadku mniej formalnych liter.
Utwórz papier firmowy
Papier firmowy zawiera informacje, takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy), adres i inne stosowne informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, faks i adres e-mail. Większość programów do edycji tekstu w komputerze otwiera sekcję "nagłówka", klikając dwukrotnie górny cal strony pustego pliku. W stylu bloku nie ma wcięć ani centrowania informacji. Jest to po prostu blok informacji wzdłuż lewego marginesu. Ten nagłówek jest używany tylko na pierwszej stronie.
Jeśli nie możesz utworzyć papieru firmowego w sekcji nagłówka, masz dwie opcje. Przenieś papier firmowy do głównej bryły jako pierwszy blok lub umieść datę najpierw z danymi kontaktowymi między datą a informacjami odbiorcy.
Data, adres i zwrot grzecznościowy
Data, adres i powitanie to pierwsze trzy bloki w sekcji głównej strony z literami. Upewnij się, że nie jesteś w sekcji nagłówka, klikając stronę główną. Pierwsza linia to data sformatowana przez pisownię miesiąca z następującym po nim dniem i rokiem, na przykład 10 maja 2017 r.
Pozostaw pustą linię między datą a blokiem adresu odbiorcy. Dołącz "Pan", "Pani" lub "Pani" w stosownych przypadkach. Skorzystaj z pełnego adresu i informacji kontaktowych, umieszczając informacje o ulicy w jednym wierszu i mieście, podaj stan w następnym. Pomiń linię dla zwrotu grzecznościowego, po którym następuje dwukropek, na przykład "Droga Pani Smith:".
Sformatuj treść listu
Pomiędzy adresem i zwrotem grzecznościowym lub po zwrotnym pozdrowieniu możesz podać odniesienie do litery podsumowującej temat, np. "RE: Supervisor Position". Kontynuuj, aby napisać treść litery. Użyj konserwatywnej czcionki 10 lub 12 punktowej, na przykład Times New Roman, Cambria lub Arial. Akapity nie są wcięte, umieszczone na lewym marginesie i oddzielone o jedną linię. Marginesy powinny być o jeden cal z każdej strony dokumentu.
Przechodzenie do drugiej strony
Dołącz informacje kontaktowe papieru firmowego tylko na pierwszej stronie litery. Jak już wspomniano, pierwsza strona to jedyne miejsce, w którym powinien znajdować się papier firmowy z pełną nazwą i adresem nadawcy. Nagłówek drugiej strony powinien zawierać wyśrodkowany numer strony. Możesz również dołączyć adresata listu na lewym marginesie oraz datę na prawym marginesie, co pomoże czytelnikowi zidentyfikować dokument, jeśli dwie strony kiedykolwiek zostaną rozdzielone.
Zamykanie listu
Litery są zamykane blokiem podpisu. Zamknij list na drugiej stronie, używając neutralnego, ale przyjaznego zamknięcia, na przykład "Z poważaniem" lub "Pozdrawiam". Po zamknięciu następuje przecinek, cztery spacje i twoje imię. Podaj swój tytuł, jeśli jest, pod Twoim imieniem. Podpisz literę niebieskim lub czarnym atramentem w miejscu nad twoim imieniem.
Jeśli dołączyłeś coś z listem, na przykład CV lub propozycją, zwróć uwagę, że pod Twoim imieniem znajdują się dwie "linie".
