Nie polegaj na połączeniach telefonicznych, aby uzyskać potrzebne wyniki. Rozmawiając przez telefon z obsługą klienta, firmami ubezpieczeniowymi, firmami lub kimkolwiek innym na ważny temat, należy skontaktować się z listem potwierdzającym, aby utworzyć pisemny zapis do wykorzystania w przyszłości.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Edytor tekstu
-
papier
-
koperta
-
pieczęć
List potwierdzający to sposób na zapisanie zapisu rozmowy telefonicznej, która może być później wykorzystana w celu udowodnienia, o czym była mowa. List potwierdzający zawiera trzy rzeczy: 1) pomaga stronom śledzić odpowiedzialność; 2) informuje adresata, że rozmowa nie zostanie zapomniana; i 3) może służyć jako dowód w postępowaniu sądowym, aby udowodnić swoją wersję wydarzeń.
Zaplanuj swój list przed rozmową telefoniczną, sporządzając listę rzeczy do omówienia. Dla każdego elementu dyskusji określ, kto jest odpowiedzialny i kiedy przedmiot zostanie zrealizowany. Jeśli są jakieś nieprzewidziane okoliczności, zidentyfikuj je.
Po rozmowie telefonicznej zacznij pisać swój list. Podaj datę, adresata i linię tematyczną. Napisz list wyraźnie i zwięźle. List powinien być rzeczowy i dokładny. Pomijaj komentarze, spekulacje i emocje. Z reguły nie używaj wykrzykników. Nie próbuj zastraszać ani nękać. Pamiętaj, że list może zostać odczytany sędziemu lub ławie przysięgłych, a Ty nie chcesz spotkać się z nikim nieprzyjemnym lub nierozsądnym.
Rozpocznij literę "Ten list ma na celu potwierdzenie naszej rozmowy telefonicznej w dniu data dotyczącej ___"Następnie dokładnie opisz to, co zostało omówione, określając, kto co powiedział. Pamiętaj o podaniu wszystkich ważnych informacji, w tym o tym, kto jest odpowiedzialny za element działania, kiedy ma on zostać ukończony, oraz o ewentualnych ewentualnościach. poinformuj mnie na piśmie tak szybko, jak to możliwe, jeśli cokolwiek opisane powyżej jest niedokładne. "Następnie podpisz list.
Upewnij się, że sporządzasz i zachowujesz kopię podpisanego listu, a następnie przesyłasz go pocztą. Jeśli przedmiot listu jest krytyczny i masz powody, by uważać, że adresat może odmówić odbioru listu, wyślij list za pośrednictwem certyfikowanej poczty. Jeśli masz adres e-mail adresata, poczta e-mail jest w porządku.
