Listami intencyjnymi są dokumenty formalne, które są w części pomiędzy propozycją a umową prawną. Określają one główne szczegóły umowy biznesowej lub propozycji badań, aby wszystkie zaangażowane strony miały jasność co do kluczowych kwestii. Ze względu na swój charakter, litery te mają szczególną strukturę; dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak sformułować list intencyjny.
Otwórz nowy plik w edytorze tekstu. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres w pierwszych trzech do czterech liniach dokumentu. Pozostaw pustą linię i wprowadź nazwę i adres odbiorcy listu. Pozostaw kolejną pustą linię i wprowadź datę. Dodaj jeszcze dwie puste linie. Rozpocznij właściwy list od adresowania go do odbiorcy po imieniu; takie jak "Drogi Panie Jonesie".
Rozpocznij pierwszy akapit, wyjaśniając, dlaczego piszesz. Jeśli jest to list firmowy, wspomnij o wcześniejszych kontaktach z firmą, które doprowadziły cię do wstępnych umów, które do tej pory zawarłeś. Jeśli jest to list intencyjny uczelni lub uniwersytetu, krótko wyjaśnij swoje pochodzenie i poświadczenia; takie jak odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie.
Rozpocznij nowy akapit. Wyszczególnij swoją propozycję, w tym odpowiednie szczegóły dotyczące wszystkich uzgodnionych aspektów projektu. Może to zająć dwa lub więcej akapitów, w zależności od złożoności projektu. W przypadku firm, upewnij się, że każdy aspekt projektu będzie prostym językiem; od ceny do planowanego zakończenia lub daty dostawy. W przypadku propozycji badań wyjaśnij, jaki jest cel badania i jak zostanie on osiągnięty.
Dodaj ostatni akapit. W liście intencyjnym niniejszy ustęp służy do zdefiniowania specjalistycznych terminów użytych w planie projektu i wyszczególnia wszelkie dodatkowe stosowne informacje, takie jak uzgodniony termin ostatecznych warunków, które zostaną określone. W przypadku listów do badań, dodaj wszelkie dodatkowe istotne informacje do wniosku, takie jak nazwisko nauczyciela lub mentora, który już masz w kolejce.
Napisz ostatnią linijkę zamykającą z prośbą o odpowiedź na twój list intencyjny. Dodaj podpisanie poza linią, na przykład "Z poważaniem". Pozostaw od trzech do czterech pustych linii, w których możesz podpisać swoje imię po wydrukowaniu litery. Wpisz swoje imię i nazwisko, swoje kwalifikacje (jeśli to konieczne). Jeśli piszesz list intencyjny, dodaj swoją pozycję w firmie pod swoim imieniem. Zapisz kopię listu dla swoich rekordów.
Wskazówki
-
Ponieważ adresaci listów intencyjnych prawdopodobnie otrzymają wiele takich listów, a także mają do czynienia z innymi sprawami, ważne jest, aby pozostać zwięzłymi. Powinieneś uwzględnić tylko te szczegóły, które są istotne dla projektu, a nawet wtedy, dołącz tylko te szczegóły, które zostały już uzgodnione. Cała reszta może poczekać na dalsze dyskusje.
Ostrzeżenie
Listy intencyjne istnieją w mglistej sferze prawnej między ofertami a faktycznymi umowami. Ponieważ są one stwierdzeniem, gdzie osiągnięto negocjacje, a nie dokumentem wyszczególniającym wiążące porozumienie, to czy jakiekolwiek warunki w umowie są ostatecznie wiążące dla którejkolwiek ze stron, będzie to kwestią dla sądów, jeśli później umowa stanie się kwaśna. Zawsze skonsultuj się z prawnikiem, zanim zaczniesz działać w oparciu o warunki listu intencyjnego.
