Formalna komunikacja biznesowa odbywa się na firmowym papierze firmowym i zazwyczaj zawiera podpis autora poniżej powitania końcowego. Format tego typu komunikacji biznesowej jest prosty; jednak list wymagający podpisów więcej niż jednej osoby musi być złożony i sformatowany w nieco inny sposób, aby wyjaśnić, dlaczego litera zawiera wiele podpisów i zapewnić miejsce dla więcej niż jednego podpisu.
Tradycyjny format bloku
Korespondencja biznesowa powinna być w tradycyjnym formacie blokowym, co oznacza, że data jest dwiema liniami pod nagłówkiem; nazwa i adres korespondencyjny adresata to dwie linie poniżej daty; wiersz tematu to dwie linie poniżej informacji adresata, a na koniec dwie linie poniżej linii tematu to powitanie. Dopuszczalnymi pozdrowieniami do oficjalnej korespondencji handlowej są: "Droga Pani Smith", "Szanowny Panie Jones", "Panowie" lub po prostu "Pozdrowienia". Ostatni przykład jest przydatny, gdy twój list jest dla wielu adresatów mieszanych płci. Tradycyjny format blokowy oznacza, że akapity nie są wcięte z każdą linią w linii z lewym marginesem.
Powód wielokrotnego podpisu
Podczas gdy osoba, do której adresujesz swoją korespondencję, może już wiedzieć, dlaczego jest wielu osób podpisujących, dobrze jest krótko powtórzyć powód w treści twojego listu. Instancje, w których list może wymagać wielu podpisów, obejmują przekazanie akcji, która wymaga autoryzacji od więcej niż jednej osoby lub wyrażenie zbiorczych opinii kilku osób popierających wiadomość, którą przekazuje twój list. Na przykład możesz napisać: "W imieniu zespołu kierownictwa wykonawczego ABC Company, niniejszy list określa konsensus, który osiągnęliśmy po omówieniu twojego pisemnego wniosku o zatrudnienie dodatkowych pracowników działu kadr." W pierwszym akapicie tego listu podaj przyczynę swojej komunikacji i powód, dla którego list zawiera wiele podpisów. Następujące akapity twojego listu są oczywiście równo z lewym marginesem.
Zamknięcie powitania i bloki podpisów
Zwroty końcowe powinny być takie, które są odpowiednie dla oficjalnego listu biznesowego, np. "Bardzo szczerze Twój", "Z szacunkiem" lub "Z pozdrowieniami". Zwroty końcowe rozpoczynają się dwoma wierszami poniżej ostatniego akapitu.
Jeśli masz tylko dwóch podpisujących, pomiń cztery spacje, które są wystarczające dla podpisu na piśmie, i wpisz nazwę pierwszego podpisującego równo z lewym marginesem. W wierszu pod nazwą osoby podpisującej wpisz ich pozycję lub tytuł. Pomiń kolejne cztery spacje dla nazwy drugiego podpisującego i jego pozycji lub tytułu. Imię i nazwisko osoby, która plasuje się wyżej w organizacji, powinno być pierwszym blokiem podpisu.
Jeśli masz trzech osób podpisujących, pomiń cztery przestrzenie linii i wpisz nazwę osoby podpisującej 1 z lewym marginesem. Przejdź i wpisz nazwę Signer 2; Ponownie przejdź do zakładki i wpisz nazwę osoby podpisującej 3. Zmniejsz jedną przestrzeń linii i wpisz pozycję lub tytuł osoby podpisującej 1, ułóż zakładkę i zrób to samo dla osoby podpisującej 2 i osoby podpisującej 3, aby ich tytuły znajdowały się bezpośrednio pod ich pisanymi na maszynie nazwiskami.
W przypadku czterech osób podpisujących opuść cztery spacje i wpisz nazwę osoby podpisującej 1 na lewym marginesie. Przejdź na środek strony i wpisz nazwę Signer 2; przejdź do następnej linii i wpisz pozycję lub tytuł Signera 1 i Signera 2 bezpośrednio pod ich nazwami. Pomiń kolejne cztery spacje i powtórz format dla Signer 3 i Signer 4.
Rozprowadź swój projekt
Ponieważ piszesz list w imieniu więcej niż jednej osoby, dobrą praktyką jest rozpowszechnianie projektu przed złożeniem wniosku o jego podpis. Powiedz im, że witasz ich dane wejściowe i wyślij projekt pocztą e-mail lub odwiedzając każdą osobę indywidualnie. Kiedy wszyscy zgodzą się na treść i dostarczenie wiadomości listu, przygotuj ostateczną wersję i daj wszystkim znać, że osobiście prześlesz ją do podpisu.
