Firmy prowadzą systemy inwentaryzacji za pomocą okresowych lub wieczystych systemów inwentaryzacyjnych. System ciągłej inwentaryzacji utrzymuje saldo zapasów w czasie rzeczywistym. Okresowy system inwentaryzacji aktualizuje saldo zapasów tylko po wykonaniu fizycznej operacji liczenia. Nieustające systemy inwentaryzacji wymagają corocznej inwentaryzacji fizycznej, a okresowy system inwentaryzacji częściej dokonuje inwentaryzacji fizycznych. W przypadku obu systemów różnica między liczbą inwentarza fizycznego a ilością zgłoszoną w systemie inwentaryzacji jest dostosowywana poprzez dostosowanie zapasów.
Inwentaryzacja fizyczna
Korekty zapasów wymagają fizycznej inwentaryzacji, aby księgowy mógł porównać ją z saldem zapasów zarejestrowanym w systemie. Cała aktywność musi ustać podczas liczenia inwentarza fizycznego, aby zachować integralność liczenia. Pracownicy firmy ręcznie liczą i rejestrują każdą jednostkę zawartą w magazynie podczas fizycznej inwentaryzacji.
Okresowe korekty zapasów
W systemie okresowych zapasów właściciel firmy rejestruje zmianę stanu inwentarza, gdy fizycznie liczy zapasy. Porównuje bieżące zarejestrowane saldo zapasów z liczbą inwentarza, który właśnie zrobił. Różnica jest rejestrowana jako korekta zapasów. Pozycja księgowa korekty asortymentu obejmuje obciążenie kosztem towarów sprzedanych, kredyt na zakupy i obciążenie lub zapasy do wykazu. Właściciel określa kwotę zakupów w oparciu o akumulację zakupów dokonanych w ciągu miesiąca. Ilość zapasów jest obliczana na podstawie różnicy między liczbą inwentarza fizycznego a saldem zapasów w systemie. Jeśli kwota zapasów oznacza wzrost salda zapasów, konto zostaje obciążone. Jeśli kwota zapasów oznacza spadek, konto zostaje zaksięgowane. Koszt sprzedanej ilości towarów określa się, obliczając liczbę potrzebną do zrównoważenia pozycji.
Perpetual Inventory Adjustments
W systemie ciągłej inwentaryzacji zakupy i transakcje sprzedaży wpływają na saldo zapasów w momencie transakcji. Końcowa inwentaryzacja zarejestrowana w systemie wieczystej inwentaryzacji teoretycznie powinna odpowiadać inwentaryzacji fizycznej. Księgowy porównuje fizyczną inwentaryzację z saldem systemu zapasów. Księgowy rejestruje rozbieżność jako korektę zapasów. Wysokość rozbieżności jest naliczana do Kosztu Sprzedawanego Sprzedawanego z pozostałą częścią Zapasowego Inwentarza. Jeśli licznik inwentarza fizycznego wykaże wyższe saldo niż system zapasów, księgowy obciąża zapasy i kredyty kosztem sprzedanego towaru. Jeśli liczba inwentarza fizycznego pokazuje niższe saldo niż system zapasów, księgowy obciąża koszt wyprzedaży i zapasy magazynowe.
Analiza zapasów
Niektóre korekty zapasów pojawiają się w wyniku normalnej działalności biznesowej, np. Zepsucie zapasów lub błędy w wprowadzaniu danych. Księgowy musi analizować duże korekty zapasów, aby określić, dlaczego występują duże korekty. Częste błędy przy wprowadzaniu danych wymagają odpowiedzialności w zakresie przekwalifikowania lub restrukturyzacji. Duże niewyjaśnione korekty zapasów mogą wynikać z kradzieży, co oznacza, że bezpieczeństwo musi wzrosnąć.
