Inwentaryzacja typu "dokładnie na czas" (JIT) to proces mający na celu ograniczenie inwestycji biznesowych w zasoby reklamowe, a tym samym uwolnienie funduszy na inwestycje w inne części przedsiębiorstwa, takie jak praca lub infrastruktura. Firmy przewożą mniejszą ilość surowców, opierając się na wyrafinowanym systemie księgowym, który przewiduje przyszłe potrzeby związane z zapasami i zamawia je tuż przed ich potrzebą. Dostawy są mniejsze, ale częstsze, dzięki czemu powstaje mały, odnawialny zapas świeżych zapasów. Celem tego systemu jest dostarczenie komponentów do zakładu na krótko przed ich użyciem, zamiast trzymania dużego zapasu części lub składników pod ręką. Mając mniej pieniędzy związanych z materiałami w magazynach, firmy mogą swobodnie ulepszać lub rozszerzać.
Istnieje wiele zalet i wad systemów inwentaryzacji typu just-in-time. Z drugiej strony, kapitał obrotowy nie jest związany, istnieje mniejsza szansa, że zapasy przestaną być magazynowane i łatwiej będzie zmieniać zlecenia produkcyjne, ponieważ jest tak niewiele produktów, aby się przedostać. Jednak nie wszystko jest pozytywne. Nawet przy znacznych oszczędnościach w całej firmie, JIT może mieć dość wad, aby każdy właściciel firmy poważnie spojrzał na ten proces.
Niedogodności związane z zapasem Just-in-Time
W systemach inwentaryzacji typu "just-in-time" firmy zamawiają minimalną ilość zapasów, aby dotarły do następnej daty dostawy. Restauracja korzystająca z tego systemu w dwutygodniowym harmonogramie dostaw zamówiłaby tylko tyle żywności, aby mogła przetrwać średnio cztery dni. Większość tych systemów opiera się na danych porównawczych z roku poprzedniego i zakładają one, że z roku na rok działalność będzie względnie statyczna. Jeśli główny konkurent restauracji nagle straci pracę, może zauważyć nagły wzrost przychodów, który nie był planowany z góry. W rezultacie na półkach może nie być wystarczającej ilości jedzenia, aby przetrwać tydzień. Znalezienie alternatywnych źródeł dla awaryjnych dostaw żywności może być niemożliwe lub, w najlepszym razie, bardzo kosztowne.
Z drugiej strony, nagły i nieoczekiwany spadek działalności może oznaczać nadwyżki składników na półkach, prawdopodobnie zepsute przed użyciem. W przypadku zautomatyzowanego systemu może to być dwa lub trzy cykle inwentarza, zanim właściciel firmy będzie mógł dostosować ilość dostarczanego produktu. To również stanowi problem na następny rok, ponieważ system będzie ponownie oczekiwał spadku prawdopodobnie nie zamówi wystarczającej ilości składników na tydzień.
Trudności z niespodzianką Extra Business
Jedną z największych wad biznesowych typu just-in-time jest brak elastyczności, jeśli chodzi o szczęście. W większości firm klient przychodzi i chce zamówić ogromną ilość produktów. Dla firmy z koszulkami z nowym kontem szkolnym może to oznaczać, że nowy klient będzie czekał dłużej, niż chce, aby uzyskać kompletne zamówienie. Małe firmy nie mogą sobie pozwolić na obniżenie zysków, ale znalezienie nowych surowców w krótkim czasie może okazać się prawie niemożliwe, aby zadbać o rentownych nowych klientów.
Można to rozwiązać na jeden z dwóch sposobów. W pierwszym przypadku nowi klienci mogą uzyskać żądane zamówienie, ale będą musieli czekać znacznie dłużej, aby je uzyskać z powodu braku zapasów. W zależności od rodzaju koszulki, której potrzebują, znalezienie wystarczającej ilości materiału wystarcza, aby zadowolić nowych klientów. Z drugiej strony, jeśli właściciel sklepu z koszulkami udaje się znaleźć gotowe zestawy podstawowych koszulek, które zadowolą klienta, prawdopodobnie będzie to kosztować więcej pieniędzy niż pobiera zwykły dostawca w sklepie. Klient końcowy może faktycznie skończyć kosztem pieniędzy firmy, obniżając marżę zysku do prawie nic.
Wymagane więcej planowania i szkolenia
Wiele małych firm ręcznie zamawia artykuły i materiały ręcznie przy użyciu papieru i ołówka, przynajmniej na początku. Nawet te wystarczająco duże, aby potrzebować lub chcieć programu inwentaryzacji komputerów, robią to za pomocą prostych aplikacji. W większości przypadków wystarczy kilka inwentaryzacji raz w miesiącu, aby śledzić, czego potrzebujesz. W takich przypadkach inwentaryzacja to prosty proces i można go łatwo nauczyć każdego pracownika w krótkim czasie.
Dzięki systemowi inwentaryzacji JIT cały proces inwentaryzacji jest bardziej złożony. Pracownicy muszą być przeszkoleni, aby bardzo często wykonywać bardzo szczegółowe inwentaryzacje. Dokładność ma kluczowe znaczenie, ponieważ cały system zamówień dla firmy opiera się na tych liczbach. Pracownicy będą musieli nauczyć się korzystać z rozbudowanych systemów komputerowych, co może stanowić wyzwanie dla osób, które nie są zaznajomione z komputerami zainstalowanymi w biurze. Aby wyszkolić i zatrzymać pracowników, którzy są w stanie obsłużyć te obowiązki inwentaryzacyjne, konieczne może być zwiększenie kosztów pracy. Ponadto musisz znaleźć dostawców, którzy są chętni do współpracy z Tobą, dostarczając produkty kilka razy w tygodniu bez dodawania wygórowanych opłat za dostawę do każdego zamówienia. Jest to także inteligentna praktyka tworzenia relacji z mniejszymi dostawcami na potrzeby awaryjnych dostaw w przypadku przerwy w procesie inwentaryzacji / dostawy.
Ciasny łańcuch dostaw oznacza mniejszą kontrolę
Większość właścicieli małych firm jest dumna ze swojej zdolności do szybkiej zmiany i szybkiego wprowadzania zmian, gdy wzywają do tego siły gospodarcze wokół nich. W przypadku systemów inwentaryzacji typu just-in-time jest to o wiele trudniejsze. Sąsiadująca piekarnia będzie na ogół wiedzieć, kiedy lokalne uroczystości będą miały miejsce i odpowiednio je uporządkuje. Ale jeśli piekarz dowiaduje się, że nowy projektant ślubu szuka awaryjnego zapasu fantazyjnych babeczek, ma małe szanse na przyspieszenie i dotarcie do pracy.
Nawet jeśli uda jej się zamówić babeczkę, jeśli dostawca pieca na srebrne ciastka nie ma na stanie, ma mniej możliwości zaoferowania potencjalnemu nowemu klientowi. Wszelkie zakłócenia w łańcuchu dostaw w dowolnym miejscu w systemie ostatecznie wpłyną na wyniki małych firm korzystających z tego systemu. Dzięki mniejszej liczbie opcji oferowania klientom i mniejszym możliwościom zmiany planów biznesowych w krótkim czasie, inwentaryzacje typu "just-in-time" mogą ograniczyć możliwości, które w przeciwnym razie mogłyby rozwinąć małą firmę.
Problemy z klęskami żywiołowymi
Tornada, huragany, powodzie i inne klęski żywiołowe mogą mieć ogromny wpływ na każdy biznes, podobnie jak niepokoje społeczne i działania policji. Różnica w systemach inwentaryzacji typu just in time polega na tym, że efekt można odczuć znacznie ostrzej. Niebezpieczeństwo to nie tylko to, co dzieje się, gdy w pobliżu firmy pojawiają się sytuacje awaryjne, ale także wtedy, gdy zdarzają się w innych obszarach, w których firma jest dostawcą.
Lokalna kawiarnia, w której stosuje się zamówienia JIT, zwykle będzie utrzymywała wystarczającą ilość fasoli na sprzedaż przez trzy lub cztery dni. Mogą oni zaopatrzyć się w dodatkowe artykuły na dzień, ale nie więcej. Jeśli ich palarnia, znajdująca się w następnym stanie, zostanie trafiona tornadem lub pożarem, właściciel kawiarni będzie miał mało czasu, aby się popchnąć i znaleźć nowego dostawcę ziarna. Jeśli jego klienci są przyzwyczajeni do pewnej mieszanki zastrzeżonych mieszanek, może nie być w stanie utrzymać swoich drzwi otwartych przez więcej niż kilka dni, zanim zabraknie zapasów.
Potrzeba wyższych inwestycji w IT
Systemy inwentaryzacji typu "just-in-time" są tak złożone, że praktycznie nie można ich używać bez komputera i dedykowanych programów. Firmy będą potrzebować śledzenia zapasów, tworzenia zamówień, prognozowania sprzedaży i wielu innych programów, aby ten system działał prawidłowo. Oznacza to dużą inwestycję w sprzęt i oprogramowanie oraz czas szkolenia dla kierownictwa i pracowników. Będą dodatkowe koszty pracy, dodatkowe obowiązki nadzorcze i więcej czasu na wprowadzanie danych.
Gdy wszystkie te systemy zostaną zainstalowane, a ludzie zostali przeszkoleni, cała firma polega teraz na systemie komputerowym, który działa bezbłędnie. W większości przypadków tak, ale pojawiają się problemy. Właśnie dlatego istnieją działy IT. Każda firma z systemem JIT musi utrzymywać relacje z specjalistą IT, który jest zaznajomiony ze sprzętem, który zainstalował, a także znajomością specjalistów pracujących dla firmy JIT. Żadna firma nie może sobie pozwolić na to, by ich system magazynowy pozostawał w trybie offline przez kilka dni, niezależnie od tego, czy wynika to z błędu oprogramowania, czy z powodu usterki komputera. Naprawa awaryjna może być kosztowna i może nawet nie być dostępna w nocy lub w święta. Właściciele inteligentnych firm tworzą plan awaryjny na wypadek sytuacji awaryjnych, ale w najlepszym wypadku są to tymczasowe przerwy.
Konieczne uzależnienie od jednego dostawcy
Utworzenie systemu JIT wymaga nawiązania relacji z głównymi dostawcami, którzy dostarczą tygodniowe surowce potrzebne firmie. Chociaż te powiązania biznesowe mogą być korzystne dla każdej firmy, istnieją również wady tego układu.
Właściciel pizzerii, który korzysta z usług jednej firmy zajmującej się zaopatrywaniem restauracji, ma tę przewagę, że wie, ile będzie płacić za pepperoni i mąkę każdego tygodnia, dzięki czemu łatwiej kontrolować koszty żywności. Z drugiej strony ma ograniczoną zdolność rozglądania się po konkurencyjnych dostawcach, aby sprawdzić, jakie ceny oferują tym samym produktom. Jeśli dostawca w całym mieście oferuje pepperoni za pół ceny w tym tygodniu, nie może po prostu złożyć jednorazowego zamówienia przed powrotem do stałego dostawcy. Może zmieniać dostawców, ale nie ma sposobu, aby po prostu rozejrzeć się, aby znaleźć najlepsze ceny w każdym tygodniu.
Ten sam problem występuje, gdy dostawca decyduje się podnieść ceny. Właściciel pizzerii utknął, płacąc wyższe ceny, dopóki nie znajdzie podobnego dostawcy, który oferuje lepsze ceny i który jest chętny do współpracy z nią w jej harmonogramie zamówień. Tak czy inaczej, inwentaryzacja JIT poważnie obniża zdolność właściciela firmy do znalezienia najlepszego kosztu surowców w odpowiednim czasie.
Problemy z satysfakcją klienta
Gdy systemy inwentaryzacji dokładnie działają, działają dobrze. Jednakże, gdy te systemy się psują, firmy mogą cierpieć na wielu frontach. Brak zapasów oznacza utratę biznesu, ale to tylko efekt natychmiastowy. Niezadowoleni klienci, którzy nie mogą dostać tego, czego chcą, lub którzy muszą czekać dłużej niż zwykle, aby zrealizować zamówienia, stanowią poważny problem w dzisiejszym środowisku biznesowym.
Internet ma ogromny wpływ na prawie każdą małą firmę, a nieszczęśliwi klienci mają większą moc, aby skrzywdzić firmy, niż kiedykolwiek wcześniej. Przeglądanie stron takich jak Yelp i Facebook, Twitter i innych serwisów społecznościowych daje klientom głos, którego nigdy wcześniej nie mieli. Jedna zła recenzja, napisana w zabawny lub szokujący sposób, może wystarczyć, aby poważnie zranić dziś każdy mały biznes. Wirusowe recenzje biznesowe są materiałem legendy internetu, a niektóre zostały powtórzone od lat. W czasach, gdy każdy klient ma siłę, by zamknąć biznes, jeśli jest wystarczająco zmotywowany, właściciele firm robią wszystko, aby byli szczęśliwi. Posiadanie wystarczającej ilości zapasów w magazynie, aby zadowolić klientów, może stanowić dużą część tej strategii.
