Prawidłowe rejestrowanie minut spotkań jest ważnym krokiem, który można przeoczyć. W niektórych przypadkach prowadzenie rejestru protokołów posiedzeń może być wymogiem prawnym. Niezależnie od tego, czy jest to wymóg prawny, czy też nie, jest to dobry sposób na to, aby wszyscy byli skupieni i punktualni po spotkaniu, i zapewnia historyczny zapis działań organizacji.
Program spotkania
Ustalenie porządku dziennego pomaga zapobiec dezorganizacji spotkania i pozwala sporządzić wstępny zarys protokołu. Oszczędza to czas i ułatwia wypełnianie pustych pól w każdym temacie, jak to jest omawiane.
Wstępne informacje
Oznaczyć górną część dokumentu "Spotkanie minutowe dla Data." W prawym górnym rogu podaj podstawowe informacje o spotkaniu. Zwróć uwagę na nazwę firmy, datę i miejsce spotkania oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania.
Kto uczestniczył
Protokół powinien pokazywać, kto uczestniczył w spotkaniu. Wymień nazwę i tytuł każdej osoby. Jeśli uczestnicy pochodzą z innej organizacji lub są załatani przez telefon, należy to odnotować. Należy również zwrócić uwagę, kto sporządził protokół posiedzenia, który zwykle jest sekretarzem korporacyjnym.
Tematy dyskusji
Podczas kompilowania minut tematy dyskusji są proste. Nie cytuj tego, co powiedziała każda osoba. Trzymaj się podstawowego opisu tematu i jasno określ, jaka decyzja lub wynik został osiągnięty. Nie ma potrzeby dalszego opracowywania w protokole.
Wpisz minuty Natychmiast
Wpisz minuty spotkania natychmiast. Im więcej czasu minie przed wprowadzeniem minut, tym bardziej prawdopodobne, że zapomnisz o ważnej rzeczy, która się wydarzyła. Niektórzy uważają za pożyteczne, aby podczas spotkania mieć magnetofon, aby w razie potrzeby móc sprawdzić rekord podczas kompilacji minut. Prześlij kopię protokołu ze spotkań wszystkim uczestnikom.
