Protokół ze spotkań jest zapisem wszystkich ważnych informacji, które omówiono, oraz wszelkich decyzji podjętych podczas spotkania biznesowego. Zwykle wyznaczony minutnik rejestruje spotkanie na papierze lub laptopie. Protokoły z posiedzeń zapewniają, że nic znaczącego na spotkaniu nie zostaną zapomniane i zapobiegną wszelkim przyszłym nieporozumieniom na temat wypowiedzi uczestników. Minutes na spotkania są również przydatne dla osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu. Upewnij się, że wszystko poprawnie zapisujesz, postępując zgodnie z wytycznymi dla kilku minut spotkania.
Zbierz informacje od gospodarza, takie jak nazwiska wszystkich uczestników, cel spotkania i porządek obrad, zanim rozpocznie się spotkanie. Pomaga to w kontynuowaniu dyskusji. Możesz skoncentrować się na robieniu minut lepiej, jeśli nie jesteś głównym uczestnikiem spotkania. Potwierdź swoją rolę u gospodarza, jeśli nie masz pewności.
Posłuchaj uważnie, gdy tylko rozpocznie się spotkanie. Unikaj rozpraszających, takich jak telefony komórkowe lub, jeśli przyniesiesz laptopa, sprawdzasz pocztę e-mail lub surfujesz po Internecie. Skoncentruj się na dyskusji pod ręką.
Nagraj tylko główne punkty. Zapisywanie każdego szczegółu jest niemożliwe i niepotrzebne. Zdecyduj, co jest ważne, biorąc pod uwagę cel spotkania. Zapisuj wszelkie wyrażone opinie i sugestie, kwestie, które się nie zgadzają i podjęte decyzje.
Jeśli to możliwe, parafrazuj. Pisanie oświadczeń dosłownie nie jest konieczne i zajmuje zbyt dużo czasu. Parafrazowanie pokazuje, że rozumiesz, o czym rozmawiają uczestnicy.
Numeruj swoje strony, jeśli piszesz piórem i papierem, aby uniknąć mieszania papierów.
Zadawaj pytania w razie potrzeby. Nie bój się wstrzymywać spotkania, jeśli chcesz sprawdzić, co ktoś powiedział.
Zadawaj pytania natychmiast po spotkaniu, gdy informacje wciąż są świeże, jeśli potrzebujesz wyjaśnić problem zbyt skomplikowany, aby go przywołać podczas spotkania.
Napisz tak obiektywnie, jak to możliwe. Jako minutnik, twoja rola nie polega na wyrażaniu opinii czy cenzurowaniu dyskusji, ale raczej na bezstronnym podsumowaniu tego, co zostało powiedziane.
Sprawdź swoje notatki pod kątem pisowni, interpunkcji i jasności, przeglądając je później. Wpisz odpowiednią kopię, zanim przekażesz minuty odpowiednim osobom.
