Spotkania odbywają się niemal wszędzie, gdzie są ludzie. Kościoły, szkoły i firmy organizują spotkania z różnych powodów. Gdy minuty są właściwie brane, można je łatwo przekazać innym uczestnikom spotkania, którzy potrzebują usłyszeć coś konkretnego, szczególnie dzień lub dwa po spotkaniu. Tak długo jak możemy próbować, nigdy nie będziemy pamiętać wszystkiego. Dlatego tak ważne jest prawidłowe sporządzanie protokołów na spotkaniu.
Biorąc minuty
Sprawdź, czy Twój biznes, kościół lub szkoła ma wymagany format do sporządzania protokołów posiedzeń. Niektóre miejsca prowadzenia działalności mają pewien sposób, w jaki lubią robić rzeczy, nawet jeśli różnią się nieco od standardu. Upewnij się, że postępujesz zgodnie z żądanym formatem.
Usiądź w miejscu, w którym możesz zobaczyć i usłyszeć wszystkich. Trudno jest zapisać minuty, kiedy szukasz, kto powiedział co. Siedzenie w centralnej lokalizacji jest najlepsze, jeśli pomieszczenie jest dość duże bez wzmocnienia. Usiądź z przodu pokoju, gdy duże grupy używają mikrofonów.
Napisz datę na swoim papierze. Przygotuj papier i długopis przed rozpoczęciem spotkania, aby uniknąć utraty czegoś ważnego na starcie. Zapisz również, czy to spotkanie dotyczy określonego tematu lub problemu. Szybko zanotuj także układ siedzeń, jeśli ich członkowie są stosunkowo nieliczni. Pomoże Ci to również później, gdy zwrócisz uwagę na to, kto powiedział co.
Nagraj wszystkich, którzy tam są. Pamiętaj, aby zapisać osobę odpowiedzialną za spotkanie, a także tych, którzy z jakiegoś powodu nie mogli z niego skorzystać. Jeśli to możliwe, przygotuj wcześniej zarys tego tematu, aby dać ci coś, co możesz zrobić, robiąc minuty podczas spotkania.
Napisz, kto powiedział, co, pomysł lub temat dyskusji i decyzji w tych dyskusjach. Jeśli ma miejsce głosowanie, zapisz, kto głosował, kto go oddelegował, a także jaki był wynik głosowania, np. 4 nie na 9 tak.
Nie nagrywaj absolutnie wszystkiego, co powiedziano podczas spotkania. Po prostu zapisz pomysły i tematy w podsumowaniu. Dopadnie cię szaleństwo, jeśli spróbujesz zapisać każde słowo, które mówi każda osoba.
Przepisz swoje protokoły najszybciej po spotkaniu, jak to możliwe. Zapobiega to błędom i utracie pamięci. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić pisownię przed wydrukowaniem protokołów i przekazaniem ich tym, którzy byli na spotkaniu.
