Generowanie i wysyłanie faktur może być czasochłonnym procesem. Jednak nie jest to proces, który powinien zostać pominięty lub zignorowany. Odpowiednio zaprojektowana faktura pomaga firmie uzyskać zapłatę i zapewnia ochronę prawną dla obu stron. Jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi przez Internal Revenue Service, twój system fakturowania może uzasadnić Twoje dochody.
Podstawy faktur
Gdy sprzedawca chce otrzymać zapłatę za towary lub usługi, wysyła fakturę. Faktura jest dokumentem zawierającym szczegóły dotyczące składników finansowych transakcji biznesowej. Faktura zawiera nazwę i dane kontaktowe kupującego i sprzedającego, opis świadczonych usług lub towarów, koszt za sztukę i całkowitą należną kwotę. Faktury zazwyczaj zawierają również datę płatności, numer faktury i preferowaną metodę płatności.
Zarabianie
Faktury pomagają firmie w uzyskaniu pełnej zapłaty i otrzymaniu zapłaty w terminie. Uzyskanie zapłaty bez właściwej faktury może być trudne. Firmy zwykle żądają otrzymania faktury szczegółowej przed rozłożeniem płatności. Warunki płatności mogą pomóc firmie szybko uzyskać należności. Na przykład firma może powiedzieć, że płatność jest wymagalna przy odbiorze, w ciągu 30 dni od otrzymania lub 60 dni od otrzymania. W tym polityka opłat za opóźnienia na fakturze - na przykład, że opóźnione płatności podlegają opłacie w wysokości 20 USD - mogą również pomóc w zapewnieniu szybkiej płatności.
Ustanawianie praw prawnych
Faktury dowodzą, że produkty i usługi są dostarczane i ustanawiają prawo przedsiębiorstwa do zapłaty. W przypadku, gdy klient nie zapłaci, firma może skorzystać z umów i faktur, aby prawnie wykazać przed sądem, że jest to należne. Podobnie, firma może przechowywać kopie faktur i kwot wypłaconych kontrahentom i dostawcom, aby ustalić, że wypełnił swoje umowne zobowiązanie do zapłaty.
Dowody audytu
Nawet jeśli robisz wszystko dobrze, zawsze istnieje możliwość, że Twoja firma mogłaby zostać skontrolowana przez IRS. Podczas audytu IRS chce upewnić się, że prawidłowo raportował wszystkie dochody uzyskane w ciągu roku. Jeśli masz zorganizowany system numerów seryjnych z numerami, IRS ma więcej pewności, że raportował dochód w pełni i poprawnie. Jeśli faktury są nieregularne lub nieistniejące, ciężar dowodu spoczywa na tobie, aby pokazać, że nie ukrywasz żadnych dochodów.
