Firmy, które utrzymują systemy inwentaryzacji stanów magazynowych, aby zarządzać poziomami zapasów w magazynie, jak również w zakładzie. Firmy takie muszą zadecydować, czy korzystać z okresowych systemów inwentaryzacji, czy z ciągłych systemów inwentaryzacji. W każdym z tych systemów firma musi co najmniej raz w roku wykonywać inwentaryzację fizyczną. Fizyczna inwentaryzacja zapewnia kilka korzyści dla zarządzania firmą.
Systemy magazynowe
Systemy magazynowe odpowiadają potrzebom firmy, dostarczając informacji dotyczących wielkości zapasów i wartości dolara. Wiele systemów inwentaryzacyjnych dostarcza informacji dotyczących konkretnej lokalizacji magazynu inwentarza oraz ilości przechowywanej w tym miejscu. Pracownicy i menedżerowie zakładu wykorzystują te informacje, aby zlokalizować określone produkty do wysyłki do klientów lub ustalić, czy firma musi zmienić kolejność określonego elementu magazynu, ponieważ dostępne zasoby zostały zmniejszone. Systemy inwentaryzacji dostarczają również informacji do działu księgowości dotyczących łącznej wartości zapasów posiadanych przez firmę.
Perpetual Inventory
System ciągłej inwentaryzacji aktualizuje się za każdym razem, gdy magazyn otrzymuje zapasy od dostawców, a także za każdym razem, gdy magazyn wysyła statystykę do klienta. System ciągłej inwentaryzacji zapewnia saldo zapasów w dowolnym momencie. Ta równowaga ciągle się aktualizuje. Wiele firm używa skanerów i kodów kreskowych, aby łatwo rejestrować zmiany w saldzie zapasów. Firmy te skanują części zapasów, gdy są wysyłane lub odbierane, co automatycznie aktualizuje saldo w systemie inwentaryzacji.
Inwentaryzacja fizyczna
Fizyczna inwentaryzacja polega na ręcznym liczeniu każdej pozycji z inwentarza i porównywaniu jej z ilością zarejestrowaną w systemie inwentaryzacji. Niektóre firmy dzielą pracowników na dwie grupy, przy czym jedna grupa liczy każdy przedmiot, a druga grupa - każdą pozycję. Pozwala to firmie porównać dwie liczby z ilością zarejestrowaną w systemie i zidentyfikować potencjalne problemy z zapasami. Fizyczna inwentaryzacja pozwala firmie prawidłowo określić wielkość zapasów, zidentyfikować niezbędne korekty stanów magazynowych i zbadać odchylenia.
Korekta zapasów
Czasami firmy odkrywają rozbieżności między rzeczywistymi ilościami w inwentarzu a zarejestrowanymi zapasami. W takim przypadku firma rejestruje korektę zapasów, aby skorygować saldo zapasów w systemie. Wielkość korekty wynika z porównania rzeczywistej ilości z ilością systemu. Celem korekty zapasów jest sprawienie, by system inwentaryzacji był równy faktycznemu inwentarzowi posiadanemu przez firmę.
Odchylenie magazynu
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji fizycznej firma sprawdza wykryte wariancje ilościowe, aby określić przyczynę wariancji. Różnice zwykle powstają w wyniku błędów pracowników, kradzieży lub zniszczenia.
