Opracowanie kompleksowego systemu zarządzania plikami w swojej restauracji pomaga zarządzać pracownikami i biznesem. Systemy podwójnego archiwizowania są skuteczne, szczególnie jeśli pliki są przechowywane online. Pliki mogą być przechowywane w łatwym do znalezienia miejscu, takim jak szafka na dokumenty biurowe, a wrażliwe pliki osobowe i finansowe można zabezpieczyć. Fizyczny system archiwizacji dokumentów powinien być wybierany w oparciu o ilość zebranych informacji, podczas gdy internetowy system archiwizacji ma więcej opcji.
Wybierz system składania wniosków
Pliki przechowywane online można podzielić na poufne i otwarte kategorie. Zabezpiecz hasłem poufne informacje, takie jak dane finansowe lub akta pracowników. Pliki, które muszą być udostępniane regularnie przez pracowników, mogą być przechowywane w udostępnionym folderze pod określonymi nagłówkami, takimi jak dostawcy, dostawcy i konserwacja. Pliki przechowywane w szafce można alfabetycznie według tematu lub w przypadku plików o dużej objętości, według tematu z podziałem na kategorię. Na przykład plik dostawcy może zawierać pojedyncze pliki alfabetyczne identyfikujące nazwy dostawców lub ich firmy.
Finansowy
Opracowanie systemu archiwizacji, który pozwala na łatwy dostęp do raportów finansowych, jest niezbędne do codziennych operacji, jak również miesięcznych, kwartalnych i rocznych raportów księgowych oraz przygotowania na koniec roku i podatków. Informacje finansowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, takim jak blokada lub w chronionym hasłem pliku komputerowym. Dokumenty zawierają zobowiązania i należności, listy płac, kredyty i linie kredytowe, audyty wewnętrzne i zewnętrzne, ewidencje podatkowe i wpływy dzienne. Kategoryzuj pliki w czasie, aby te, które regularnie odwołujesz, takie jak dzienne zapisy sprzedaży, były w zasięgu ręki, a te, które przeglądasz okresowo, takie jak raporty kwartalne, znajdują się z tyłu szafki.
Zatrudnienie
Organizuj puste i kompletne wnioski o zatrudnienie, materiały orientacyjne i szkoleniowe, harmonogramy pracy i pisemne sprawozdania z pracowniczych raportów, skarg lub nagan. Ta ostatnia jest przydatna, gdy pracownik składa skargę w związku z wypowiedzeniem, dyskryminacją lub molestowaniem. Jeśli pliki pracownicze zawierają zapisy dotyczące zdrowia i numery ubezpieczenia społecznego, podziel je na kategorie w kolejności numerycznej i przechowuj klucz numeryczny w innym miejscu.
Dostawcy
Dzielenie plików dostawców na kategorie żywności, napojów, piwa, alkoholi i restauracji. Uwzględnij pojedyncze pliki dla aktualnych dostawców i potencjalnych dostawców. Pliki powinny zawierać kopie umów, formularzy zamówień, paragonów, struktur cenowych, harmonogramów dostaw, nazwisk i numerów telefonów. Możesz przechowywać pliki dostawców w pobliżu drzwi dostawy lub w biurze kierownika, aby ułatwić sobie dostęp.
Ubezpieczenie
Pliki ubezpieczeniowe powinny zawierać kopie polis oraz imię i nazwisko oraz dane kontaktowe agenta ubezpieczeniowego reprezentującego każdą polisę. Dołącz wykres odnowienia, aby wskazać, kiedy zasady wymagają sprawdzenia. Przechowuj kopię plików ubezpieczeniowych poza terenem zakładu w razie nagłej potrzeby.
Budowa i konserwacja
Niezależnie od tego, czy obiekt gastronomiczny jest własnością czy wynajęty, należy zachować dokumentację dotyczącą dokumentacji konserwacji i napraw. Dołącz listę usług czyszczenia, usuwania śmieci, recyklingu, ogólnego utrzymania, hydrauliki i dostawców usług naprawy elektrycznej. Przechowuj informacje dotyczące konserwacji gier wideo, szaf grających lub automatów vendingowych. Podobnie jak pliki dostawców, numery serwisowe i numery alarmowe powinny znajdować się w miejscu, w którym każdy pracownik może szybko uzyskać do nich dostęp, np. Stanowisko hostess, stanowisko kasjera, za barem lub w kuchni.
Zdrowie i bezpieczeństwo
Przygotuj plik poświęcony dokumentacji BHP. Obejmuje to kopię raportów i cytatów z departamentu zdrowia w restauracji, pisemne zasady dotyczące środków higieny pracowników, takich jak mycie rąk, stosowanie rękawiczek i siatek na włosy oraz szczegółowe instrukcje odkażania sprzętu. Należy również udokumentować procedury związane z obsługą żywności, przygotowaniem i przechowywaniem żywności. Sporządź kopie odpowiednich zasad i przepisów i opublikuj je w odpowiednich miejscach, gdzie pracownicy na pewno je zobaczą.
Uraz i incydent
Utwórz plik zawierający raporty o obrażeniach związanych z pracownikami i klientami. Dokumentuj świadków każdego zdarzenia i podaj jak najwięcej informacji pomocniczych, w tym przyczynę urazu, działania podjęte w wyniku obrażeń i wyniku. Dołącz kopie raportów policyjnych, jeśli władze z jakiegokolwiek powodu są wzywani do restauracji.
