Dla nowych właścicieli firm zarządzanie plikami komputerowymi jest często odkładane, a nawet ignorowane. Jednak większość firm pracuje, zapisuje, pobiera i przechowuje wiele danych w postaci plików komputerowych. Jeśli tak jest w przypadku Twojej firmy, potrzebujesz praktycznej struktury plików, podejścia do nazewnictwa plików, które jest łatwe do zrozumienia i nie tylko. Silny proces tworzenia, przechowywania, organizowania i tworzenia kopii zapasowych pomoże Ci skalować Twój biznes w miarę jego rozwoju.
Wskazówki
-
Zarządzanie plikami komputerowymi to silny proces tworzenia, przechowywania, organizowania i tworzenia kopii zapasowych informacji biznesowych, które pomogą Ci skalować Twój biznes w miarę jego rozwoju.
Dlaczego zarządzanie plikami ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy
Jeśli uruchamiasz nową firmę, kuszące jest pominięcie zarządzania plikami. Najprawdopodobniej na początku nie ma tak wielu plików komputerowych, a niewątpliwie wiele innych pilnych spraw wymaga twojej uwagi.
Jednak poświęcenie czasu na stworzenie inteligentnego systemu zarządzania plikami od samego początku przynosi dywidendy na długie lata. Skalowalny, zorganizowany system plików będzie rósł wraz z Twoją firmą, dzięki czemu twoje pliki będą bezpieczne i uporządkowane, nawet jeśli liczba tych plików rośnie wykładniczo.
Alternatywnie, odkładanie zarządzania plikami tworzy bałaganiarski, niewykonalny system, który kosztuje czas i wydajność. Przyjęcie odpowiedniego systemu w tym momencie będzie niezwykle kosztowne i zwykle będzie wymagać od droższych konsultantów i dodatkowego sprzętu.
System zarządzania plikami, który jest łatwy do zrozumienia, prosty w obsłudze i łatwy w rozbudowie, jest cennym zasobem biznesowym.
Tworzenie struktury pliku
To, w jaki sposób Twoja firma decyduje się na organizowanie plików komputerowych, będzie miało wpływ na codzienne funkcje, zarządzanie projektami i relacje z klientami przez wiele lat. Jeśli nie możesz szybko zlokalizować i pobrać odpowiedniego dokumentu, Twoja firma może ostatecznie stracić klientów lub reputację.
Najlepszy sposób porządkowania plików zależy od firmy. Zastanów się najpierw, w jaki sposób Twoja firma będzie tworzyć dokumenty i pracować z nimi przed wyborem podejścia organizacyjnego lub hierarchicznego.
Wewnętrzna struktura plików może być szeroka i płytka lub wąska i głęboka. Pierwsze podejście tworzy wiele folderów najwyższego poziomu i mniej podfolderów. Może to spowodować zapisanie wielu dokumentów w wielu folderach. Drugie podejście obejmuje wiele folderów w folderach nadrzędnych. Struktury hybrydowe można również tworzyć, aby osiągnąć równowagę między tymi dwoma typami hierarchii. Osobiste preferencje i konieczność biznesowa powinny dyktować konkretne podejście.
Wraz z rozwojem usług zarządzania plikami, które ułatwiają wyszukiwanie plików, niektóre osoby i firmy całkowicie zrezygnowały z folderów plików i zrzucają wszystkie swoje dokumenty do jednego głównego folderu. Jest to niewskazane. Każda firma będzie tworzyć więcej dokumentów w ciągu roku, niż może być łatwo zarządzana przez taką płaską strukturę. Ważne jest, aby utworzyć strukturę organizacyjną plików, która pomaga w kategoryzacji plików, co z kolei ułatwia ich lokalizację.
Niezależnie od tego, który system wybierzesz, powinien być łatwy w użyciu, bezpieczny i niezawodny. Zastanów się, kto będzie tworzył te pliki i pracuj z nimi, a następnie zastanów się, w jaki sposób ich potrzeby pracy mogą być lepiej spełnione dzięki strukturze plików.
Kolejnym kluczowym aspektem łatwości użytkowania jest dostępność. Jeśli podstawowi pracownicy dokumentowi potrzebują dostępu do dokumentów na urządzeniach mobilnych, ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób dokumenty te będą wyświetlane, dostępne i obsługiwane na tych urządzeniach podczas ustalania zasad zarządzania plikami. Co więcej, będziesz chciał zastosować metodę zarządzania plikami, która zachowa synchronizację plików na wszystkich urządzeniach.
Na koniec dołącz plany tworzenia kopii zapasowych plików w systemie zarządzania plikami. Najlepiej byłoby utworzyć wiele kopii zapasowych plików. Te kopie zapasowe powinny być przechowywane na różnych komputerach, z których przynajmniej jeden nie znajduje się w miejscu pracy. Pamiętaj, aby określić, kto tworzy kopie zapasowe, jak często iz jaką technologią w twoim systemie zarządzania plikami komputerowymi.
Znajdowanie potrzebnych plików komputerowych
Konwencje nazewnictwa i struktura plików powinny pomóc w szybkim zlokalizowaniu i wyszukaniu odpowiedniego dokumentu, gdy jest on potrzebny. Nazwy plików zawierające losowe serie alfanumeryczne, a nawet konwencje takie jak "DATA + NAZWA KLIENTA" mogą być mylące i utrudniają pobieranie.
Nazwy plików powinny mieć sens dla wszystkich użytkowników i łatwo identyfikować typ, przeznaczenie i podstawową zawartość każdego pliku.
Oprócz spójnej konwencji nazewnictwa plików, należy rozważyć dodanie systemu zarządzania plikami. Jest to rodzaj aplikacji komputerowej, która pomaga przechowywać i porządkować pliki. Może oferować funkcje, które pozwalają śledzić właściciela i kolejnych użytkowników, datę utworzenia i ostatnią modyfikację oraz inne dane, które mogą pomóc w pracy z plikami i ich konserwacją.
Usługi zarządzania plikami, takie jak Dropbox i Dysk Google, mogą Ci pomóc, zapewniając bardziej przyjazny dla użytkownika układ i interfejs. Zamiast zapamiętywać skomplikowane struktury plików lub konwencje nazewnictwa, możesz po prostu wyszukać to, czego potrzebujesz.
Stosowanie zasad firmy w pisaniu
Po ustaleniu konwencji dotyczących struktury i nazewnictwa utwórz projekt dokumentu dla swojej firmy, określający wszystkie specyfikacje dotyczące pracy z wybranymi plikami komputerowymi. Nawet jeśli jesteś jedynym pracownikiem, nie zawsze tak jest. Oficjalny dokument określający zasady zarządzania plikami komputerowymi pomoże w przyszłości poszerzyć i zatrudnić pracowników. Pomoże to również firmie utrzymać spójne podejście do zarządzania plikami i zapewnić bezpieczeństwo cennych plików.
