Aby prowadzić efektywny biznes, należy pilnować papierkowej roboty. Kontrakty. Propozycje. Faktury. Rachunki. Licencje. Nawet w XXI wieku, kiedy większość dokumentów ma charakter cyfrowy, zarządzanie plikami jest nadal konieczne, aby zapewnić płynną pracę administracyjną. Wiele zasad zarządzania dokumentami biznesowymi pozostaje bez zmian, niezależnie od tego, czy Twój cyfrowy system archiwizacji znajduje się na laptopie, czy w chmurze.
Zasady zarządzania plikami
Podstawową zasadą dobrego zarządzania plikami jest to, że system powinien ułatwiać wyszukiwanie dokumentów. Jeśli nie, to nie ma żadnego zastosowania.
Dobry system przechowywania dokumentów, niezależnie od tego, czy jest oparty na szafce stalowej, czy na chmurze, powinien sprawić, że składanie wniosków będzie mniej uciążliwe i trudne; nie powinieneś spędzać kilku minut, po prostu zastanawiając się, który plik w tym miesiącu zawiera raport sprzedaży. Powinno być również łatwe uzyskanie potrzebnych informacji. Dobre zgłoszenie nie jest zależne od ludzi: jeśli Twój asystent administracyjny lub osoba informatyczna zakończy pracę, ich zastępstwo powinno być w stanie wymyślić system. Kategorie plików powinny być jasne i łatwe do zidentyfikowania. System powinien ułatwiać identyfikowanie i usuwanie nieaktywnych rekordów.
Ważna jest także elastyczność, szczególnie w przypadku oprogramowania. System przechowywania dokumentów, który blokuje twoją firmę w jednym dostawcy lub na jednej konkretnej platformie komputerowej, może okazać się problemem w przyszłości.
System musi również być w stanie obsłużyć wzrost. Pliki nieuchronnie gromadzą się w miarę rozwoju firmy, dodają nowych klientów i powiększają personel. Dobry system może obsłużyć więcej pamięci danych i dokumentów, niż można się spodziewać.
Korzyści z zarządzania plikami
Dobre zarządzanie dokumentami biznesowymi może przynieść konkretne korzyści dla Twojej firmy. Szybsze archiwizowanie i odzyskiwanie oszczędza czas, a personel jest bardziej wydajny i produktywny. Jeśli system zmniejszy liczbę nieprawidłowych plików, może to zaoszczędzić mnóstwo czasu i problemów. Jest to szczególnie ważne, jeśli zamierzasz złożyć sprawę do sądu lub poddać się audytowi: brak dostępu do kluczowych dokumentów może doprowadzić do nieszczęśliwego wyniku.
Wydajny, dobrze przemyślany system zmniejsza liczbę koniecznych zakupów sprzętu archiwizującego i ilość miejsca potrzebnego do jego przechowywania. Ułatwia to również przeszkolenie nowego personelu do pliku.
Digital and Hard Copy
Korzystanie z cyfrowego systemu zarządzania plikami ma znaczące zalety. Cyfrowe archiwizowanie umożliwia wyszukiwanie dokumentów według słów kluczowych, które mogą dostarczyć dokumentów, których potrzebujesz w krótszym czasie. Dobry system ma inne zalety:
- Może przechowywać różne typy dokumentów, takie jak pliki tekstowe, e-maile i pliki PDF.
- Ogranicza dostęp do poufnych dokumentów.
- Monitoruje, kto czyta jaki dokument.
- Jeśli ktokolwiek wprowadzi zmiany, możesz je śledzić. Jeśli to konieczne, możesz je cofnąć.
- Kontrolowanie, kiedy starsze dokumenty można usunąć.
- Dostęp do dokumentów i edycja ich jest łatwy dzięki telefonom komórkowym i innym urządzeniom mobilnym.
Niektóre dokumenty muszą jednak pozostać w wersji papierowej, nawet jeśli skanujesz je i digitalizujesz. Przepisy często wymagają przechowywania kopii licencji biznesowych i zezwoleń na papierze, nie tylko w cyberprzestrzeni. Inne dokumenty, które warto przechowywać w wersji papierowej, to raporty roczne, certyfikaty "robić interesy jako", dokumenty ubezpieczeniowe i weksle. W zależności od Twojej pracy mogą obowiązywać specjalne przepisy dotyczące przechowywania dokumentów, z którymi masz do czynienia.
Dokumenty fizyczne są narażone na zniszczenie w wyniku pożaru, trzęsienia ziemi, huraganu lub po prostu rury, która łamie i zalewa urząd. Twoja firma powinna podjąć kroki, aby temu zapobiec:
- Dokumentuj dokumenty w czystych, bezpiecznych, stabilnych środowiskowo i ognioodpornych pojemnikach.
- Wykonuj kopie zapasowe, cyfrowe, mikrofisze lub kserokopie.
- Znajdź miejsce do przechowywania kopii poza terenem zakładu, aby w razie pożaru lub innej katastrofy nie spotkałyby się z takim samym losem jak oryginały.
- Miejsce przechowywania kopii zapasowej powinno być dostępne po awarii. Zaletą przechowywania w chmurze jest to, że możesz uzyskać dostęp do informacji w dowolnym miejscu, w którym internet wciąż działa.
Indeksowanie twoich rekordów
Aby jak najlepiej wykorzystać system archiwizacji, musi być skutecznie indeksowany. Kategorie standardowe mogą obejmować na przykład podatki, kontrakty, korespondencję z klientem, procesy sądowe, zobowiązania i należności. Twoje pliki papierowe i cyfrowe powinny być zgodne z tym samym schematem indeksowania. Ułatwi to szkolenie pracowników, aby wiedzieli, gdzie znaleźć papierkową robotę.
Reguły utylizacji dokumentów
Planując swój system zarządzania plikami, należy ustalić dobry harmonogram przechowywania dokumentów lub wytyczne dotyczące czasu przechowywania plików. Nawet w przypadku cyfrowego systemu archiwizowania jest to ważne: jeśli Twoja firma wciąż się rozwija i rośnie, poszukiwanie "kontraktu surowcowego" lub podobnego może spowodować powstanie wielu nieaktualnych dokumentów.
Twój harmonogram przechowywania dokumentów musi uwzględniać zarówno wymagania prawne, jak i biznesowe. Jeśli masz dokumenty związane ze swoim zeznaniem podatkowym, takie jak rachunki kart kredytowych pokazujące zakupy biznesowe, IRS mówi, że powinieneś zachować je minimum trzy lata po złożeniu zeznania. W ten sposób IRS zwykle może spojrzeć wstecz i przeprowadzić audyt. Przechowuj ewidencję podatków pracy przez cztery lata i pozostań przy zwrocie kosztów, które obciążają nieściągalny dług za siedem lat.
W przypadku różnych rekordów obowiązują różne zasady. Możesz mieć akta związane ze zgodnością z wymogami ochrony środowiska, wnioskami Komisji Papierów Wartościowych i Giełd, federalnymi i krajowymi przepisami bezpieczeństwa pracy oraz sprawami sądowymi dotyczącymi dyskryminacji. Każdy regulator ma własne wymagania. Potrzebne są również zasady dotyczące zwykłych zapisów biznesowych. Na przykład nie chcesz wymazać umowy, zanim zakończysz pracę, na którą się podpisałeś. Zapisy dotyczące toczących się spraw sądowych nie powinny być niszczone, nawet jeśli byłoby to korzystne dla Twojej firmy.
To twoja odpowiedzialność, czy kogoś, kto zarządza twoim programem, aby wiedzieć, które rekordy należy przechowywać i przez jak długo. Ktokolwiek zajmuje się dokumentacją powinien znać politykę firmy i szkolić wszystkich swoich podwładnych. Stali pracownicy również muszą o tym wiedzieć. Jeśli, powiedzmy, pracownik wysyła lub otrzymuje wiadomość e-mail, która wymaga archiwizacji, potrzebuje wystarczającego przeszkolenia, aby rozpoznać konieczność.
W przypadku dokumentów fizycznych niszczenie zapewnia najwyższy poziom bezpiecznej utylizacji. W przypadku plików cyfrowych potrzebne są procedury, które usuwają je poza odzyskiwanie. Zachowaj śledzenie raportów, które zapisujesz, a które zniszczyłeś.
Bezpieczeństwo i prywatność
Ogromne włamania i naruszenia danych są rutynowym faktem w XXI wieku. To nie znaczy, że są trywialne: naruszenie danych może zaszkodzić twojej reputacji, kosztować pieniądze lub wywołać falę procesów sądowych lub grzywny. Nawet wyciek informacji w firmie może powodować problemy. Kilka przepisów federalnych wymaga na przykład zachowania poufności informacji medycznych pracowników. Jeśli inni pracownicy mają dostęp do poufnych dokumentów, możesz być w świecie bólu prawnego.
W ramach konfigurowania systemu zarządzania plikami musisz wdrożyć politykę bezpieczeństwa i prywatności. Zdolność pracownika do oglądania dokumentów powinna opierać się na zasadzie "niezbędnej wiedzy". Dostęp powinien opierać się na systemie autoryzacji, a nie tylko na zaufaniu pracownikom, aby nie przeglądali dokumentów niejawnych.
Powszechne jest udostępnianie dokumentów w trybie online, gdy wielu pracowników pracuje nad tym samym projektem. To otwiera kolejne okno z luką w zabezpieczeniach, w której poufne informacje są usuwane. Szyfrowanie plików lub korzystanie z systemu udostępniania plików, takiego jak Dropbox, może pomóc w zapobieganiu wyciekom.
To kolejny powód do niszczenia lub usuwania starych, niepotrzebnych plików. Nawet jeśli nie są one przydatne dla Twojej firmy, mogą zawierać poufne informacje o byłych pracownikach lub klientach, którzy nie doceniliby tego.
Bez względu na to, jakie zasady otrzymasz, konieczne jest przeszkolenie wszystkich pracowników nie tylko w zakresie przechowywania i odzyskiwania danych, ale także zasad poufności i harmonogramu przechowywania dokumentacji.
