Podejście systemowe do komunikacji organizacyjnej uważa komunikację za podstawowy element całego biznesu - wewnątrz i na zewnątrz. Zamiast oddzielnych procesów komunikacyjnych w silosach, komunikacja jest zarządzana na poziomie systemu, aby zapewnić spójność i wyrównanie komunikatów. Jest to ważna filozofia dla organizacji, które chcą, aby ich odbiorcy otrzymywali te same wiadomości we właściwym czasie i za pośrednictwem odpowiednich kanałów komunikacji. Niektóre kluczowe koncepcje podejść systemowych obejmują współzależność celów i ich atrybutów, holizm, poszukiwanie celu i nakłady / wyniki.
Współzależność
Podejście systemowe do komunikacji uznaje, że wiele form komunikacji organizacyjnej, które istnieją zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, są integralnie powiązane, a co za tym idzie, współzależne. Na przykład, komunikacja od dyrektora generalnego na spotkaniu w całej firmie może zaowocować artykułem w biuletynie organizacyjnym, postem w intranecie firmy, a być może nawet wywiadem lokalnych mediów. Uznając tę współzależność, organizacje mogą lepiej planować i organizować komunikację, aby uwzględnić wszystkie potencjalne kanały. Na przykład, firma może chcieć zaplanować swoją komunikację, aby najpierw komunikować się z odbiorcami wewnętrznymi, następnie z kluczowymi odbiorcami klientów, a ostatecznie z odbiorcami konsumenckimi w ogóle. Staranne planowanie i dystrybucja wiadomości zagwarantują, że właściwi odbiorcy otrzymają właściwe wiadomości w odpowiednim czasie.
Holizm
Holizm jest podejściem, które skupia się na sumie różnych działań w sumie, a nie na indywidualnym wkładzie poszczególnych elementów podejścia. Jest to dość powszechne w świecie reklamy, gdzie marketerzy zdają sobie sprawę, że wiadomości wysyłane za pośrednictwem wielu kanałów mają mnożnikowy wpływ większy niż suma części. To samo dotyczy organizacji, które uważają systemowe podejście do komunikacji korporacyjnej. Pojedyncza wiadomość wysłana za pośrednictwem wielu kanałów będzie miała większy wpływ niż suma każdego pojedynczego wpływu wiadomości.
Szukanie celu
Podejście systemowe do komunikacji rozpoznaje, że istnieje pewien pożądany, zamierzony wynik, który doprowadzi do sukcesu komunikacji. Cel komunikacji organizacyjnej powinien być ukierunkowany na pożądany rezultat, który może obejmować m.in. zwiększenie zaangażowania pracowników, zwiększenie satysfakcji klienta, zwiększenie świadomości konkretnych inicjatyw organizacyjnych i tym podobne. Po zidentyfikowaniu odbiorców komunikatów tworzone są komunikaty i wybierane są kanały, a celem jest sformułowanie strategii, które ostatecznie mają na celu osiągnięcie pożądanych rezultatów. Na przykład, firma może chcieć zwiększyć preferencje swoich usług w stosunku do konkurentów, zmniejszając lukę między tymi preferencjami o pewną kwotę. Działania komunikacyjne będą zaprojektowane w taki sposób, aby wypełnić lukę, a przyszłe pomiary wskażą, czy wyniki zostały osiągnięte.
Wejścia i wyjścia
Co ważne, efektywne systemy są otwarte, nie zamknięte. Podejście systemowe do komunikacji organizacyjnej uznaje, że komunikacja będzie obejmować zarówno nakłady, jak i wyniki. Organizacje, które skutecznie komunikują się, wiedzą, że nie tylko wysyłają wiadomości do kluczowych odbiorców, ale również muszą być gotowe do otrzymywania wiadomości. Dane wejściowe otrzymane od różnych odbiorców mogą być wykorzystane do wyznaczenia kierunku przyszłych działań i mogą służyć jako wskazówka, jak skutecznie realizowane są cele. Dzisiejsze kanały mediów społecznościowych zapewniają szeroką gamę możliwości tego rodzaju komunikacji dwukierunkowej.
