Utrzymywanie odpowiedniej dokumentacji, aby Twoja firma działała sprawnie, może pomóc w uniknięciu audytu podatkowego pod koniec roku. Jeśli jednak dochodzisz do audytu podatkowego, prawidłowo wypełniona dokumentacja może ułatwić proces. Przechowywanie wszystkich rachunków za zakupy, wydatki, darowizny i wyciągi z konta bankowego oraz wszelkich przedłożonych rozszerzeń podatkowych może pomóc w procesie kontroli.
Brutalne wpływy
Przychody brutto pochodzą ze sprzedaży Twoich towarów lub usług. Należą do nich taśmy gotówkowe, depozyty bankowe, książeczki paragonów, faktury, paragonowe dowody zapłaty kartą kredytową oraz wszelkie 1099-MISC, które zapłaciłeś niezależnym wykonawcom. Przechowywanie tych dokumentów jest konieczne, aby pomóc Ci później złożyć podatki, aby pokazać dochód dla Twojej firmy. Dopuszczalne alternatywy dla Internal Revenue Service (IRS) podczas audytu, jeśli nie masz paragonu, takiego jak anulowana czek, jest wyciągiem instytucji finansowej z numerem czeku, kwotą czeku, nazwą odbiorcy płatności i datą zaksięgowania kwoty przez instytucję finansową. Jeśli płatność została dokonana za pomocą elektronicznego transferu środków (EBT), w oświadczeniu należy podać nazwę odbiorcy płatności, kwotę i datę przekazania kwoty przez instytucję finansową. W przypadku kart kredytowych oświadczenie powinno pokazywać kwotę, nazwę odbiorcy płatności oraz datę przetworzenia transakcji.
Zakupy i wydatki
Każdemu zakupowi biznesowemu powinien towarzyszyć dowód wpłaty w formie odcinka karty kredytowej, opłaconych faktur, anulowanych czeków i dowodów wpłaty gotówkowej. Koszt to zakup, który twoja firma nie odsprzedaje jako dobra lub usługi, takie jak meble biurowe lub komputery. Przechowuj wszystkie te pokwitowania w miejscu, w którym możesz uzyskać do nich natychmiastowy dostęp.
Rachunki bankowe
Wyciągi z rachunków bankowych za rok podatkowy należy składać wraz z przychodami brutto, zakupami i wydatkami. Oświadczenia potwierdzają, co firma wypłaciła i przejęła za rok podatkowy. Rok podatkowy to 12 kolejnych miesięcy, które kończą się ostatniego dnia każdego miesiąca innego niż grudzień.
Zwrot podatku od wynagrodzenia
Kwota, którą zapłaciłeś pracownikom jako czeki lub depozyty bezpośrednie, będzie również wymagana. Zwrot podatku od wynagrodzeń powinien obejmować wszelkie podatki federalne i lokalne, a także księgowanie wszelkich potrąceń z konta emerytalnego. Podatki pracownicze należy utrzymywać przez co najmniej cztery lata, co jest wymagane przez IRS.
Ewidencjonowanie
Prowadzenie rejestrów sugerowane przez IRS obejmuje prowadzenie książeczki biznesowej, codzienne i miesięczne zestawienie pokwitowań gotówkowych, dziennik lub dziennik wszelkich wypłat czeków, wszelkich rekompensat pracowniczych i arkusza amortyzacji. Kolejną wskazówką dla IRS jest trzymanie książeczki czekowej biznesu oddzielnie od osobistej książeczki czekowej. Ma to na celu oddzielenie wydatków osobistych od wydatków biznesowych. Zachowaj wszystkie rekordy dla swojej firmy co najmniej minimalną kwotą wymaganą przez IRS i wszystkie wcześniej złożone deklaracje podatkowe.
Pracowników
Prowadzenie rejestru wszystkich pracowników, zarówno w przeszłości, jak i obecnie, wraz z ich numerami ubezpieczenia społecznego, danymi kontaktowymi oraz formularzami I-9 i W-4 jest wymagana przez IRS. Formularz I-9 sprawdza, czy pracownik jest legalnie zdolny do pracy w Stanach Zjednoczonych. Formularz W-4 wypełnia się zaświadczenie o potrąceniu pracownika, które pozwala oszacować, ile potrącenia z wynagrodzenia pracownika z wykresu na formularzu.
