Dobra komunikacja z dostawcami Twojej firmy jest niezbędna do utrzymania sprawnie funkcjonującego łańcucha dostaw. Gdy Twoja firma przenosi się, chcesz upewnić się, że wszyscy dostawcy zostali powiadomieni i mieć czas na zaktualizowanie danych kontaktowych i wysyłkowych. List zmiany adresu nie jest trudny do przygotowania, ale musisz trochę zaplanować. Unikaj pozostawiania tego zadania do ostatniej chwili.
Skompiluj kompleksową listę mailingową dostawców Twojej firmy. Rozpocznij tworzenie listy co najmniej sześć tygodni przed datą rozpoczęcia przenoszenia działalności, aby móc wcześnie wysłać pocztą zmianę adresu. W niektórych przypadkach może być konieczne wysłanie więcej niż jednej litery. Na przykład sprzedawca może mieć dział zamówień i wysyłki, który jest oddzielny od jego biur rozliczeniowych. Będziesz musiał powiadomić obie.
Wprowadź informacje o zmianie adresu tylko w treści listu do dostawców. Użyj firmowego papieru firmowego lub umieść swój obecny adres i dane kontaktowe w podziękowaniu lub zamknięciu listu zgodnie ze zwykłym formatem listu biznesowego.
Powiedz sprzedawcom, że Twoja firma przenosi się w pierwszym akapicie listu i podaj datę zmiany. Faktyczny ruch może potrwać kilka dni, więc podaj dokładną datę, w której korespondencja i przesyłki muszą być wysłane na nowy adres. Wyjaśnij, dlaczego firma się porusza. Na przykład, informowanie dostawców, że firma się rozwija i potrzebuje większego obiektu, pozwala im wiedzieć, co się dzieje, w sposób, który wywołuje pozytywne wrażenie. Jeśli będzie okres, w którym operacje zostaną zamknięte, podaj daty zamknięcia działalności.
Wpisz nowy adres firmy w drugim akapicie. Jeśli adres do korespondencji będzie inny niż adres zamieszkania, dołącz go również. Podaj wszelkie inne informacje kontaktowe, które się zmieniają, takie jak numery telefonów. Prześlij list zmiany adresu co najmniej trzy tygodnie przed przeniesieniem, aby sprzedawcy mieli czas na zaktualizowanie swoich danych. Na koniec, podaj numer telefonu lub adres e-mail dla sprzedawców, aby w razie potrzeby zadać pytania.
Wskazówki
-
Śledź swój list, wysyłając e-mail z prośbą o potwierdzenie otrzymania pisma o zmianie adresu i przypominając sprzedawcom o nadchodzącej przeprowadzce. Możesz również zamieścić zmianę adresu na swojej stronie internetowej i stronach mediów społecznościowych. Podaj adresy internetowe tych stron w liście i wiadomości e-mail.
