Skomputeryzowane systemy księgowe obejmują korzystanie z komputerów i aplikacji lub programów, aby pomóc firmom w rejestrowaniu, raportowaniu i analizowaniu informacji finansowych. Systemy te działają według tych samych podstawowych zasad, na których działają systemy ręczne. Aplikacje korzystają z ksiąg, dzienników i innych narzędzi księgowych, podobnie jak tradycyjne ręczne systemy księgowe. Jednak skomputeryzowana rachunkowość może zwiększyć efektywność i wydajność procesu księgowego firmy.
Przepływ pracy
Skomputeryzowane systemy księgowe usprawniają przepływ informacji finansowych firmy. Zamiast wykorzystywania pracowników do wprowadzania transakcji finansowych do księgi głównej, skomputeryzowane systemy księgowe mogą importować te informacje w formie elektronicznej. Właściciele i menedżerowie mogą również konfigurować wewnętrzne procedury w aplikacji do księgowania, aby przetwarzać informacje zgodnie z określonymi zasadami i wytycznymi. Dzięki temu księgowi mogą spędzać więcej czasu na raportowaniu i analizowaniu informacji niż na wprowadzaniu danych.
Bezpieczeństwo
Właściciele firm i menedżerowie mogą używać skomputeryzowanych systemów księgowych, aby stworzyć bezpieczniejsze środowisko dla swoich informacji finansowych. Skomputeryzowane systemy księgowe pozwalają właścicielom i menedżerom ograniczyć dostęp pracowników do niektórych informacji finansowych. Dzięki temu pracownicy nie będą mogli manipulować informacjami ani wykorzystywać ich do celów osobistych. Hasła, kody szyfrujące i inne funkcje pomagają menedżerom chronić informacje przed nieuprawnionym użyciem. Większe organizacje mogą również wykorzystywać skomputeryzowane systemy księgowe do poprawy kontroli wewnętrznych.
Raportowanie
Raportowanie jest często znacznie łatwiejsze przy użyciu skomputeryzowanego systemu księgowego. Firmy mogą tworzyć raporty o kosztach, salda prób i wyciągi finansowe za jednym kliknięciem. Dzięki temu właściciele i menedżerowie szybciej sprawdzają swoje dane, aby zapewnić ich dokładność, trafność i terminowość. Skomputeryzowane systemy księgowe umożliwiają właścicielom i menedżerom tworzenie wielu raportów w całym okresie rozliczeniowym. Wielokrotne raportowanie może pomóc w stworzeniu procesu kontroli terminowości, aby upewnić się, że nie ma żadnych nieprawidłowości w informacjach księgowych lub finansowych firmy.
