Jedyne uzasadnienia źródłowe (SSJ) to wymóg w większości instytucji, w których zakup przedmiotów (dostawy, wyposażenie, usługi itp.) Powyżej określonego progu pieniężnego wymaga wieloczynnikowego wyjaśnienia, dlaczego wymienione produkty mogą pochodzić tylko z jednego źródła. Wiele osób uważa pisanie SSJ za kłopotliwe i nie rozumie, dlaczego wyjaśnienie, że jest to przedmiot, który chcą kupić, jest wystarczającym uzasadnieniem. Jednak dział zakupów musi mieć uzasadnione powody, dla których przedmioty te nie mogą zostać nabyte w drodze otwartej i pełnej konkurencji, w której każdy zdolny sprzedawca może złożyć ofertę na zamówienie. Podczas gdy większość instytucji ma własne szablony do żądania odpowiedniego SSJ, w tym artykule opisano podstawowe kroki dziedziczące po potwierdzeniu wszystkich takich zgłoszeń zapotrzebowania.
Tytuł dokumentu edytora tekstów jako jedynego źródła Uzasadnienie dla konkretnego numeru zamówienia, jeśli dotyczy, i wymień wszelkie numery zasad instytucjonalnych, dlaczego do tego zapotrzebowania wymagane jest jedno źródło.
Opisz konkretne zastosowania przedmiotu. Podaj konkretnie, do czego będzie przeznaczony przedmiot i co zrobi. Uwzględnij tutaj wszelkie numery projektów i tytuły, które dany materiał będzie obsługiwał.
Podaj wyróżniające cechy przedmiotu i dlaczego jest to jedyny taki, który spełni wymagania. Może to obejmować dodanie do istniejącego systemu lub zastąpienie istniejącego systemu. Prawa autorskie i znaki towarowe mogą być tutaj stosowane w zależności od sytuacji.
Wyjaśnij, co by się stało, gdyby zamiast tego zakupiono inny, nierównomierny przedmiot. Uwzględnij opóźnienia w szkoleniach, zmiany standardowych procedur operacyjnych itp., Które mogłyby kosztować czas instytucji, fundusze i ogólne ukończenie projektów.
Zarys pracy wykonanej w celu ustalenia, jakie inne, podobne produkty są oferowane od innych dostawców i dlaczego te produkty nie spełniają wymagań określonych w poprzednich krokach. Może to wymagać jawnego podania: nazw firm, informacji kontaktowych, aw niektórych przypadkach ważnych cytatów.
Podaj nazwę, tytuł i dane kontaktowe głównego kontaktu dla SSJ (nie musi to być osoba, która to napisała) i dołącz kopię wraz z zamówieniem.
Wskazówki
-
Zawsze postępuj zgodnie z sugerowanym szablonem instytucjonalnym dla SSJ, jeśli taki jest dostępny, ponieważ jest to najpewniejszy sposób uzyskania jednego zatwierdzenia. Porozmawiaj z innymi, którzy napisali SSJ i poproś o zobaczenie przykładów udanych zgłoszeń. Podobnie, po pomyślnym złożeniu, przechowuj ten dokument w bezpiecznym miejscu i oprzyj wszystkie przyszłe na nim. Oczywiście ważne jest dostarczenie jak największej ilości informacji o zarekwirowanych przedmiotach; im krótszy jest czas, w którym zakupy muszą wracać, i zadaje pytania twórcy SSJ, tym mniej czasu zajmie pobranie przedmiotów.
Ostrzeżenie
Proces zakupu staje się coraz bardziej rygorystyczny, a SSJ stają się coraz bardziej skomplikowane i uciążliwe. Traktuj ten proces poważnie i okazuj szacunek procedurom i miej nadzieję na najlepsze.
