Wprowadzanie danych jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych aspektów sukcesu firmy. Po poprawnym dodaniu danych rozpowszechniane informacje mogą pomóc kierownictwu planować z wyprzedzeniem, określać cele i usuwać niedociągnięcia. Kiedy informacje są wprowadzane do systemu komputerowego z błędami, wnioski są przekrzywione i niedokładne, na lepsze lub na gorsze. Dokładność i efektywność, z jaką operatorzy wprowadzania danych wprowadzają informacje, mają zatem ogromne znaczenie.
Początkowe wejście
Operatorzy wprowadzania danych początkowo wprowadzają dane do systemów, które przedstawiają cele biznesowe lub informacje. Czasami dane te pozostają aktualne, ale często z czasem zanikają. Z tego powodu specjaliści ds. Wprowadzania danych muszą wprowadzać nowe informacje na zasadzie rotacji. Jeśli początkowe informacje są nieprawidłowe, firma ryzykuje podwójnym wpisem, który powoduje więcej pracy niż jest to konieczne. W takim przypadku administratorzy mogą musieć ręcznie wyszukiwać i usuwać nieaktualne i niedokładne informacje. Jeśli informacje początkowe są dokładne, operator wprowadzania danych musi tylko wstawić nowe dane, aby utworzyć aktualizację.
Weryfikacja wprowadzania danych
Niektóre firmy używają programów do sprawdzania poprawności danych, które zmniejszają prawdopodobieństwo wprowadzenia nieprawidłowych danych do systemu. Początkowo zajmuje więcej czasu niż te systemy, które nie sprawdzają się podwójnie ani potrójnie. Jednak w dłuższej perspektywie programy walidacyjne mogą zaoszczędzić firmie cenny czas i pieniądze, zmniejszając potrzebę wracania do starych rekordów i korygowania błędów z przeszłości. W programie walidującym operator wprowadzania danych musi zweryfikować wprowadzone informacje więcej niż jeden raz, zanim zostanie zaakceptowany. Niektóre programy dopuszczają tylko wpisy numeryczne w niektórych polach formularza i odwrotnie.
Programy komputerowe
Nie wszystkie problemy z dokładnością wprowadzania danych są generowane przez ludzi. Tanie i nieefektywne programy do sprawdzania poprawności danych mogą zawierać błędy, braki w programowaniu i inne problemy. Większe organizacje wymagają bardziej precyzyjnych i dokładnych programów do przechowywania danych, podczas gdy mniejsze firmy mogą nie potrzebować tak surowych wymagań. Decydującym czynnikiem jest to, jak tani lub drogi pakiet kontroli danych wpływa na wyniki finansowe firmy. To, czy program pominie kilka znaków, czy źle zinterpretuje przecinek dziesiętny, może być różnicą między kilkoma groszkami a tysiącami utraconych dolarów.
Zwiększanie wartości
Gdy nieprawidłowe dane pozostają w bazie danych firmy, może to negatywnie wpłynąć na jej pełną wartość. Nieaktualne informacje, takie jak nieaktualne informacje o zaległych opłatach za wynajem lub stare wyceny, które nie zostały zaktualizowane, mogą sprawić, że firma okaże się mniej rentowna niż jest w rzeczywistości. Może to negatywnie wpłynąć na zdolność właściciela firmy do pozyskania finansowania w przyszłości, aby uzyskać więcej firm lub sprzedać w późniejszym terminie. Prowadzenie dokładnych zapisów i ich aktualizowanie na bieżąco jest niezbędne do utrzymania i zwiększenia wartości firmy.
