Papierkowa robota jest częścią działalności gospodarczej, a proces zatrudniania nowego pracownika nie jest wyjątkiem. Istnieją pewne dokumenty, które muszą zostać wypełnione przez nowych pracowników, takie jak formularze potrącania podatków i dokumentacja dotycząca bezpośredniego składowania. Wszystkie niezbędne formularze wraz z dokumentacją specyficzną dla firmy powinny być wypełnione przez pracownika i przetworzone w odpowiednim czasie, najlepiej pierwszego dnia pracownika.
Nowa dokumentacja pracownicza
Nowi pracownicy powinni wypełnić formularz podania o pracę - jeśli jeszcze tego nie zrobili - przedstawiając pełny adres, numery kontaktowe, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, referencje i wszelkie wcześniejsze doświadczenia zawodowe, wraz z zgodą na sprawdzenie przeszłości i zgodę na lek testowanie. Większość pracowników wypełnia wniosek i podpisane formularze zgody podczas rozmowy kwalifikacyjnej i procesu rekrutacji, ale jeśli nie, zasoby ludzkie będą potrzebować tych informacji wypełnionych i przetworzonych dla akt osobowych pracowników.
Formularze rządowe
Rząd USA wymaga wypełnienia kilku formularzy dla każdego nowego pracownika. Formularz I-9 weryfikuje tożsamość każdego zatrudnionego i czy jest legalnie uprawniony do pracy w Stanach Zjednoczonych. Formularz ten musi zostać wypełniony i podpisany nie później niż pierwszego dnia zatrudnienia i zachowany przez pracodawcę wraz z kopią karty ubezpieczenia społecznego pracownika. Formularz W-4 zawiera szczegółowe informacje na temat ulg podatkowych pracownika na potrzeby federalnego podatku dochodowego. Pracownicy muszą wypełnić nowy formularz W-4, jeśli jego zasiłek u źródła zmienia się w ciągu roku.
Formularz New New Hire
Wszyscy pracodawcy są zobowiązani przez prawo federalne do zgłaszania każdego nowego wypożyczenia - w ciągu 20 dni od daty zatrudnienia - do Urzędu ds. Egzekwowania Praw Dziecka. Ta agencja państwowa określa, czy pracownik jest winien płatności z tytułu opieki nad dzieckiem. Nowych pracowników można zgłaszać za pomocą kopii formularza W-4 lub formularza firmy zawierającego te same informacje. Formularze można składać drogą elektroniczną lub pocztą do państwowego katalogu nowych wypożyczeń w stanie, w którym pracownik pracuje.
Bezpośredni formularz wpłaty
Formularz wpłaty bezpośredniej należy wypełnić i zamienić w dział księgowości. Pracownik będzie musiał podać swoje imię i nazwisko, adres i numery rachunków bankowych oraz dołączyć pustą nieważną czek w celu otrzymania bezpośredniego depozytu jej wypłat.
Odbiór podręczników dla pracowników / podręczników
Nowi pracownicy powinni otrzymać kopię podręcznika firmy i instrukcji bezpieczeństwa, jeśli dotyczy. Każdy pracownik powinien podpisać i opatrzyć datą dokument potwierdzający jej otrzymanie i przestrzegać zasad określonych w podręczniku. Formularze te są ważne, ponieważ podręcznik firmy określa wszystkie zasady firmy, w tym zasady dotyczące narkotyków i alkoholu, zasady molestowania seksualnego, kodeks postępowania pracowników, klauzule o nieujawnianiu i zakazie konkurencji oraz inne stosowne informacje dotyczące firmy.
