Krótki. Jeśli się nad tym zastanowić, lingwiści nie mogliby wybrać lepszego terminu na opisanie dokumentów biznesowych, które podsumowują informacje "potrzebować wiedzy" dla kierowników, którzy nie mają czasu ani ochoty brnąć przez masowe rozprawy. Jeśli zostaniesz poproszony o przygotowanie raportu odprawy, pamiętaj o słowach "zwięzły" i "gęsty" podczas ekstrapolacji kluczowych danych, które twoi szefowie oczekują. Podejmij dwustopniowe podejście: myśl jak pisarz, gdy pobierasz dane z raportów, a następnie stań się edytorem, którego zadaniem jest ważenie każdego słowa pod kątem wpływu, pozostawiając nietknięte kluczowe dane.
Zapoznaj się z celem raportu informacyjnego: menedżerowie szukają "produktu analizy, a nie samej analizy", więc miej to na uwadze, gdy przygotujesz swój raport wykonawczy na podstawie informacji zawartych w raporcie początkowym.
Rozpocznij brief, podając problem / sytuację, wyjaśnij jego trafność, a następnie powtórz - w precyzyjnym, dokładnym języku - dowody i wnioski zawarte w raporcie głównym. Przyjmij dziennikarską piramidę zwrotną, aby uporządkować swój brief. Ekstrapoluj, a następnie zatwierdzaj na papierze najważniejsze dane na początku. Dodaj mniej ważne informacje w porządku malejącym, aby utworzyć treść briefu.
Użyj prostego angielskiego pozbawionego sensacji, superlatywów i puchu, aby udoskonalić swój brief. Dodaj rozkłady jazdy, różne perspektywy, ponieważ wspierają lub odrzucają twoją tezę i umieszczają wszystko w nomenklaturze grupy docelowej. Postaraj się przygotować krótkie, zawierające się w sobie, streszczenie, które nie wymaga żadnych załączników lub dodatkowej dokumentacji, aby wyjaśnić ważne punkty zawarte w oryginalnym raporcie.
Zatrudniaj nagłówki, pod-głowy i punkty, aby pomóc kierownictwu bez trudu poruszać się w raporcie informacyjnym. Powtórz długie akapity i odłóż je, aby zacieśnić tempo raportu. Podawaj konkretne pomiary lub liczby, aby nic nie pozostało wyobraźni. Zweryfikuj każdy punkt pod kątem dokładności. W szczególności, jeśli istnieją rozbieżności w danych, wyjaśnij, dlaczego one wystąpiły.
Prześlij raport informacyjny do testu obiektywności, aby upewnić się, że pomijasz uprzedzenia, aby nie ryzykować kwestionowania danych i kwestionowania Twojej zdolności do formułowania tego rodzaju raportu.Ostrzegaj o ostrożności, jeśli główny raport, z którego wyciągasz dane, nie ma bezpośrednich wniosków, które zostały osiągnięte. Zamiast tego powiedz, że nie ma żadnych nieporozumień na temat autora, który pominął krytyczne informacje.
Wskazówki
-
Pamiętaj, aby odróżnić raport z briefingu od podsumowania wykonawczego, dłuższego dokumentu, który może mieć maksymalnie 10 stron i zawiera wezwanie do działania, które nie należy do treści briefu wykonawczego.
