Internal Revenue Service pozwala podatnikom odliczyć wydatki związane z używaniem samochodu lub ciężarówki do celów służbowych. Chociaż możesz zdecydować się na spisanie faktycznych kosztów korzystania z pojazdu dla biznesu, większość ludzi decyduje się na standardowe odliczanie kilometrów, co w 2014 roku wyniosło 56 centów za milę. Ale nie możesz po prostu zgadywać na swojej firmie. Urząd skarbowy wymaga, aby zachować ewidencję, aby udowodnić, że mile odliczone mile są dokładne i prawdziwe w celach biznesowych.
Wymagania IRS
Przepisy IRS dla podatników, którzy zdecydują się na odliczenie standardowej stawki kilometrażowej, wymagają dziennika pokazującego "przejechane mile, miejsce docelowe i cel biznesowy". Nie uwzględnia się tego dziennika przy użyciu formularzy podatkowych, które przesyła się pod koniec roku, ale należy go zachować jako dowód na to, że IRS zadaje sobie pytanie o odliczenie za kilometr lub czy kiedykolwiek byłeś kontrolowany. Twój dziennik powinien zawierać wystarczającą ilość informacji, aby zadowolić audytora. Na przykład, jeśli zarejestrujesz to 12 stycznia, przejechałeś 9 mil na spotkanie z klientem, bądź przygotowany, aby udowodnić, że odległość wynosiła faktycznie 9 mil. Twój określony cel musi zawierać wystarczająco dużo szczegółów dla audytora, aby ustalić, czy był to uzasadniony wyjazd służbowy.
Miles można odjąć
IRS określa również, co uważa za odliczany przebieg dla biznesu. Na przykład nie można odliczyć mil między domem a miejscem prowadzenia działalności. Możesz jednak odliczyć odległość między dwoma różnymi miejscami prowadzenia działalności. Możesz odliczyć przebieg między biurem a biurami klientów, do których dzwonisz, nawet jeśli Twoje biuro znajduje się w Twoim domu. Jeśli podróżujesz na konferencję lub spotkanie lub bierzesz udział w seminarium, które przyniesie ci korzyści w twoim biznesie, liczy się to jako odliczenie biznesowe. Jeśli Twoja podróż łączy zarówno biznesowe, jak i osobiste cele, możesz odliczyć tylko część biznesową podróży. Na przykład, jeśli jedziesz do urzędu pocztowego, aby wysłać dokumenty pocztą do klienta, a następnie zatrzymać się w sklepie spożywczym, aby odebrać obiad, możesz odliczyć tylko przebieg związany z podróżą do urzędu pocztowego, a nie do sklepu spożywczego.
Elektroniczne rekordy
Aplikacje na smartfony, tablety i komputery osobiste automatyzują śledzenie przebiegu transakcji. Takie aplikacje pozwalają na wpisanie kluczowych informacji, takich jak miejsce docelowe i cel podróży, a oni obliczyć przebieg. Wiele z tych programów umożliwia wyeksportowanie danych do arkusza kalkulacyjnego. Możesz również zainstalować oprogramowanie do globalnego pozycjonowania w swoim samochodzie, aby śledzić cały przebieg. Jednak, jak zauważyłem w artykule New York Timesa z 2006 roku na temat oprogramowania śledzącego, oprogramowanie może być podatne na usterki i awarie sprzętu, więc regularne tworzenie kopii zapasowych danych ma kluczowe znaczenie.
Pisemne zapisy
Jednym z najprostszych sposobów śledzenia przebiegu jest przechowywanie pisemnego dziennika w samochodzie - w notatniku lub w formularzu dziennika, który drukujesz z komputera lub kupujesz w sklepie z artykułami biurowymi. Wypracuj nawyk zapisywania początkowych i końcowych odczytów licznika kilometrów za każdym razem, gdy korzystasz z samochodu w celach biznesowych, a także zauważając biznesowy cel podróży. Podaj informacje o każdej podróży i sumę mil na koniec roku. Możesz także użyć innej dokumentacji, na przykład wydruków wskazówek dotyczących dojazdu lub map, jako dodatkowej kopii zapasowej dla naliczania mil.
