Raporty z postępów są jednoznaczne i mają bardziej sformalizowany charakter niż raporty kwartalne. Te ostatnie różnią się formatem od biznesu do biznesu i instytucji do instytucji. Poniższe podstawowe zasady dotyczą jednak obu: Bądź świadomy swoich odbiorców i tego, czego oczekują w raporcie, i zachowuj jasność i zwięzłość tekstu, z poważnym, bezsensownym tonem i dokładnym, otwartym i niezawodnym stylem.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Dane i informacje, które należy uwzględnić
-
Dobry program do edycji tekstu, taki jak Microsoft Word
Użyj tradycyjnego formatu notatek dla postępu i raportu kwartalnego. Rozpocznij od daty, nazwiska i stanowiska osoby, do której należy raport, Twojego imienia i nazwiska oraz pozycji i jasnego, zwięzłego tematu. Na przykład wiersz tematu raportu z postępu może być "Postęp w projekcie integracji danych". Wiersz tematu raportu kwartalnego jest często mniej szczegółowy i po prostu mówi coś w stylu "Kwartalny raport dla działu danych w trzecim kwartale 2010 roku". Jeśli raport kwartalny jest jednym z kilku odwiedzanych przez tę samą osobę, upewnij się, że znasz dokładny format, jakiego oczekuje dana osoba.Czytelnik musi szybko przetrawić wszystkie przychodzące dane i spodziewa się znaleźć określone rodzaje informacji w tym samym miejscu w każdym raporcie.
Aby uzyskać raport z postępów, otwórz podsumowanie postępów, na przykład "Projekt integracji danych przebiega zgodnie z harmonogramem i budżetem". Jeśli szukasz czegoś konkretnego - pomocy od innego pracownika lub działu, dodatkowych funduszy itp. - wymień go natychmiast, aby upewnić się, że czytelnik go nie przeoczy. Otwórz raport kwartalny w podobny sposób, podsumowując informacje zawarte w raporcie.
Wyszczególnij tło projektu, które można dołączyć do podsumowania postępu, jeśli chcesz, szybko podsumowując szczegóły i opisując jego cel i oś czasu. W ramach raportu kwartalnego można uwzględnić postępy poczynione od ostatniego raportu, uwzględniające zarówno dobre, jak i złe. Pamiętaj, że chcesz być otwarty i szczery.
Określ w sprawozdaniu z postępów wszystkie ukończone prace i używaj czasowników, aby podkreślić, że osoby pracujące nad projektem są pracowite. Możesz również uwzględnić konkretne daty, kiedy fazy projektu zostały ukończone lub kiedy część z nich stała się aktywna lub przeszła w tryb online lub jaki jest cel. W tym momencie raportu kwartalnego i we właściwym formacie zacznij wyszczególniać postępy, które zostały wykonane. Wymień problemy, które należy rozwiązać.
Podaj szczegóły w raporcie na temat postępu wszelkich problemów, strategii ich rozwiązywania i harmonogramu ich rozwiązania lub wyjaśnienia, dlaczego problem jest w toku.
Rozłóż harmonogram prac w raporcie z postępu, wraz z osiągnięciami, które przewidujesz w nadchodzącym przedziale czasu. Możesz uzupełnić raport o ogólną ocenę projektu i dotychczasowe osiągnięcia. W raporcie kwartalnym prognozuj nadchodzące szanse i wyzwania wraz z oczekiwanymi rezultatami i ważnymi działaniami. Być może kończy się prośbą o komentarze, opinie i pomysły.
