Kontrole wewnętrzne to procedury opracowane przez spółki w celu ochrony ich aktywów i sporządzania dokładnych, wiarygodnych sprawozdań finansowych. Gdy firma nie ma silnych procedur kontroli wewnętrznej, oszustwo może być znacznie łatwiejsze. Organizacje powinny chronić się przed możliwymi zagrożeniami, często monitorując swoje systemy kontroli wewnętrznej i dostosowując je, aby były silniejsze.
Niedokładne sprawozdania finansowe
Jeśli organizacja odkryje, że w jej sprawozdaniach finansowych występują nieścisłości, może to oznaczać problem z wewnętrznym systemem kontroli organizacji. Podstawową zasadą kontroli wewnętrznej jest zasada rozdziału obowiązków. Oznacza to, że różni pracownicy zajmują się różnymi obszarami obowiązków księgowych. Jeśli ta sama osoba obsługuje wszystkie obowiązki, jest to oznaką słabego wewnętrznego systemu kontroli. Jeżeli w sprawozdawczości finansowej wystąpią niedokładności, firma powinna przeanalizować stosowane przez siebie procedury księgowe.
Brakująca dokumentacja
Jeśli firma nie może znaleźć określonych dokumentów, takich jak faktury lub zamówienia zakupu, może to być kolejna oznaka słabych kontroli. Organizacja opracowuje procedury nagrywania, publikowania i archiwizowania dokumentów. Jeśli dokument zostanie zgubiony, istnieje duża szansa, że wystąpią problemy w procesach firmy. Jeśli jeden pracownik ma zbyt dużą kontrolę, może manipulować dokumentacją, aby oszukać firmę.
Brak pisemnych procedur
Każdy proces i działalność, z których korzysta organizacja, powinny mieć pisemne procedury do naśladowania. Bez pisemnej procedury pracownicy mogą nie znać właściwych procedur i mogą zakończyć działania w niewłaściwy sposób. Silny system kontroli wewnętrznej napisał procedury i zasady dotyczące wszystkich działań biznesowych.
Narzekania klientów
Kolejną oznaką słabego systemu kontroli wewnętrznej jest wyższa niż zwykle liczba skarg klientów. Organizacje powinny opracować system zapewniający zadowolenie klientów z produktów i usług. W przypadku dużej liczby skarg kierownictwo powinno przyjrzeć się problemowi i zrozumieć, że jego kontrola wewnętrzna może być słaba.
Audyty
Organizacje zatrudniają audytorów, aby ustalić, jak dokładnie przechowywane są zapisy finansowe. Audyt ujawni problematyczne obszary, zagrożenia, zagrożenia i inne potencjalne problemy. Jeśli firma nie zatrudnia audytora regularnie, zagrożenia te będą trudniejsze do wykrycia. Regularną praktyką biznesową dla firm jest przeprowadzanie regularnych audytów.
