Kontrola wewnętrzna to zasady i procedury stosowane przez firmy w celu zapobiegania błędom i oszustwom, które mogą obejmować kradzież, defraudację, faworyzowanie lub błędy matematyczne w dokumentach finansowych. Nie musisz być certyfikowanym publicznym księgowym lub mieć wykształcenia finansowego, aby wprowadzić pomocne kontrole wewnętrzne w swojej firmie lub ustanowić zasady postępowania dla swoich pracowników.
Sprawdź Co-Signers i Authorized Signers
Jedną z najczęstszych kontroli wewnętrznych dla małych firm jest wymóg, aby kontrole były podpisywane wspólnie. Pomaga to zapobiec przepisywaniu czeku przez jedną osobę lub zatwierdzeniu nieodpowiedniej płatności. Jeśli Twoja firma pisze wiele czeków każdego miesiąca, możesz wprowadzić politykę, która wymaga tylko dwóch podpisów przy czekach przekraczających określoną kwotę w dolarach, na przykład 500 USD. Upewnij się, że masz w swoim banku kartę podpisu z podpisami upoważnionych osób podpisujących. Umożliwia to bankowi sprawdzenie podpisów przed dokonaniem jakiejkolwiek kontroli.
Uzgodnienia bankowe
Wiele firm rejestruje wszystkie swoje płatności i rachunki w księdze głównej, która jest zapisem transakcji finansowych firmy. Wpisy w księdze rachunkowej są oparte na czekach napisanych, gotówce wypłaconej i gotówce, otrzymanych elektronicznych wpłatach lub kartach kredytowych. Aby wykryć błędy matematyczne i fałszywe wpisy, co miesiąc uzgadniaj bank, porównując wyciąg z rachunku bankowego z księgą główną. Wyciąg bankowy zawiera wszystkie depozyty dokonane lub otrzymane drogą elektroniczną i pokazuje wszystkie dokonane przez Ciebie płatności. Obejmuje to również wszelkie opłaty bankowe, które zapłaciłeś, co umożliwi uwzględnienie ich w Twojej księdze głównej.
Procedury udzielania zamówień
Aby mieć pewność, że zyskasz największą wartość podczas robienia zakupów, utwórz kontrolę wewnętrzną, która określa zasady dokonywania zakupów. Może to obejmować tylko korzystanie z zatwierdzonych dostawców, wymagające konkurencyjnych ofert od wykonawców lub przeprowadzanie kontroli cen kilku dostawców przed dokonaniem wyboru. Może to wymagać od kierownika biura sprawdzenia cen online w kilku sklepach biurowych przed zamówieniem materiałów biurowych, mebli lub innego sprzętu.
Zasady refundacji
Stwórz formalną politykę wydatków pracowników, aby obniżyć koszty podróży, zakwaterowania, rozrywki i posiłków. Jeśli zezwolisz pracownikom na rezerwację podróży i zakwaterowania podczas uczestnictwa w konferencjach lub targach, mogą zarezerwować loty i pokoje, które przyniosą im najwięcej punktów, zamiast wybierać najtańsze rezerwacje. Wymagaj, aby wszystkie koszty podróży zostały zatwierdzone przez osobę nadzorującą z góry, a wszystkie formularze zwrotu kosztów zawierają pokwitowania.
Audyty
Przeglądanie zakupów przez stronę trzecią, rejestrów finansowych, arkuszy czasu, zwrotów wydatków i innych działań biznesowych może pomóc wykryć i zmniejszyć liczbę błędów i oszustw. Audyty wewnętrzne pozwalają jednemu pracownikowi lub działowi przeglądać pracę innej osoby. Kontrole zewnętrzne zlecają wykonawcom zewnętrznym lub firmom weryfikację pracy Twojego personelu. Może to obejmować wynajęcie certyfikowanego publicznego księgowego, aby sprawdzał swoje książki co miesiąc lub co kwartał. Przeprowadzenie przeglądu wykazu może pomóc ci zorientować się, czy masz problem z kradzieżą, nadpodażą czy zepsuciem.
