W przypadku wielu firm zapasy stanowią największy majątek fizyczny, jaki posiada firma. Te firmy przechowują swoje zapasy w magazynach, dopóki nie będą potrzebne w produkcji lub do dostarczenia klientowi. Personel magazynu obsługuje proces odbierania, gdy zapasy przychodzą od dostawców. Personel magazynowy zarządza również wysyłką zrealizowanych zamówień do klientów. Magazyny opierają się na wewnętrznych kontrolach, aby zapewnić dokładne rejestrowanie zapasów i ich bezpieczeństwo.
Sekwencyjna numeracja
Procedury kontroli wewnętrznej obejmują stosowanie numerowania sekwencyjnego dla wszystkich dokumentów odbiorczych, dokumentów przewozowych i dokumentacji przesyłania magazynu. Sekwencyjna numeracja wymaga, aby każdy typ dokumentu zawierał system numerowania i aby każdy formularz był ponumerowany w kolejności. Dzięki temu magazyn może rozliczać każdą niezależną formę przy użyciu numeru formularza. Jeśli brakuje jakichkolwiek stron, personel magazynu może zidentyfikować określone strony na podstawie brakujących numerów.
Kamery wideo
Procedury kontroli wewnętrznej obejmują również wykorzystanie kamer wideo w całym magazynie. Kamery wideo monitorują wszystkie czynności wykonywane w magazynie i cały ruch związany z inwentaryzacją. Jeśli inwentarz zniknie, firma sprawdzi nagranie wideo. Wszelkie nieautoryzowane transfery zasobów pojawiają się na nagraniu wideo i dostarczają dowodów rzeczywistego zdarzenia.
Podział obowiązków
Procedury kontroli wewnętrznej w magazynie obejmują również podział obowiązków w magazynie. Każda aktywność w magazynie wymaga wielu pracowników do wykonania poszczególnych czynności. Na przykład, gdy magazyn otrzymuje inwentarz, jeden pracownik dokumentuje ilości i produkty odebrane, podczas gdy inny wprowadza te informacje do systemu komputerowego. Trzeci pracownik może porównać te liczby z listem przewozowym od sprzedawcy.
Audyt zapasów fizycznych
Audyt stanu inwentarza przedstawia wewnętrzną procedurę kontroli przeprowadzaną co najmniej raz w roku. Pracownicy magazynu fizycznie liczą każdy przedmiot z inwentarza, tworząc zapis faktycznej ilości każdego z nich. Audyt stanu inwentarza polega na sprowadzeniu personelu spoza magazynu w celu ponownego zinwentaryzowania zapasów. Pracownicy porównują drugą liczbę inwentarza z pierwszą i identyfikują wszelkie rozbieżności. Inna grupa pracowników opisuje inwentarz z rozbieżnościami, aby określić ostateczną liczbę. Po ustaleniu ostatecznych wielkości zapasów, ilości systemowe są korygowane w taki sposób, aby były równe liczeniu z audytu.
