Agendy są jak wielooktanowe paliwo do spotkań - mogą znacznie poprawić wydajność i produktywność każdego procesu decyzyjnego. Jeden dobry program może zmniejszyć liczbę spotkań potrzebnych do ukończenia projektu o połowę i znacznie ograniczyć tendencję spotkań do dyskusji, które nie są przydatne do osiągnięcia celu.
Rola agendy
Celem programu jest ułatwienie procesu decyzyjnego między członkami grupy. Może to dotyczyć ulepszenia technologii lub dyskusji budżetowej. Program pomaga utrzymać uczestników spotkań skupionych na ostatecznej decyzji. Agendy również ułatwiają ocenę sukcesu spotkania, zapewniając listę kontrolną do monitorowania i rozliczania.
Formaty
W pierwszej linii porządku obrad należy podać cel i cel spotkania. Niektóre formaty agendy preferują określenie celu wraz z podrzędnymi celami po każdym elemencie agendy. Oba formaty ustanawiają ramy do dyskusji. Agendy mogą się różnić od prostych do złożonych. Mogą zawierać załączniki i materiały do czytania lub agendę z poprzedniego spotkania. Rodzaj używanego formatu jest zwykle ustalany na podstawie formalności i czasu trwania spotkania. Dobrą zasadą jest to, że format powinien pasować do stroju uczestników spotkania; Oznacza to, że spotkanie pełne sandałów i szortów może odbyć się z nieformalną agendą, podczas gdy sala pełna garniturów może wymagać formalnego porządku obrad.
Nieformalne kontra formalne
Krótkie lub nieformalne spotkanie można dołączyć do e-maila lub przypomnienia o spotkaniu. Może zawierać jedną linię dla celu spotkania, a następnie trzy do pięciu krótkich punktów dyskusji. Długa agenda to zazwyczaj pełna strona, która zawiera tytuł, miejsce spotkania, datę i godzinę, cele i tematy lub punkty dyskusji. Długie spotkania powinny również zawierać czasy dla każdego tematu dyskusji i nazwisko prezentera. Oba formaty porządku obrad powinny kończyć się sekcją "Następne kroki" dla kontynuacji. Te "Następne kroki" staną się podstawą dla tematów porządku obrad na następnym spotkaniu.
