Pisemna propozycja zawsze oferuje odpowiedź na potrzebę usługi, produktu lub projektu. Aby odnieść sukces, propozycja musi jednocześnie informować i przekonywać odbiorców o kwalifikacjach, rozwiązaniu i budżecie wnioskodawcy.Żądana propozycja zwykle dostarcza określonych informacji, które żądają czytelnicy w określonej kolejności i formacie. Niezamawiana propozycja musi czasem przekonać czytelników, że istnieje taka potrzeba. Tak czy inaczej, propozycja musi mieć nieodparty początek, środek i koniec. Dostosuj każdą sekcję swojej propozycji, aby zwięźle przedstawić to, co czytelnicy muszą wiedzieć, aby z ufnością przyjąć proponowane rozwiązanie.
Początek
Utwórz "główną sprawę" swojej propozycji. Zazwyczaj składa się z listu przekazu, strony tytułowej, spisu treści i podsumowania projektu. Twoje podsumowanie propozycji może przybrać formę od 100 do 300 słów lub streszczenia.
Rozpocznij swoją propozycję od nagłówka "Wprowadzenie". Przedstaw cel swojej propozycji i przejrzyj jego zawartość. Opisz swoje relacje z czytelnikami lub z różnymi źródłami informacji. Zwięźle opisz swoje rozwiązanie, a zwłaszcza jego zalety, aby przyciągnąć czytelników.
Omów "Tło" swojej propozycji. Opisz problem i opisz odbiorców. Zademonstruj, że dobrze zbadałeś problem pod wieloma kątami, aby znaleźć rozwiązanie dźwiękowe. Jasno określ swoje przesłanki i założenia oraz zdefiniuj wszystkie podstawowe pojęcia, których używasz w ofercie.
Środkowy
Opisz swoje "Rozwiązanie". Pokaż swoim czytelnikom, dlaczego twoje rozwiązanie jest najlepszym sposobem rozwiązania palącego problemu. Porozmawiaj o zaletach swojego rozwiązania w sposób przekonywujący, najlepiej używając twardych faktów i liczb, aby potwierdzić swoje roszczenia.
Opisz "Podejście" lub "Metodologię", w której zaimplementujesz swoje rozwiązanie. Dodaj informacje o tym, w jaki sposób będziesz sekwencjonować i zarządzać pracą, a także zadbaj o wystarczającą siłę roboczą i zasoby, aby uzyskać dobre wyniki. Szczegółowy harmonogram wskazujący kluczowe kamienie milowe i krytyczne punkty kontrolne oraz plan pracy pokazuje zaangażowanie wszystkich uczestników w czasie.
Wymień swoje "kwalifikacje", aby zapewnić swoim czytelnikom komfort i pewność swoich umiejętności. Podaj dowody, że ty i twój zespół, jeśli w ogóle, macie doświadczenie i pochodzenie, by dobrze wykonywać tę pracę.
Wyszczególnij "Budżet", który zawiera wszystkie potrzebne zasoby i odpowiadające im koszty. Oblicz całkowite koszty przedsięwzięcia, w tym koszty robocizny, materiałów, sprzętu, materiałów eksploatacyjnych itd.
Koniec
Zakończ "Wnioskiem", który pokaże i podkreśli zalety twojego rozwiązania. Aprobuj aprobatę, pewnie i przekonująco. Zaproponuj dostarczenie dodatkowych informacji w razie potrzeby.
Wymień swoje "Referencje". Przytocz źródła, z których korzystałeś podczas opracowywania swojej propozycji.
Skompiluj sekcję "Załączniki" składającą się z dokumentów uzupełniających, które obsługują roszczenia lub ilustrują stwierdzenia zawarte w ofercie. Mogą to być arkusze kalkulacyjne, schematy blokowe, podobne projekty lub studia przypadków, życiorysy, listy polecające, oficjalne dokumenty i tak dalej.
Wskazówki
-
Potrzeby informacyjne Twoich odbiorców powinny wpłynąć na to, co uwzględnić lub wykluczyć z propozycji.
Poprowadź swoich czytelników z troski o problem do podekscytowania swoim rozwiązaniem. Przedkładaj swoje informacje o kosztach swoimi pocieszającymi kwalifikacjami, a następnie podsumuj ekscytujące możliwości i zalety swojego rozwiązania.
Możesz nie potrzebować wszystkich wyżej wymienionych sekcji, a nawet połączyć kilka sekcji w jedną. I odwrotnie, możesz utworzyć nowe sekcje, aby zaspokoić potrzeby czytelników. Na przykład dodaj sekcję "Przegląd literatury" po "Tle", aby opisać pracę ściśle powiązaną z Twoją propozycją; lub dodaj sekcję "Kontrakt" po "Kwalifikacjach", aby wskazać swoje założenia umowne, oczekiwania lub wyjątki.
Sformatuj swoją propozycję dla łatwego czytania. Wykonaj każdy akapit, aby rozpocząć lub zakończyć z głównym punktem, rezerwując środkową część dla szczegółów lub przykładów. Upewnij się, że każdy akapit ma nie więcej niż 10 linii. Ustaw kursywę lub podkreśl punkty kluczowe i użyj nagłówków i podpozycji, aby ułatwić czytelnikom szybkie wyszukiwanie informacji. O ile nie zalecono inaczej, używaj rozmiaru czcionki od 10 do 12 punktów.
Sprawdź swoją propozycję błędów ortograficznych i gramatycznych. Tam, gdzie to możliwe, przygotuj nowy zestaw opinii, zanim przejrzysz i wydrukujesz swoją propozycję.
Twórz szablony i dostosuj odpowiednie sekcje udanych propozycji w przyszłych propozycjach.
