Istnieje kilka szczegółowych przepisów regulujących obsługę gotówki. Osoby, które naruszają procedury dotyczące obsługi gotówki określone w umowie o pracę, mogą podlegać odpowiedzialności karnej lub odpowiedzialności cywilnej. Każda odpowiedzialna firma, która zatrudnia pracowników zajmujących się znacznymi kwotami gotówki, utworzy dokument wyjaśniający zasady obsługi gotówki. Pracownicy, którzy naruszają to porozumienie, mogą podlegać rozwiązaniu lub innym konsekwencjom w poważniejszych sytuacjach.
Konsekwencje karne
Pracownicy, którzy kradną gotówkę, która nie należy do nich, mogą wychodzić z oskarżenia kryminalnego związanego z kradzieżą, a nawet oszustwem. Jeśli kradzież zostanie powtórzona w pewnym okresie czasu, kary mogą być poważne - lata więzienia. Jeśli liczba kradzieży jest mniejsza niż limit drobnych roszczeń w państwie, w którym się pojawiły, nie może to być sprawa karna. Jeśli pracownik dopuszcza się kradzieży znacznych kwot pieniężnych w wyniku rażącego niedbalstwa, może zostać oskarżony o to przestępstwo i zwolniony z pracy.
Zasady
Firmy, które chcą zapewnić, że ich pracownicy są prawnie odpowiedzialni za błędy, które popełniają w zakresie obsługi gotówki, muszą opracować specjalne zasady dotyczące obsługi gotówki. W przypadku braku zasad obsługi gotówki, znacznie trudniejsze staje się wniesienie prawnych lub cywilnych zarzutów przeciwko pracownikowi, który działa niedbale lub złośliwie podczas zarządzania funduszami firmy.
Powiązane procedury
Dokładne prowadzenie dokumentacji jest filarem rozsądnej polityki obsługi gotówki. Bez dokładnych zapisów niemożliwe jest udowodnienie, co się stało z aktywami firmy. Wszelkie pobrania lub odliczanie pieniędzy powinny być rejestrowane w księdze głównej lub arkuszu kalkulacyjnym w pobliżu czasu, w którym faktycznie miało miejsce. Dokładna księgowość jest wymagana przez prawo lokalne, stanowe i federalne. Jeśli informacje w księdze rachunkowej mogą być niezależnie lub automatycznie potwierdzane, zmniejsza się ryzyko oszustwa lub kradzieży.
Ruchomości
Wdrożenie procedur obsługi gotówki jest kosztowne, ale zmniejsza ryzyko związane z działalnością. Prowadzenie biznesu drogą elektroniczną zamiast korzystania z gotówki wiąże się z pewnymi wydatkami - takimi jak opłaty za karty kredytowe - ale zmniejsza potrzebę opracowywania obszernych zasad obsługi gotówki i wdrażania procedur monitorowania. Ściganie lub pozywanie za błędy w obsłudze gotówki rzadko jest opłacalną działalnością firmy, więc robienie wszystkiego, co możliwe, aby uniknąć takiej ewentualności, izoluje firmę od dalszego ryzyka.
Korzyści
Poinformuj pracowników o tym, jak ważne są przestrzeganie rygorystycznych procedur obsługi gotówki. Monitoruj pracowników pod kątem zadowolenia z pracy i rejestrów karnych, jeśli są zaangażowani w obsługę gotówki. Jeśli to możliwe, przydziel tylko pracownikom z zapisem odpowiedzialności i profesjonalizmu do zadań związanych z obsługą gotówki. Niektóre doświadczenia z zakresu rachunkowości lub podstawowa wiedza w tej dziedzinie zwiększają również szanse zgodności z prawem.
