Gotówka to coś więcej niż monety i waluty w świecie biznesu. Obejmuje to również czeki, transakcje kartą kredytową i przekazy pieniężne. Korzystając z najlepszych praktyk w zakresie obsługi gotówki, pomagasz zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić odpowiedzialność, nawet jeśli ilość gotówki, którą obsługujesz, jest niska. Tworząc i wdrażając mechanizmy kontroli gotówki, możesz stworzyć skuteczny proces zarządzania płatnościami wychodzącymi i otrzymywanymi pieniędzmi.
Gotowość do zapłaty
Śledź osoby, które mają dostęp do gotówki firmy i zanotuj obowiązki każdej osoby w zakresie obsługi gotówki. Powinieneś wiedzieć, gdzie gotówka Twojej firmy jest cały czas i być w stanie śledzić nieprawidłowości dla konkretnych osób. Możesz to osiągnąć, upewniając się, że każda płatność ma wystawiony i zarejestrowany dowód kasowy, dając każdemu klientowi pokwitowanie i dokumentując wszelkie przelewy. Przełożony powinien zawsze zatwierdzać unieważnione lub zwrócone transakcje i weryfikować wpłaty gotówkowe.
Ded Separation
Kiedy jeden lub dwóch ma obowiązek obsługiwać gotówkę, istnieje większe ryzyko oszustwa. Poprzez oddzielenie obowiązków związanych z obsługą gotówki pomiędzy kilka osób, jedna osoba nie może mieć kontroli nad procesem obsługi gotówki. Czy różne osoby rejestrują płatności gotówkowe w ewidencji księgowej, otrzymują pieniądze, deponują fundusze, godzą płatności gotówkowe w ewidencji księgowej płacą rachunki i wypłacają wypłaty. Po oddzieleniu obowiązków związanych z obsługą gotówki, każda osoba jest odpowiedzialna wobec innych w procesie obsługi gotówki.
Uzgodnienie gotówkowe
Po wprowadzeniu praktyk uzgadniania gotówki można potwierdzić, że pracownicy prawidłowo rejestrowali transakcje gotówkowe i mają system kontroli i sald. Co najmniej należy sprawdzać wyciągi bankowe na rachunkach i depozytach gotówkowych co miesiąc. Oprócz rejestrowania płatności gotówkowych natychmiast po ich otrzymaniu, należy liczyć i bilansować wpływy gotówkowe każdego dnia i porównywać wszystkie rachunki z dowodami wpłaty. Oprócz zaplanowanego comiesięcznego rozliczenia gotówkowego, co miesiąc przeprowadzaj zaskakującą kontrolę zapisów księgowych.
Bezpieczeństwo
Gdy firma obsługuje gotówkę, ważne jest, aby pieniądze i pracownicy byli bezpieczni. Aby chronić swoje aktywa finansowe, przed przedłużeniem ofert pracy należy zawsze przeprowadzić sprawdzenie przeszłości potencjalnych pracowników. Zawsze przechowuj gotówkę w bezpiecznym miejscu i szczegółowo opisuj politykę pieniężną w podręczniku pracownika. Ogranicz liczbę osób, które mają dostęp do gotówki, do jak najmniejszej liczby użytkowników i podawaj tylko hasła i kombinacje zatwierdzonym pracownikom. Każdego roku lub gdy pracownik, który zajmuje się gotówką, opuszcza firmę, zmień wszystkie kombinacje i hasła. Ilekroć pracownik liczy gotówkę, powinna to zrobić w miejscu, którego nie mogą zobaczyć obywatele ani klienci. Kiedy bierzesz pieniądze z jednego miejsca w drugie, chcesz dokonać wpłaty lub jeśli Twoja firma ma duży kampus, użyj systemu znajomych. Zawsze minimalizuj ilość gotówki w firmie w ciągu jednej nocy, aby uniknąć poważnej straty w przypadku pożaru lub kradzieży.
