Protokół spotkania jest zorganizowanym zapisem uczestników spotkania i omawianych tematów. Protokół służy jako przydatne odniesienie do dyskusji i decyzji, a także dokument pomocniczy do wewnętrznych zaleceń.
Elementy w zestawie
Otwarcie protokołów posiedzeń zawiera listę uczestników. Zanotowano również datę, godzinę i ustawienie spotkania. W miarę zbliżania się spotkania tematy są przedstawiane do dyskusji, a czasem są głosowane lub podejmowane decyzje. Kolejne minuty odnoszą się do uczestników zaangażowanych w każdy temat. W protokołach zanotowano również pomysły przedstawione do dyskusji i przedstawiono każdą kluczową myśl. Głosy lub decyzje, wraz z ukierunkowanymi działaniami, są również uwzględniane w minutach.
Rodzaje spotkań
Uczestnicy nieformalnej grupy roboczej lub posiedzeń komisji często przyjmują własne notatki. Jeden członek może nawet przekazać recenzję spotkania innym uczestnikom. Zorganizowane i ustrukturyzowane protokoły z posiedzeń zwykle są jednak wykorzystywane jedynie do bardziej formalnych spotkań. Protokoły są zwykle przechowywane na posiedzenia komitetów organizacyjnych, posiedzeń zarządu, agencji rządowych lub spotkań biurowych i posiedzeń publicznych. Sekretarz lub pracownik administracyjny zwykle robi notatki i przygotowuje protokół.
Zastosowanie referencyjne
Członkowie grup roboczych lub komitetów często wykorzystują minuty spotkania jako punkt odniesienia. Protokół stanowi przewodnik dla każdej osoby zaangażowanej w jej rolę w wykonywaniu podjętych decyzji. W ustawieniach współpracy minuty pomagają także liderom w rozliczaniu każdej osoby za swoją rolę. Jeśli członek zespołu nie wykona uzgodnionego działania, może otrzymać reprymendę od lidera. Protokoły z rządowych lub publicznych spotkań organizacji spełniają również obowiązek organów publicznych w zakresie przekazywania informacji społeczeństwu, któremu służą, oraz w celu zapewnienia rejestru oficjalnych transakcji.
Dokumentacja Użyj
W niektórych przypadkach protokoły ze spotkania są również używane jako dokument pomocniczy. Komitety organizacyjne często omawiają problemy, rezolucje i działania, a następnie formułują formalną rekomendację dla większej rady lub ciała. Protokoły są często dołączane do wniosku w celu zademonstrowania rozmów zaangażowanych przez komisję. Na przykład w szkole wyższej szkoły lub wydziały programów edukacyjnych zazwyczaj składają protokoły posiedzeń komitetu doradczego popierające wnioski dotyczące programu nauczania.
