Projektowanie systemu kontroli wewnętrznej dla Twojej firmy wymaga planowania i zrozumienia szczegółowych działań firmy. Wewnętrzne mechanizmy kontrolne służą kilku celom, ale najważniejsze to zapewnienie, że firma działa zgodnie z przeznaczeniem i zapobieganie możliwościom przywłaszczania towarów lub pieniędzy przez pracowników. Kontrola wewnętrzna umożliwia właścicielowi firmy spokój wiedząc, że wszystko działa prawidłowo, bez konieczności osobistego nadzorowania każdego aspektu operacji.
Sprawdź każdy z głównych procesów w swojej firmie: produkcja, zarządzanie zapasami, należności, zobowiązania, uzgodnienia bankowe i wszelkie inne procesy, w których możliwe jest popełnienie oszustwa w wyniku kradzieży lub ukrycia. Umieszczaj nazwiska lub tytuły prac w każdej części procesu, za którą odpowiada dana osoba. Jeśli nie masz pewności, jak działa dany proces, poświęć czas "w terenie" i obserwuj proces lub zadawaj pytania osobom odpowiedzialnym.
Oceniaj każdy krok każdego procesu pod kątem słabych punktów kontroli, które umożliwiłyby kradzież zasobów firmy. Skoncentruj się na obszarach, w których jedna osoba ma zarówno opiekę nad majątkiem, jak i ich rozliczanie. Na przykład, jeśli jeden pracownik ma kontrolę nad kasą, a także jest odpowiedzialny za pogodzenie go z końcem nocy, pracownik ma możliwość kradzieży pieniędzy i ukrycia go poprzez fałszowanie uzgodnienia. Innym przykładem jest posiadanie jednego pracownika odpowiedzialnego za otwieranie poczty przychodzącej, a także odpowiedzialność za rejestrowanie czeków - czeków otrzymanych pocztą.
Zmień procedury dla tych obszarów, w których oceniłeś słabe kontrole wewnętrzne. Oddziel funkcję przechowywania od funkcji raportowania, gdy tylko jest to możliwe. Podczas gdy możesz nie mieć wystarczającej liczby pracowników, aby poszczególni pracownicy wykonywali poszczególne zadania, alternatywne funkcje wśród pracowników, których musisz, muszą segregować niekompatybilne funkcje, gdy tylko jest to możliwe.
Dokładnie dokumentuj nowe procedury i zapoznaj się z nimi. Zachęcanie pracowników do wyrażania opinii na temat skuteczności nowych procedur. Ważne jest, aby upewnić się, że procedury mają sens z biznesowego i operacyjnego punktu widzenia, a nie tylko jako kontrola. Dostosuj procedury zgodnie z informacją zwrotną, ale zawsze pamiętaj o celu kontroli.
Wprowadź obowiązkową zasadę urlopową, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Większość problemów chronicznej kradzieży w firmach może być kontynuowana, ponieważ nikt nigdy nie wykonuje funkcji złodzieja.Kiedy złodziejscy pracownicy są zmuszani do wakacji, a ktoś inny wypełnia je, nie mogą dalej ukrywać zbrodni. Ta polityka może zapobiegać kradzieży, a także wykrywać ją, jeśli tak się stanie.
Wskazówki
-
Co najmniej raz w roku oceniaj efektywność swoich kontroli wewnętrznych i ulepszaj je, jeśli to konieczne.
Ostrzeżenie
Nie bój się wdrażać silnych mechanizmów kontroli wewnętrznej, ponieważ obawiasz się, że Twoi pracownicy pomyślą, że im nie ufasz. Uczciwi pracownicy chcą pracować w odpowiednio zaprojektowanym środowisku.
